Een jubileumvoorstelling organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, het programma en de locatie; pas daarna kun je artiesten, sprekers en techniek definitief vastleggen. Controleer vroeg of een voorstellingsvergunning en muziekrechten nodig zijn en reserveer catering op basis van de aanmeldingen. Plan vervolgens de uitnodigingen, dieetwensen, parkeerinformatie en technische repetitie. In de laatste week draait alles om controle: draaiboek, gastenlijst, programma’s, podium, licht, geluid, dranken en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Voorstellingsvergunning controleren
4
Artiesten en sprekers bevestigen
2 personen
5
Uitnodiging ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Programma laten drukken
11
Catering reserveren
12
Technische repetitie plannen
2 personen
13
Muziekrechten controleren
14
Draaiboek afdrukken
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Gastenlijst controleren
17
Herinnering aan gasten sturen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Gebak en hapjes ophalen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Decoratie sorteren
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Podium opbouwen
4 personen
25
Achterdoek ophangen
3 personen
26
Stoelen plaatsen
4 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Cateringbuffet inrichten
3 personen
31
Programma's klaarleggen
2 personen
32
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
33
Garderobe inrichten
2 personen
34
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
35
Catering koelen
2 personen
36
Doorloop met medewerkers
6 personen

Event

37
Artiesten ontvangen
2 personen
38
Garderobe bemannen
2 personen
39
Gasten ontvangen
4 personen
40
Programma's uitdelen
2 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Deuren openen
2 personen
43
Voorstelling begeleiden
4 personen
44
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
45
Licht en geluid bedienen
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Pauzebuffet klaarzetten
3 personen
48
Pauzedrankjes serveren
4 personen
49
Gasten terug naar zaal begeleiden
2 personen
50
Tweede deel begeleiden
4 personen
51
Fotomoment begeleiden
2 personen
52
Receptiebuffet aanvullen
3 personen
53
Receptie serveren
5 personen
54
Dranken bijvullen tijdens receptie
3 personen
55
Afsluitend woord begeleiden
2 personen
56
Gasten uitgeleiden
3 personen
57
Garderobe afhandelen
2 personen

Nazorg

58
Catering opruimen
4 personen
59
Servies verzamelen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Decoratie afhalen
3 personen
63
Podium afbouwen
4 personen
64
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Locatie opleveren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Bistrotafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Podiumdelenaantal 12
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Lichtspotsaantal 6
Statieflampenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
Laptop
Presentatiescherm
Beamer
Beamerdoek

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 10
Thermoskannenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Achterdoek
Jubileumbanneraantal 2
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Fotolijstjesaantal 12
Theelichthoudersaantal 20
LED-theelichtjesaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Broodmandenaantal 8
Taartscheppenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Keukenhanddoekenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische repetitie vóór de voorstelling en test daarbij microfoons, luidsprekers, mengpaneel, muziekspeler, beamer en presentatiescherm. Controleer ook alle verlengkabels en stekkerdozen, zodat een ontbrekende aansluiting niet pas tijdens de opbouw opvalt.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Houd de gastenlijst enkele dagen voor de voorstelling opnieuw naast de naamkaartjes en de gereserveerde stoelen.
Stuur parkeerinformatie en een herinnering kort voor de voorstelling, bijvoorbeeld 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin ook de aanvangstijd, zodat gasten niet tegelijk met de technische opbouw binnenkomen.
Laat het programma drukken nadat artiesten, sprekers en volgorde definitief zijn. Plan dit uiterlijk 1 week vooraf; wijzigingen op het laatste moment zorgen snel voor verkeerde programma’s of ontbrekende namen.
Maak de opbouwvolgorde concreet: eerst podiumdelen en achterdoek, daarna licht en geluid, vervolgens stoelen, buffet- en bistrotafels en ten slotte decoratie. Koel dranken pas nadat de techniek is getest en sorteer hapjes, gebak en servies per gebruiksmoment.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumvoorstelling organiseren?: Start bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer artiesten, catering en techniek zodra de datum vaststaat; plan de technische repetitie uiterlijk in de laatste 2 weken.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumvoorstelling?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken. Stuur 3 tot 5 dagen voor de voorstelling een herinnering met parkeerinformatie en aanvangstijd.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische repetitie?: Reserveer minimaal 2 uur voor de technische repetitie bij een programma met microfoons, muziek, licht en presentaties. Test elk onderdeel in de volgorde waarin het tijdens de voorstelling wordt gebruikt en noteer storingen direct in het draaiboek.
Wanneer regel je catering en drank voor een jubileumvoorstelling?: Reserveer de catering minstens 4 weken vooraf en geef het definitieve aantal gasten enkele dagen voor het evenement door. Haal gebak en hapjes op de dag zelf op, koel dranken vóór de ontvangst en controleer vooraf servies, glazen en bestek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.