Organiser une journée des bénévoles du jubilé

Une journée des bénévoles du jubilé demande surtout une bonne séquence de préparation. Commencez par les invitations et les inscriptions, puis verrouillez les besoins alimentaires, le programme, le traiteur et les intervenants. La dernière semaine sert à confirmer les présences, répartir les rôles et préparer les badges. Le jour J, prévoyez assez de temps pour ouvrir le lieu, installer les tables, tester le son et mettre en place le buffet avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
2 personnes
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Finaliser le programme
2 personnes
5
Réserver le catering
6
Établir le programme musical
2 personnes
7
Confirmer les intervenants
8
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
9
Envoyer un rappel
10
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
11
Imprimer les textes de remerciement
12
Faire les courses
3 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer la décoration
3 personnes
15
Tester l'équipement
2 personnes

Événement

16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Monter les tentes de réception
4 personnes
19
Installer les tables de buffet
3 personnes
20
Installer la décoration
3 personnes
21
Raccorder le matériel audio
2 personnes
22
Préparer le matériel de présentation
2 personnes
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Préparer le café et le thé
3 personnes
25
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
26
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
27
Accueillir les invités
4 personnes
28
Annoncer le programme
29
Prononcer le discours d’anniversaire
2 personnes
30
Présenter les souvenirs
3 personnes
31
Servir le café et le thé
3 personnes
32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Encadrer les activités
4 personnes
35
Servir le buffet
5 personnes
36
Servir les repas adaptés
2 personnes
37
Servir le dessert
3 personnes
38
Fournir la musique
2 personnes
39
Distribuer les cadeaux d’adieu
3 personnes
40
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

41
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
42
Rassembler les déchets
3 personnes
43
Faire la vaisselle
4 personnes
44
Nettoyer le lieu
4 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
46
Démonter les tentes de fête
4 personnes
47
Débrancher l’équipement
2 personnes
48
Inventorier le matériel
2 personnes
49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
50
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables de maquillageqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 10
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 80
Guirlandesqté 10
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Mur photo

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Écran de projection

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaisqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 10 à 14 jours aux bénévoles pour répondre. Utilisez les inscriptions pour recueillir les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires avant de confirmer le traiteur.
Finalisez le programme avant de construire le planning des bénévoles. Gardez une personne référente pour les intervenants, une autre pour l’accueil et une autre pour le buffet afin d’éviter les changements de dernière minute.
Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant la journée, avec l’horaire, l’adresse, le rôle de chacun et les éventuelles consignes alimentaires. Préparez les badges nominatifs à partir de la liste d’inscrits après ce rappel.
Prévoyez au moins 2 heures avant l’accueil pour installer les tables, les chaises, les tentes, le buffet et la décoration. Testez le matériel audio et préparez le matériel de présentation avant de commencer le café et le service des amuse-bouches.
Ne gardez pas les boissons pour le dernier moment : mettez-les au frais plusieurs heures avant l’ouverture. Comptez aussi le temps nécessaire pour disposer la vaisselle, les plateaux de service, les thermos et les ustensiles près du buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée des bénévoles du jubilé ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les invitations et les inscriptions viennent d’abord, puis le programme, le traiteur, les intervenants et le planning des bénévoles doivent être confirmés au plus tard 7 à 10 jours avant.
Quand faut-il envoyer les invitations aux bénévoles ?: Envoyez-les au moins 10 à 14 jours avant la journée, et plutôt 3 à 4 semaines avant si le nombre de participants est incertain. Fixez une date limite de réponse pour pouvoir commander le traiteur et préparer les badges.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’arrivée du public. Il faut installer les tables, les chaises, les tentes et le buffet, raccorder le matériel audio, tester les équipements et mettre les boissons au frais.
Quand confirmer le traiteur et les besoins alimentaires ?: Recueillez les besoins alimentaires dès l’inscription et confirmez le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Gardez ensuite quelques portions de réserve pour les changements signalés tardivement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.