Eine Jubiläumsaufführung strukturiert organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst Termin und Programm fest und reserviere die Location möglichst mehrere Monate vorher. Prüfe dabei sofort, ob eine Aufführungsgenehmigung und Musikrechte nötig sind.
• Bestätige Künstler und Sprecher schriftlich spätestens vier Wochen vor der Aufführung. Fordere dabei auch Ankunftszeiten, technische Anforderungen und die endgültige Reihenfolge der Beiträge an.
• Verschicke Einladungen etwa sechs Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 14 Tagen. Erfasse neben Zusagen auch Ernährungswünsche und sende Parkinformationen spätestens eine Woche vor dem Termin.
• Plane die technische Probe mindestens zwei Stunden vor dem Einlass. Teste jedes Mikrofon, den Mischpultweg, Musikplayer, Beamer, Projektorleinwand und alle Lichtquellen mit den tatsächlichen Sprecherinnen und Sprechern.
• Kühle Getränke erst am Veranstaltungstag und sortiere Gebäck sowie Häppchen nach dem geplanten Servierzeitpunkt. Bereite Namensschilder, gedruckte Programme und das Drehbuch am Vorabend vor, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsaufführung organisieren?

Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Termin, Programm und Location. Künstler, Genehmigungen und Catering sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor der Aufführung bestätigt sein.

Wann verschickt man Einladungen für eine Jubiläumsaufführung?

Verschicke die Einladungen etwa sechs Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist von 14 Tagen und sende eine Erinnerung ungefähr sieben Tage vor der Aufführung.

Wie viel Zeit braucht der technische Aufbau?

Plane für Bühne, Lautsprecher, Mikrofone, Licht und Präsentation mindestens drei Stunden Aufbauzeit ein. Die technische Probe sollte zusätzlich mindestens zwei Stunden vor dem Einlass stattfinden.

Was muss man bei einer Jubiläumsaufführung rechtzeitig prüfen?

Prüfe spätestens sechs Wochen vorher die Aufführungsgenehmigung und mögliche Musikrechte. Eine Woche vor dem Termin sollten Gästeliste, Parkhinweise, Ernährungswünsche, Programm und Technikplan vollständig sein.

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