Eine Jubiläumstournee Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Jubiläumstournee müssen mehrere Veranstaltungsorte, Termine und Teams zuverlässig zusammenspielen. Beginne deshalb mit Route, Reservierungen und Genehmigungen, bevor du Programm, Einladungen und Technik festlegst. Plane jeden Spieltag als eigenen Ablauf mit Transport, Übernachtung, Aufbau und Abreise. Besonders häufig werden technische Anforderungen, Ernährungswünsche und die Aktualisierung der Besucherliste zu spät gesammelt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Tourstandorte auswählen
2 Personen
2
Orte reservieren
3
Tourtermine festlegen
2 Personen
4
Genehmigungen beantragen
5
Versicherung prüfen
6
Programm zusammenstellen
3 Personen
7
Auftritte bestätigen
2 Personen
8
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
9
Route pro Spieltag festlegen
2 Personen
10
Transport reservieren
11
Übernachtungen reservieren
12
Einladungen gestalten
2 Personen
13
Einladungen verschicken
2 Personen
14
Online-Ticketverkauf eröffnen
15
Pressemitteilung versenden
2 Personen
16
Werbematerial verteilen
3 Personen
17
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
18
Ernährungswünsche erfassen
19
Besucherliste aktualisieren
20
Armbänder und Tickets bestellen
21
Catering pro Standort bestellen
2 Personen
22
Dekoration einkaufen
2 Personen
23
Technik testen
3 Personen
24
Musik und Präsentationen sammeln
2 Personen
25
Drehbuch ausdrucken
26
Kontaktliste ausdrucken
27
Materialien pro Station verteilen
3 Personen
28
Tourbus beladen
4 Personen
29
Bestand prüfen
2 Personen
30
Ansprechpartner vor Ort bestätigen

Event

31
Cateringlieferung prüfen
2 Personen
32
Location öffnen
2 Personen
33
Ladezone freimachen
2 Personen
34
Ausrüstung ausladen
5 Personen
35
Bühnenboden aufbauen
4 Personen
36
Backdrops aufstellen
3 Personen
37
Licht aufhängen
3 Personen
38
Ton anschließen
3 Personen
39
Mikrofone aufstellen
2 Personen
40
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
41
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
42
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Geschirr bereitstellen
2 Personen
45
Dekoration aufhängen
3 Personen
46
Programm sichtbar aufhängen
47
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
48
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
49
Lichtshow testen
2 Personen
50
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
51
Briefing für das Catering-Team geben
2 Personen
52
Türen öffnen
3 Personen
53
Besucher empfangen
4 Personen
54
Tickets kontrollieren
2 Personen
55
Jubiläumsprogramm präsentieren
2 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Pausenprogramm betreuen
2 Personen
61
Warme Mahlzeit servieren
5 Personen
62
Allergeninformationen verfügbar halten
63
Hauptprogramm begleiten
3 Personen
64
Jubiläumsmoment ankündigen
2 Personen
65
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
66
Verabschiedung und Auslass begleiten
3 Personen
67
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

68
Publikumsbereich aufräumen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Catering-Reste verpacken
2 Personen
71
Geräte ausschalten
2 Personen
72
Licht und Ton abbauen
4 Personen
73
Bühne und Dekoration abbauen
4 Personen
74
Materialien einladen
5 Personen
75
Ort sauber übergeben
3 Personen
76
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
77
Transportmittel zurückgeben
78
Restbestand einlagern
2 Personen
79
Abfall entsorgen
2 Personen
80
Besucherfragen bearbeiten
81
Foto- und Videomaterial sammeln
82
Dankesnachricht versenden
2 Personen
83
Rechnungen prüfen
84
Tourmaterialien inventarisieren
2 Personen
85
Beschädigte Materialien separat ablegen
86
Nächsten Stopp vorbereiten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 180
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 200
BühnenelementeAnz. 12
NotenpulteAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 200
WeingläserAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 120
Abendbesteck-SetsAnz. 180
Aufbewahrungsboxen für GeschirrAnz. 12

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 6
Backdrop-StoffeAnz. 3
BallonbögenAnz. 3
BallonsAnz. 300
TischdeckenAnz. 24
TischläuferAnz. 18
LED-KerzenAnz. 36
BlumenarrangementsAnz. 12
Fotowand-PropsAnz. 20
WegweiserAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Diaprojektor
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
FlightcasesAnz. 8
HandlampenAnz. 6

Beleuchtung

LED-ParrenAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
LichtbalkenAnz. 3

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 18
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
KüchenwannenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6

Catering

ArmbänderAnz. 600
NamensaufkleberAnz. 250
SpeisekartenAnz. 200
ProgrammhefteAnz. 600
GetränkespenderAnz. 4
ServierkannenAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

AllzweckreinigerAnz. 6
GlasreinigerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 30
SchwämmeAnz. 24
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 6

Transport

TransportwagenAnz. 4
SpanngurteAnz. 12
UmzugsdeckenAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 30
FahrplattenAnz. 6

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
KabelkanäleAnz. 20
Rutschfeste MattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Büro

KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 20
KlebebandAnz. 8
SchreibpapierAnz. 500
BadgehalterAnz. 30
DokumentenmappenAnz. 12
KassenboxenAnz. 3

Tipps

Lege zuerst alle Tourstandorte, Termine und die Route pro Spieltag fest. Reserviere Orte, Transport und Übernachtungen erst dann, wenn die Reihenfolge der Auftritte bestätigt ist.
Sammle technische Anforderungen von jedem Auftritt frühzeitig und teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Mikrofonständer spätestens am Vortag des jeweiligen Termins.
Eröffne den Online-Ticketverkauf erst mit bestätigten Auftritten und verschicke Einladungen sowie Pressemitteilung anschließend mit einem klaren Anmeldeschluss, idealerweise mehrere Wochen vor dem ersten Termin.
Führe pro Standort eine aktuelle Besucherliste und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. So kann das Catering je Ort bestellt werden, ohne kurzfristige Nachmeldungen zu übersehen.
Plane Aufbau und Ausgabe getrennt: Bühnen-, Sitz- und Buffetmobiliar müssen vor dem Einlass stehen, während Tickets und Armbänder, Drehbuch, Musik und Präsentationen an einem festen Ausgabeort bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumstournee planen?: Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vor dem ersten Auftritt. In dieser Phase sollten Standorte, Termine, Route, Genehmigungen, Versicherung und Transport geklärt werden.
Wann sollte man die Veranstaltungsorte für eine Jubiläumstournee reservieren?: Reserviere die Orte, sobald die möglichen Tourtermine und die Reihenfolge der Standorte feststehen, idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem ersten Termin. Prüfe dabei auch Aufbauzeiten, Technik und Übernachtungsmöglichkeiten.
Wann müssen Catering und Ernährungswünsche feststehen?: Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor jedem Tourtermin und bestelle das Catering anschließend standortbezogen. Bei mehreren Auftritten sollte jeder Veranstaltungsort eine eigene bestätigte Personenzahl erhalten.
Wie prüft man die Technik vor jedem Auftritt?: Führe pro Standort mindestens einen vollständigen Techniktest durch, spätestens am Vortag. Prüfe dabei aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer sowie Musik, Präsentationen und das ausgedruckte Drehbuch.

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