Zo organiseer je een jubileumwijnproeverij

Begin met het aantal gasten, de locatie en het moment waarop de proeverij moet eindigen. Stel daarna de wijnselectie en proefvolgorde samen, zodat je op tijd informatie, hapjes en proefkaarten kunt voorbereiden. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en bevestig uiterlijk een week vooraf wie komt. Controleer vóór de levering of je genoeg glazen, koelruimte, kurkentrekkers en serveermateriaal hebt. Op de dag zelf werk je van gekoelde wijnen en geprinte kaarten naar ontvangst, proeven en serveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Wijnselectie samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Wijnlevering bestellen
7
Proefvolgorde bepalen
2 personen
8
Hapjesmenu samenstellen
2 personen
9
Aanmeldingen bevestigen
10
Wijninformatie verzamelen
11
Proefkaarten ontwerpen
12
Menukaarten ontwerpen
13
Servies en glazen controleren
2 personen
14
Decoratie controleren
15
Wijnlevering aannemen
16
Wijnen controleren
2 personen
17
Wijnen etiketteren
2 personen
18
Proefkaarten printen
19
Menukaarten printen
20
Tafellinnen wassen
21
Glazen afwassen
2 personen
22
Servies afwassen
2 personen
23
Houdbare boodschappen doen
2 personen
24
Koelruimte vrijmaken
25
Verse boodschappen doen
2 personen
26
Witte wijn koelen
27
Rosé koelen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Locatie ventileren
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen plaatsen
2 personen
32
Tafellinnen leggen
2 personen
33
Glazen klaarzetten
2 personen
34
Servies klaarzetten
2 personen
35
Proefkaarten neerleggen
36
Menukaarten neerleggen
37
Wijnen presenteren
2 personen
38
Decoratie ophangen
2 personen
39
Buffet opbouwen
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Ontvangsttafel inrichten

Event

42
Gasten ontvangen
2 personen
43
Aperitief serveren
2 personen
44
Proefronde toelichten
45
Wijnen inschenken
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Dessert serveren
2 personen
51
Afscheidscadeaus uitdelen

Nazorg

52
Restanten veilig opbergen
2 personen
53
Buffet afruimen
3 personen
54
Afval verzamelen
2 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Glazen afwassen
3 personen
57
Locatie schoonmaken
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
59
Decoratie verwijderen
2 personen
60
Koelboxen legen
2 personen
61
Materialen controleren
2 personen
62
Huurmaterialen retourneren
2 personen
63
Wijnrestanten opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 50
Champagneglazenaantal 50
Bordenaantal 60
Dessertbordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Kurkentrekkersaantal 4
Wijnopenersaantal 4
Wijnkoelersaantal 6
Schenkkragenaantal 6
Decanteerkaraffenaantal 4
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 8
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Ijsemmersaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Themaletters
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenhoudersaantal 10
Kaarsenhoudersaantal 12
Ledkaarsenaantal 24
Wijnfleshoudersaantal 10
Tafelnummersaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Dweilaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen
Wijnrestantenkistenaantal 6
Waterkaraffenaantal 8
Spuugbakkenaantal 12
Broodmandenaantal 6
Koffiekopjesaantal 50
Theekopjesaantal 50
Dienbladenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Proefkaartenaantal 50
Pennenaantal 50
Tafelnummersetaantal 6

Tips

Plan de wijnvolgorde minstens één week vooraf: begin licht en fris en werk toe naar vollere wijnen. Noteer per wijn de naam, het land, het druivenras en de schenktemperatuur op de proefkaart.
Controleer het glaswerk op aantallen vóór je de tafels indekt. Reken per gast minimaal één wijnglas en één waterglas; bij meerdere rondes zijn extra glazen of een afwasmoment nodig.
Maak koelruimte vrij vóór de wijnlevering arriveert. Zet witte en mousserende wijnen tijdig koud en gebruik koelboxen of wijnkoelers als de koelkast niet genoeg capaciteit heeft.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en leg de hapjes per ronde vast. Houd naast serveerschalen ook snijplanken, een koksmes en serveerbestek apart, zodat je niet tussen de proeverijen hoeft te zoeken.
Test microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten binnenkomen. Leg proefkaarten en menukaarten klaar nadat de wijnen zijn gecontroleerd en geëtiketteerd; zo voorkom je correcties tijdens de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnproeverij?: Reken voor een proeverij met 5 tot 6 wijnen op ongeveer 75 tot 100 milliliter per wijn per persoon. Dat is 375 tot 600 milliliter per gast; één fles van 750 milliliter is daarmee genoeg voor ongeveer 7 tot 10 gasten.
Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumwijnproeverij?: Reserveer de locatie en bestel de wijn bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de proeverij en bevestig de aanmeldingen ongeveer 7 dagen van tevoren.
Hoeveel glazen heb je nodig voor een wijnproeverij?: Voor 20 gasten heb je minimaal 20 wijnglazen en 20 waterglazen nodig als je per ronde afwast of hetzelfde glas gebruikt. Werk je zonder afwasmoment, reken dan op 1 wijnglas per wijn per gast, dus 100 tot 120 wijnglazen bij 5 of 6 wijnen.
Wanneer zet je witte wijn koud voor een proeverij?: Zet witte en mousserende wijnen minimaal 4 uur vooraf koud; grote flessen of beperkte koelruimte vragen meer voorbereiding. Controleer de temperatuur en plaats de flessen uiterlijk 30 minuten vóór ontvangst in wijnkoelers of ijsemmers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.