Organiser une réception d’anniversaire : la bonne méthode

Pour organiser une réception d’anniversaire, commence par bloquer la date et le lieu, puis construis le reste autour du nombre d’invités. Les réponses permettent de calculer le traiteur, les boissons, les assiettes et les verres avant de faire les courses. La veille, concentre-toi sur le refroidissement des boissons, les en-cas et le gâteau. Le jour même, garde au moins deux heures pour installer les tables, le buffet, le bar et la décoration, puis tester le son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Calculer les quantités de catering
2 personnes
7
Faire les réservations
8
Composer la musique
9
Rassembler les discours
10
Imprimer le programme
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Aller chercher le gâteau
16
Vérifier le lieu
2 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Mettre le buffet en place
3 personnes
20
Aménager le bar
2 personnes
21
Suspendre la décoration
3 personnes
22
Aménager le vestiaire
23
Préparer le livre d'or
24
Tester la technique
2 personnes
25
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
26
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

27
Accueillir les invités
3 personnes
28
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
32
Annoncer les discours
33
Couper le gâteau
2 personnes
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

36
Emballer les restes
2 personnes
37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Nettoyer le lieu
3 personnes
40
Remettre le mobilier en place
3 personnes
41
Retirer la décoration
2 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Longues tablesqté 6
Chaisesqté 50
Portantsqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 60
Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Couteau à gâteau

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 6
Livre d’or
Porte-nomsqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le lieu et la liste des invités avant d’envoyer les invitations. Demande les réponses au plus tard 10 jours avant la réception afin d’ajuster le traiteur et les besoins alimentaires.
Prévois les quantités à partir des réponses reçues, pas du nombre de personnes invitées. Pour le premier verre, compte environ deux à trois boissons par personne, puis adapte selon la durée de la réception.
Réserve suffisamment de vaisselle et de mobilier : une assiette et un verre par personne ne suffisent pas toujours pour un buffet. Ajoute une marge d’environ 10 % pour les verres, les assiettes et les couverts.
Ne garde pas le gâteau et les boissons pour la dernière minute. Va chercher le gâteau le jour même si nécessaire et mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des invités.
Prépare un déroulé simple pour l’accueil, les discours et le gâteau. Teste les haut-parleurs, le microphone et les multiprises avant l’ouverture, puis installe le livre d’or et le vestiaire dans des endroits visibles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception d’anniversaire ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant la réception. Demande une réponse au plus tard 10 jours avant, afin de confirmer le traiteur, les besoins alimentaires et le mobilier.
Combien de temps faut-il pour installer une réception d’anniversaire ?: Prévois environ 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, le bar, le vestiaire et la décoration. Ajoute 30 minutes pour tester la musique, le microphone et les autres équipements techniques.
Combien de boissons prévoir par invité ?: Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Prévois aussi de l’eau et garde les boissons au frais au moins 4 heures avant le début.
Quand préparer le buffet et les amuse-bouches ?: Prépare les éléments qui le permettent la veille, puis dispose les amuse-bouches et le buffet 30 à 45 minutes avant l’arrivée des invités. Coupe le gâteau et sors les plats de service seulement au moment prévu pour éviter qu’ils ne sèchent ou ne refroidissent.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.