Cómo organizar un espectáculo de aniversario sin imprevistos
Organiza el espectáculo en este orden: define la fecha y el programa, asegura el lugar y los permisos, y confirma a artistas y ponentes. Después gestiona invitaciones, inscripciones y preferencias dietéticas antes de cerrar catering y necesidades técnicas. La última semana sirve para comprobar asistentes, imprimir materiales y enviar recordatorios. El día del evento, prueba sonido e imagen antes de montar el escenario, enfriar las bebidas y recibir a los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Comprobar el permiso de representación
- 4
Confirmar artistas y ponentes
2 personas
- 5
Diseñar la invitación
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar la información de aparcamiento
- 10
Imprimir el programa
- 11
Reservar el catering
- 12
Planificar el ensayo técnico
2 personas
- 13
Comprobar los derechos de música
- 14
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
- 15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 16
Comprobar la lista de invitados
- 17
Enviar recordatorio a los invitados
- 18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Recoger pasteles y aperitivos
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Clasificar la decoración
2 personas
- 23
Probar la técnica
2 personas
- 24
Montar el escenario
4 personas
- 25
Colgar el fondo
3 personas
- 26
Colocar las sillas
4 personas
- 27
Montar mesas
3 personas
- 28
Colgar la decoración
3 personas
- 29
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 30
Montar el buffet de catering
3 personas
- 31
Preparar los programas
2 personas
- 32
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
- 33
Montar el guardarropa
2 personas
- 34
Preparar los vestuarios
2 personas
- 35
Refrigerar el catering
2 personas
- 36
Ensayo con el personal
6 personas
Evento
- 37
Recibir a los artistas
2 personas
- 38
Atender el guardarropa
2 personas
- 39
Recibir a los invitados
4 personas
- 40
Repartir programas
2 personas
- 41
Servir café y té
3 personas
- 42
Abrir las puertas
2 personas
- 43
Coordinar la presentación
4 personas
- 44
Realizar cambios de escenario
4 personas
- 45
Manejar luces y sonido
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Preparar el bufé del descanso
3 personas
- 48
Servir bebidas del descanso
4 personas
- 49
Acompañar a los invitados de vuelta a la sala
2 personas
- 50
Guiar la segunda parte
4 personas
- 51
Coordinar el momento de fotos
2 personas
- 52
Reponer el bufé de recepción
3 personas
- 53
Servir la recepción
5 personas
- 54
Reponer las bebidas durante la recepción
3 personas
- 55
Preparar el discurso de clausura
2 personas
- 56
Despedir a los invitados
3 personas
- 57
Gestionar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 58
Recoger el catering
4 personas
- 59
Recoger la vajilla
3 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Apagar el equipo
2 personas
- 62
Retirar la decoración
3 personas
- 63
Desmontar el escenario
4 personas
- 64
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Limpiar la sala
3 personas
- 67
Limpiar los baños
2 personas
- 68
Entregar la ubicación
2 personas
- 69
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesas bistrocant. 12
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesas plegablescant. 4
- Percheroscant. 3
- Sillas del vestuariocant. 12
- Papeleracant. 8
Equipo
- Piezas de escenariocant. 12
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Reproductor de música
- Focoscant. 6
- Lámparas de piecant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cinta gaffercant. 4
- Portátil
- Pantalla de presentación
- Proyector
- Pantalla para proyector
Vajilla
- Platos de cenacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Copas de champáncant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 18
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 10
- Termoscant. 6
- Cubiterascant. 4
Decoración
- Telón de fondo
- Banner de aniversariocant. 2
- Globoscant. 150
- Cinta para globoscant. 3
- Manteles runnerscant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
- Marcos de fotoscant. 12
- Portavelascant. 20
- Velitas LEDcant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cucharonescant. 8
- Cestas de pancant. 8
- Cucharas para tartascant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Paños de cocinacant. 8
Limpieza
- Aspiradora
- Juego de fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Escobillas de bañocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de diseñar la invitación. Comprueba también con antelación el permiso de representación y los derechos de música, porque pueden cambiar el contenido del espectáculo.
- Envía las invitaciones con varias semanas de margen y fija una fecha límite para las inscripciones. Recoge en el mismo formulario las preferencias dietéticas y prepara después la información de aparcamiento.
- Programa el ensayo técnico antes del día del evento y prueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, focos, proyector y pantalla con el portátil que se utilizará. Deja preparados cables alargadores, regletas y cinta gaffer para resolver conexiones en el montaje.
- Imprime el programa, el plan de trabajo y las tarjetas de nombre antes de la última jornada. Revisa la lista de invitados dos veces: una al cerrar inscripciones y otra después de enviar el recordatorio.
- Separa decoración, vajilla, bebidas y material de escenario por zonas para que el montaje sea rápido. Recoge pasteles y aperitivos con tiempo, enfría las bebidas y monta primero escenario, fondo y técnica antes de colocar las mesas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de aniversario?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar artistas y ponentes, tramitar permisos, enviar invitaciones y planificar el ensayo técnico sin concentrar todo en los últimos días.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un espectáculo de aniversario?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y establece una fecha límite de respuesta aproximadamente 10 días antes. Así puedes cerrar el número de asistentes, las preferencias dietéticas, el catering y las tarjetas de nombre.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica?
- Haz una prueba completa entre 1 y 3 días antes, si es posible en el mismo lugar y con el equipo definitivo. El día del evento reserva al menos 90 minutos para revisar sonido, proyección, focos, cables y reproducción de música.
- ¿Qué se prepara el día anterior al espectáculo?
- Deja listos el programa, el plan de trabajo, las tarjetas de nombre, la decoración clasificada y la vajilla. También conviene comprar lo pendiente, recoger los pasteles y aperitivos y enfriar las bebidas con varias horas de margen.
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