Zo organiseer je een jubileumvrijwilligersdag

Begin vier tot zes weken vooraf met de datum, uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel direct dieetwensen en leg vast hoeveel vrijwilligers, sprekers en begeleiders je verwacht. Maak daarna het programma definitief en regel catering, muziek en techniek op basis van dat aantal. De laatste week draait om bevestigen en voorbereiden; op de dag zelf werk je van locatie-opbouw naar ontvangst, programma en bedankmoment.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma definitief maken
2 personen
5
Catering reserveren
6
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
7
Sprekers bevestigen
8
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
9
Herinnering versturen
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Bedankteksten afdrukken
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Versiering voorbereiden
3 personen
15
Apparatuur testen
2 personen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Buffettafels opstellen
3 personen
20
Decoratie ophangen
3 personen
21
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
22
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen
23
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
25
Hapjes uitstallen
3 personen
26
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
27
Gasten verwelkomen
4 personen
28
Programma aankondigen
29
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
30
Herinneringen presenteren
3 personen
31
Koffie en thee serveren
3 personen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Activiteiten begeleiden
4 personen
35
Buffet uitserveren
5 personen
36
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
37
Dessert serveren
3 personen
38
Muziek verzorgen
2 personen
39
Afscheidsgiften uitdelen
3 personen
40
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

41
Restanten veilig verpakken
3 personen
42
Afval verzamelen
3 personen
43
Servies afwassen
4 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Partytenten afbreken
4 personen
47
Apparatuur loskoppelen
2 personen
48
Materialen inventariseren
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kleedtafelsaantal 2

Servies

Bordenaantal 70
Dessertbordjesaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 100
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertraysaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Fotowand

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Projectiescherm

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uiterlijk vier weken vooraf de uitnodigingen en sluit de aanmelding zeven tot tien dagen voor de dag. Zo houd je tijd over om dieetwensen, naamkaartjes en cateringhoeveelheden te verwerken.
Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk vijf dagen vooraf en plan per taak een reservepersoon. De ontvangst, catering, techniek en afbouw mogen niet op dezelfde twee mensen leunen.
Test geluidsapparatuur, presentatie en muziek uiterlijk de dag ervoor met de bestanden die je echt gebruikt. Leg presentatiemateriaal, bedankteksten en naamkaartjes vervolgens per programmaonderdeel klaar.
Koel dranken minstens vier uur vooraf en zet koffie, thee en water op een apart uitgiftepunt. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en controleer of er genoeg glazen en servies zijn.
Plan de opbouw minimaal twee uur voor de ontvangst: eerst partytenten, tafels en stoelen, daarna buffet, decoratie en techniek. Houd de laatste dertig minuten vrij voor een rondgang langs entree, toiletten, catering en geluidsniveau.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumvrijwilligersdag?: Start vier tot zes weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Reserveer catering, bevestig sprekers en maak het programma uiterlijk twee weken vooraf; sluit de definitieve telling zeven tot tien dagen voor de dag.
Hoeveel drank heb je nodig voor een vrijwilligersdag?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Voor een programma van vier uur is ongeveer vijf tot zes drankjes per persoon een bruikbaar uitgangspunt, aangevuld met koffie, thee en water.
Wanneer maak je het rooster voor een jubileumvrijwilligersdag?: Maak het vrijwilligersrooster vijf tot zeven dagen vooraf, zodra het aantal deelnemers en het programma vaststaan. Stuur het rooster uiterlijk drie dagen vooraf rond en wijs per taak een reserve aan.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie op te bouwen?: Plan minimaal twee uur voor de opbouw en reserveer dertig minuten voor een laatste controle. Zet eerst tenten, tafels en stoelen neer, richt daarna het buffet en de decoratie in en test als laatste de geluidsapparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.