Jubiläums-Empfang organisieren: der richtige Ablauf
Ein Jubiläums-Empfang wirkt oft unkompliziert, weil kein mehrgängiges Menü geplant ist. Trotzdem müssen Zusagen, Ernährungswünsche, Getränke, Reden und Technik rechtzeitig zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und Gästeliste und arbeite dich dann über Catering und Programm bis zum Aufbau vor. Plane den letzten Vorbereitungstag nicht für Einkäufe ein: Torte, Kühlung, Drucksachen und Mikrofon werden häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 7
Reservierungen vornehmen
- 8
Musik zusammenstellen
- 9
Reden sammeln
- 10
Programm drucken
- 11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 15
Torte abholen
- 16
Ort überprüfen
2 Personen
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 20
Bar einrichten
2 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 22
Garderobe einrichten
- 23
Gästebuch bereitlegen
- 24
Technik testen
2 Personen
- 25
Snacks auslegen
2 Personen
- 26
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Event
- 27
Gäste empfangen
3 Personen
- 28
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 29
Snacks servieren
3 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 31
Buffet auffüllen
2 Personen
- 32
Reden ankündigen
- 33
Torte anschneiden
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 37
Abfall sammeln
2 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 39
Location reinigen
3 Personen
- 40
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 41
Dekoration entfernen
2 Personen
- 42
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Hohe StehtischeAnz. 8
- Lange TischeAnz. 6
- StühleAnz. 50
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- WeingläserAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- Dinner-TellerAnz. 60
- TortenplattenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierplattenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 6
Küche
- ServierzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- Tortenmesser
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- BallonbögenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- BilderrahmenAnz. 6
- Gästebuch
- NamensschildhalterAnz. 50
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort zuerst fest und verschicke die Einladungen so, dass du mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Empfang eine belastbare Zahl der Zusagen hast. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen.
- Berechne Catering und Getränke erst nach dem Rückmeldetermin. Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane alkoholfreie Getränke zusätzlich ein.
- Sammle Reden spätestens eine Woche vorher und teste Mikrofon, Bluetooth-Lautsprecher und Verlängerungskabel am Vortag. Ein Techniktest mit eingeschaltetem Gerät zeigt auch, ob Kabel und Stromanschlüsse reichen.
- Teile den Aufbau in Zeitblöcke ein: Tische, Stühle und Garderobe zuerst, danach Buffet und Bar, zuletzt Dekoration und Snacks. Kühlboxen und gekühlte Getränke sollten mindestens zwei Stunden vor Eintreffen der Gäste bereitstehen.
- Prüfe am Vorabend nicht nur die Einkaufsliste, sondern auch Gläser, Teller, Besteck, Servierplatten und Tortenmesser. Gästebuch, Namensschilder und das gedruckte Programm werden leicht vergessen, weil sie nicht zum Catering gehören.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Jubiläums-Empfang einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Setze den Rückmeldetermin auf 10 bis 14 Tage vor dem Empfang, damit du Mengen und Sitz- oder Stehbereiche planen kannst.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Jubiläums-Empfang?
- Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Stelle Wasser und weitere alkoholfreie Getränke von Anfang an sichtbar an der Bar bereit.
- Wann sollte man die Reden für den Jubiläums-Empfang sammeln?
- Fordere Beiträge spätestens eine Woche vorher an und lege die Reihenfolge drei bis fünf Tage vor dem Termin fest. So kannst du das Programm drucken und die Redezeit realistisch prüfen.
- Wie lange dauert der Aufbau eines Jubiläums-Empfangs?
- Plane für einen Empfang mit Tischen, Buffet, Bar, Dekoration und Technik mindestens zwei bis drei Stunden Aufbauzeit ein. Beginne mit Mobiliar und Garderobe und lege Snacks erst kurz vor dem Eintreffen der Gäste aus.
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