Cómo organizar una gira de aniversario sin perder el control

Una gira de aniversario combina varios eventos, sedes y equipos, así que conviene organizarla como un proyecto por etapas. Empieza cerrando las ubicaciones y las fechas, y después construye la ruta, el programa y las necesidades de cada actuación. Los permisos, el seguro, el transporte y los alojamientos deben quedar resueltos antes de abrir la venta de entradas. Usa un plan de trabajo por día y por sede para que el equipo sepa qué ocurre, a qué hora y con qué material.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Seleccionar ubicaciones de la gira
2 personas
2
Reservar ubicaciones
3
Registrar las fechas de la gira
2 personas
4
Solicitar permisos
5
Comprobar el seguro
6
Elaborar el programa
3 personas
7
Confirmar las actuaciones
2 personas
8
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
9
Definir la ruta por día de función
2 personas
10
Reservar el transporte
11
Reservar alojamientos
12
Diseñar invitaciones
2 personas
13
Enviar invitaciones
2 personas
14
Abrir la venta de entradas online
15
Enviar nota de prensa
2 personas
16
Distribuir material promocional
3 personas
17
Gestionar inscripciones
2 personas
18
Recoger preferencias dietéticas
19
Actualizar la lista de visitantes
20
Pedir pulseras y entradas
21
Pedir catering por ubicación
2 personas
22
Comprar decoración
2 personas
23
Probar la técnica
3 personas
24
Reunir música y presentaciones
2 personas
25
Imprimir el plan de trabajo
26
Imprimir la lista de contactos
27
Distribuir los materiales por parada
3 personas
28
Cargar el autobús de la excursión
4 personas
29
Comprobar el inventario
2 personas
30
Confirmar el contacto del recinto

Evento

31
Comprobar la entrega del catering
2 personas
32
Abrir la ubicación
2 personas
33
Despejar la zona de carga
2 personas
34
Descargar el equipo
5 personas
35
Montar el suelo del escenario
4 personas
36
Colocar fondos
3 personas
37
Colgar luces
3 personas
38
Conectar el sonido
3 personas
39
Colocar los micrófonos
2 personas
40
Colocar mesas y sillas
4 personas
41
Montar el mostrador de recepción
2 personas
42
Montar el bufé de catering
3 personas
43
Enfriar las bebidas
2 personas
44
Preparar la vajilla
2 personas
45
Colgar la decoración
3 personas
46
Colgar el programa a la vista
47
Preparar las presentaciones
2 personas
48
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
49
Probar el espectáculo de luces
2 personas
50
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
51
Dar briefing al equipo de catering
2 personas
52
Abrir las puertas
3 personas
53
Recibir a los visitantes
4 personas
54
Comprobar las entradas
2 personas
55
Presentar el programa del aniversario
2 personas
56
Servir café y té
3 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Coordinar el programa del descanso
2 personas
61
Servir la comida caliente
5 personas
62
Mantener disponible la información sobre alérgenos
63
Acompañar el programa principal
3 personas
64
Anunciar el momento del aniversario
2 personas
65
Coordinar la foto de grupo
2 personas
66
Gestionar la despedida y la salida del público
3 personas
67
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

68
Recoger el espacio para el público
4 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Empaquetar los restos del catering
2 personas
71
Apagar el equipo
2 personas
72
Desmontar luces y sonido
4 personas
73
Desmontar el escenario y la decoración
4 personas
74
Cargar los materiales
5 personas
75
Dejar el recinto limpio
3 personas
76
Devolver el material alquilado
2 personas
77
Devolver los medios de transporte
78
Guardar el stock restante
2 personas
79
Retirar los residuos
2 personas
80
Atender las preguntas de los visitantes
81
Recopilar material fotográfico y de vídeo
82
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
83
Revisar las facturas
84
Inventariar los materiales del tour
2 personas
85
Separar los materiales dañados
86
Preparar la siguiente parada
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 180
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 200
Piezas de escenariocant. 12
Pupiterscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 200
Copas de vinocant. 180
Cucharillas de cafécant. 120
Juegos de cubiertos para cenacant. 180
Cajas de almacenamiento para vajillacant. 12

Decoración

Banners de aniversariocant. 6
Telones de fondocant. 3
Arcos de globoscant. 3
Globoscant. 300
Mantelescant. 24
Manteles runnerscant. 18
Velas LEDcant. 36
Arreglos floralescant. 12
Props para photowallcant. 20
Carteles direccionalescant. 12

Equipo

Altavoces activoscant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Proyector de diapositivas
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 4
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Cinta gaffercant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Flightcasescant. 8
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Barras de luzcant. 3

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 18
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Bandejas de cocinacant. 12
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6

Catering

Pulserascant. 600
Pegatinas con nombrecant. 250
Cartas del menúcant. 200
Programascant. 600
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras para servircant. 12
Compras

Limpieza

Limpiador multiusoscant. 6
Limpiacristalescant. 4
Paños de microfibracant. 30
Esponjascant. 24
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 3
Aspiradorascant. 2
Toallas de papelcant. 12
Escobillas de bañocant. 6

Transporte

Carros de transportecant. 4
Correas de amarrecant. 12
Mantas de mudanzacant. 20
Cajas de almacenamientocant. 30
Placas de pasocant. 6

Seguridad

Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Linternascant. 6

Oficina

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Marcadorescant. 20
Cinta adhesivacant. 8
Papel para escribircant. 500
Portabadgescant. 30
Carpetas para documentoscant. 12
Cajas de cajacant. 3

Consejos

Cierra primero las sedes y las fechas: intenta confirmar todas las ubicaciones antes de publicar el calendario o diseñar las invitaciones. Después registra cada fecha y solicita los permisos que correspondan.
Prepara una ficha por actuación con el programa, el horario, los artistas y las necesidades técnicas. Haz una prueba de sonido y de micrófonos antes de cada función, no solo en la primera sede.
Define la ruta día por día antes de reservar transporte y alojamientos. Incluye los tiempos de carga, desplazamiento y montaje; una actuación que termina tarde puede hacer inviable el traslado de la misma noche.
Abre la venta de entradas cuando las fechas, el programa y las condiciones de acceso estén confirmados. Actualiza la lista de visitantes y recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes de cada servicio de catering.
Imprime el plan de trabajo y prepara el material por sede: pulseras, entradas, carteles direccionales, decoración, vajilla y equipo de sonido. Etiqueta las cajas de almacenamiento para saber qué debe salir en cada parada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una gira de aniversario?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las sedes y registra las fechas durante las primeras 2 semanas; deja después tiempo para permisos, venta de entradas, transporte y promoción.
¿Cuándo debo solicitar los permisos para una gira?: Solicítalos en cuanto estén confirmadas las sedes y las fechas, idealmente al menos 6 semanas antes de la primera actuación. Algunos trámites requieren documentación del programa, el seguro o los horarios.
¿Cuándo reservar el transporte y los alojamientos?: Hazlo cuando la ruta por día esté cerrada, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Comprueba especialmente los traslados después de actuaciones nocturnas y reserva margen para la carga y el montaje.
¿Cuándo cerrar el catering y las preferencias dietéticas?: Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y envía el pedido a cada sede al menos 7 días antes del evento. Confirma el número final de visitantes y las cantidades 48 horas antes.

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