Zo organiseer je een jubileumreceptie

Begin een jubileumreceptie niet met versiering, maar met datum, locatie en gastenlijst. Daarna leg je de aantallen vast: aanmeldingen, dieetwensen, hapjes, drank en zit- of staanplaatsen. Plan toespraken, muziek en taart vroeg genoeg, omdat die onderdelen vaak pas op het laatste moment aandacht krijgen. Werk op de dag zelf van ruimtecontrole naar inrichting, techniek, buffet en ontvangst. Zo voorkom je dat koelen, testen en klaarzetten door elkaar gaan lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Muziek samenstellen
9
Toespraken verzamelen
10
Programma afdrukken
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Taart ophalen
16
Locatie controleren
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Buffet klaarzetten
3 personen
20
Bar inrichten
2 personen
21
Versiering ophangen
3 personen
22
Garderobe inrichten
23
Gastenboek klaarleggen
24
Techniek testen
2 personen
25
Hapjes uitstallen
2 personen
26
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Buffet aanvullen
2 personen
32
Toespraken aankondigen
33
Taart aansnijden
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Overgebleven eten verpakken
2 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Meubilair terugplaatsen
3 personen
41
Versiering verwijderen
2 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Hoge statafelsaantal 8
Lange tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplateausaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Taartmes

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotolijstenaantal 6
Gastenboek
Naamkaartjeshoudersaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur uitnodigingen vroeg en houd de aanmeldingen bij in één overzicht. Vraag dieetwensen direct mee; gebruik het definitieve aantal gasten om catering en servies uiterlijk enkele dagen vooraf te controleren.
Plan het programma vóór je muziek en techniek afrondt. Verzamel toespraken minimaal één week van tevoren, zodat je de volgorde, spreektijd en microfoon kunt testen.
Werk de opbouw in zones uit: garderobe, ontvangst, buffet, bar en plek voor toespraken. Zet tafels en stoelen eerst goed neer en hang pas daarna versiering, lichtsnoeren en fotolijsten op.
Koel dranken niet pas bij aanvang. Zet wat gekoeld kan worden enkele uren vooraf klaar en controleer of koelboxen, schenk kannen, glazen en serveertangen op hun vaste plek staan.
Reserveer een laatste controle van 30 minuten vóór ontvangst van de gasten. Loop dan locatie, programma, microfoon, muziek, buffet, taartmes, gastenboek en naamkaartjes één voor één na.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een jubileumreceptie?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Regel catering, reserveringen en eventuele techniek uiterlijk 2 tot 3 weken voor de receptie.
Hoeveel hapjes en drank heb je nodig voor een jubileumreceptie?: Reken bij een receptie van ongeveer 2 uur op 6 tot 8 hapjes per persoon. Voor het eerste uur kun je gemiddeld 2 tot 3 drankjes per persoon plannen; pas dit aan op het tijdstip en de aanwezigheid van koffie, water en alcoholvrije opties.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumreceptie?: Stuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de datum, zodat je hoeveelheden en dieetwensen nog kunt verwerken.
Wanneer test je de microfoon en muziek op een jubileumreceptie?: Test microfoon, Bluetoothspeaker en stekkerdozen tijdens de opbouw en herhaal de controle 30 minuten voor binnenkomst. Controleer ook het geluidsniveau vanaf de plek waar gasten staan, niet alleen naast de speaker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.