Einen Jubiläums-Freiwilligentag strukturiert organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege spätestens sechs bis acht Wochen vorher Termin, Ort und Programmrahmen fest. Versende danach die Einladungen und setze eine verbindliche Anmeldefrist, damit Catering und Sitzplätze planbar werden.
• Erfasse bei jeder Anmeldung auch Ernährungswünsche und besondere Anforderungen. Prüfe die Liste spätestens zehn Tage vorher und gib die aktualisierte Personenzahl an das Catering weiter.
• Bestätige Referenten und Musikprogramm nicht nur per E-Mail, sondern kläre mindestens eine Woche vorher Ankunft, Redezeit und technische Anforderungen. Teste Tontechnik und Präsentationsmaterial am Vortag oder früh am Veranstaltungstag.
• Erstelle für den Freiwilligenplan konkrete Schichten mit Namen und Uhrzeiten. Für Aufbau, Empfang, Buffet, Getränke, Fotos und Abbau sollten jeweils mindestens zwei Personen eingeteilt sein, damit niemand während des Programms allein zuständig ist.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn: Rechne für Partyzelte, Tische, Stühle, Buffetische, Dekoration und Technik mindestens zwei bis drei Stunden ein. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Kaffee und Tee kurz vor dem Empfang bereit und lege Namensschilder sowie Dankestexte sichtbar aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jubiläums-Freiwilligentag planen?

Beginne etwa acht Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Catering, Referenten und Musik sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin angefragt oder reserviert sein.

Wann sollte ich die Einladungen für den Freiwilligentag verschicken?

Versende die Einladungen sechs bis acht Wochen vorher und setze die Anmeldung auf etwa drei Wochen vor der Veranstaltung. Eine Erinnerung sollte ungefähr sieben Tage vor dem Anmeldeschluss verschickt werden.

Wie viele Helfer braucht man für den Aufbau und die Betreuung?

Für einen überschaubaren Freiwilligentag solltest du mindestens zwei Personen für den Aufbau und je zwei für Empfang, Buffet und Abbau einplanen. Teile die Aufgaben in Schichten von zwei bis drei Stunden ein, damit die Helfer am Programm teilnehmen können.

Wann muss das Catering endgültig bestellt werden?

Gib dem Catering die vorläufige Personenzahl etwa vier Wochen vorher und bestätige die endgültige Zahl sieben bis zehn Tage vor dem Termin. Ernährungswünsche sollten zu diesem Zeitpunkt bereits vollständig erfasst sein.

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