Zo organiseer je een jubileumtournee zonder losse eindjes

Begin een jubileumtournee niet met decoratie of uitnodigingen, maar met de speelreeks. Leg eerst locaties, data, programma en optredens vast; daarna volgen vergunningen, verzekering, route, transport en overnachtingen. Zodra de tour uitvoerbaar is, open je de kaartverkoop en werk je per locatie aan bezoekers, catering en techniek. De meeste problemen ontstaan doordat technische wensen, dieetwensen of reistijden pas in de laatste week worden gecontroleerd. Werk daarom met één draaiboek per speeldag en druk de definitieve versie vooraf af.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Tourlocaties selecteren
2 personen
2
Locaties reserveren
3
Tourdata vastleggen
2 personen
4
Vergunningen aanvragen
5
Verzekering controleren
6
Programma samenstellen
3 personen
7
Optredens bevestigen
2 personen
8
Technische wensen verzamelen
2 personen
9
Route per speeldag bepalen
2 personen
10
Transport reserveren
11
Overnachtingen reserveren
12
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Online kaartverkoop openen
15
Persbericht versturen
2 personen
16
Promotiemateriaal verspreiden
3 personen
17
Aanmeldingen verwerken
2 personen
18
Dieetwensen verzamelen
19
Bezoekerslijst bijwerken
20
Polsbandjes en tickets bestellen
21
Catering per locatie bestellen
2 personen
22
Decoratie inkopen
2 personen
23
Techniek testen
3 personen
24
Muziek en presentaties verzamelen
2 personen
25
Draaiboek afdrukken
26
Contactlijst afdrukken
27
Materialen per stop verdelen
3 personen
28
Tourbus laden
4 personen
29
Voorraad controleren
2 personen
30
Locatiecontact bevestigen

Event

31
Cateringlevering controleren
2 personen
32
Locatie openen
2 personen
33
Laadzone vrijmaken
2 personen
34
Apparatuur uitladen
5 personen
35
Podiumvloer opbouwen
4 personen
36
Backdrops plaatsen
3 personen
37
Licht ophangen
3 personen
38
Geluid aansluiten
3 personen
39
Microfoons plaatsen
2 personen
40
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
41
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
42
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Servies klaarzetten
2 personen
45
Versiering ophangen
3 personen
46
Programma zichtbaar ophangen
47
Presentaties klaarzetten
2 personen
48
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
49
Lichtshow testen
2 personen
50
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
51
Briefing cateringteam geven
2 personen
52
Deuren openen
3 personen
53
Bezoekers ontvangen
4 personen
54
Tickets controleren
2 personen
55
Jubileumprogramma presenteren
2 personen
56
Koffie en thee serveren
3 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
61
Warme maaltijd serveren
5 personen
62
Allergeneninformatie beschikbaar houden
63
Hoofdprogramma begeleiden
3 personen
64
Jubileummoment aankondigen
2 personen
65
Groepsfoto begeleiden
2 personen
66
Afscheid en uitloop begeleiden
3 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

68
Publieksruimte opruimen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Cateringresten verpakken
2 personen
71
Apparatuur uitschakelen
2 personen
72
Licht en geluid afbreken
4 personen
73
Podium en decor afbreken
4 personen
74
Materialen inladen
5 personen
75
Locatie schoon opleveren
3 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Transportmiddelen inleveren
78
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
79
Afval afvoeren
2 personen
80
Bezoekersvragen afhandelen
81
Foto- en videomateriaal verzamelen
82
Bedankbericht versturen
2 personen
83
Facturen controleren
84
Tourmaterialen inventariseren
2 personen
85
Beschadigde materialen apart zetten
86
Volgende stop voorbereiden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 180
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 200
Podiumdelenaantal 12
Pupitersaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 200
Wijnglazenaantal 180
Koffielepelsaantal 120
Dinerbesteksetsaantal 180
Opslagkratten serviesaantal 12

Decoratie

Jubileumbannersaantal 6
Backdropdoekenaantal 3
Ballonnenbogenaantal 3
Ballonnenaantal 300
Tafelkledenaantal 24
Tafellopersaantal 18
Led-kaarsenaantal 36
Bloemstukkenaantal 12
Fotowandpropsaantal 20
Pijlbordenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Diaprojector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Gaffer tapeaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Flightcasesaantal 8
Handlampenaantal 6

Verlichting

Led-parrenaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Lichtbalkenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 18
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Keukenbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6

Catering

Polsbandjesaantal 600
Naamstickersaantal 250
Menukaartenaantal 200
Programmaboekjesaantal 600
Drankdispensersaantal 4
Serveerkannenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Allesreinigeraantal 6
Glasreinigeraantal 4
Microvezeldoekenaantal 30
Sponzenaantal 24
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigersaantal 2
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 6

Transport

Transportkarrenaantal 4
Spanbandenaantal 12
Verhuisdekensaantal 20
Opbergkrattenaantal 30
Rijplatenaantal 6

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Antislipmattenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Kantoor

Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 40
Markersaantal 20
Plakbandaantal 8
Schrijfpapieraantal 500
Badgehoudersaantal 30
Documentmappenaantal 12
Kassaboxenaantal 3

Tips

Plan de tourdata pas nadat je de locaties en optredens naast elkaar hebt gelegd. Reserveer daarna transport en overnachtingen per speeldag, zodat reistijd niet botst met opbouw of soundcheck.
Vraag technische wensen meteen op bij iedere optredende partij. Leg per locatie vast welke speakers, microfoons, statieven en aansluitingen nodig zijn en test de volledige set vóór de eerste voorstelling.
Open de online kaartverkoop zodra programma en data definitief zijn. Houd de bezoekerslijst daarna wekelijks bij en bestel polsbandjes en tickets op basis van de actuele aantallen, niet op een oude inschatting.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve overzicht tijdig door aan de catering per locatie. Controleer dit opnieuw 3 tot 5 dagen voor elk optreden, omdat wijzigingen vaak laat binnenkomen.
Maak voor iedere speeldag een apart draaiboek met route, contactpersonen, opbouw, programma, catering en afbouw. Print de definitieve versie uiterlijk de dag ervoor, zodat het team ook zonder telefoonverbinding kan doorwerken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumtournee organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met locaties, tourdata en optredens. Plan vergunningen, verzekering en reserveringen zodra de route voorlopig vaststaat; wacht niet tot de kaartverkoop al loopt.
Wanneer vraag je vergunningen aan voor een jubileumtournee?: Vraag vergunningen direct aan nadat locaties, data en het programma per locatie bekend zijn. Houd minimaal 8 tot 12 weken aan voor de aanvraag, tenzij de betreffende gemeente een langere termijn voorschrijft.
Hoeveel tijd moet er tussen twee optredens op tour zitten?: Plan naast de reistijd ook tijd voor laden, lossen, opbouw en techniek. Reken per speeldag minimaal 2 uur voor technische opbouw en test, en voeg bij een langere verplaatsing een ruime buffer toe.
Wanneer bestel je catering en servies voor een jubileumtournee?: Bestel catering en huur of reserveer servies zodra de bezoekersaantallen per locatie redelijk stabiel zijn, meestal 2 tot 4 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 3 tot 5 dagen voor iedere speeldag door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.