Organiser un rallye d’anniversaire, étape par étape

Un rallye d’anniversaire réussit lorsque l’itinéraire, les équipes et les points de contrôle sont prêts avant l’arrivée des participants. Commencez par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifiez les autorisations nécessaires. Testez ensuite le trajet en conditions réelles et préparez les livrets, numéros de départ et packs d’équipe. Le jour J, gardez une personne responsable des inscriptions, une autre du parcours et une troisième de la clôture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Vérifier les autorisations de parcours
4
Élaborer le descriptif de l'itinéraire
2 personnes
5
Rédiger les règles du rallye
2 personnes
6
Définir les points de contrôle
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les équipes et les numéros de départ
2 personnes
11
Commander le catering
12
Commander les prix et les coupes
13
Effectuer un essai de l’itinéraire à l’avance
2 personnes
14
Informer les points de contrôle
2 personnes
15
Imprimer la liste des participants
16
Imprimer les livrets d'itinéraire
2 personnes
17
Trier les dossards
2 personnes
18
Composer des packs pour les équipes
3 personnes
19
Confirmer les voitures et les chauffeurs
20
Récupérer les courses
2 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer le matériel du point de contrôle
2 personnes
23
Installer le lieu de départ
4 personnes
24
Installer le site de clôture
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
3 personnes
26
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
27
Aménager les points de contrôle
6 personnes
28
Préparer la table d'inscription
2 personnes
29
Suspendre la décoration
2 personnes
30
Tester le matériel sonore
2 personnes
31
Préparer le service traiteur
3 personnes
32
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

33
Accueillir les participants
3 personnes
34
Distribuer les kits de départ
3 personnes
35
Animer le briefing du rallye
2 personnes
36
Faire partir les participants par vagues
3 personnes
37
Assurer les points de contrôle
6 personnes
38
Enregistrer le classement provisoire
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Accueillir les équipes à l’arrivée
3 personnes
41
Récupérer les cartes de rallye remplies
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Ouvrir le buffet
3 personnes
44
Calculer le classement du rallye
3 personnes
45
Prononcer le discours d'anniversaire
46
Remettre les prix
2 personnes
47
Fournir la musique
48
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

49
Ranger le service traiteur
3 personnes
50
Faire la vaisselle
2 personnes
51
Nettoyer le lieu
4 personnes
52
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
53
Rapporter le matériel
2 personnes
54
Évacuer les déchets
2 personnes
55
Ranger les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Table d'inscription

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Batteries externesqté 4

Papeterie

Livrets de parcoursqté 30
Cartes de rallyeqté 30
Listes de participantsqté 4
Numéros de départqté 30
Stylosqté 50
Presse-papiersqté 12
Marqueursqté 12
Enveloppesqté 30
Étiquettes nominativesqté 60
Supports de cartes de parcoursqté 30

Itinéraire

Flèches de directionqté 40
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 4
Marqueurs résistants à l’eauqté 12
Chronomètresqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Couvertures de survieqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballons d'anniversaireqté 100
Poids pour ballonsqté 6
Nappe pour table des prix

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Bacs à vaisselleqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire à l’avance, idéalement dans le même créneau horaire que le rallye. Notez les temps de trajet entre les contrôles, les zones difficiles à repérer et les endroits où une flèche ou un cône sera nécessaire.
Rédigez les règles avant d’envoyer les invitations. Précisez le nombre de personnes par voiture, l’heure limite d’arrivée, le fonctionnement des contrôles et la conduite à tenir en cas de retard.
Préparez un pack complet pour chaque équipe au moins la veille : livret d’itinéraire, carte, numéro de départ, stylos et consignes. Gardez aussi une copie supplémentaire de la liste des participants et des parcours.
Confirmez les voitures et les chauffeurs quelques jours avant l’événement, puis vérifiez les changements le matin même. Prévoyez une solution pour les participants sans véhicule afin de ne pas modifier les équipes au dernier moment.
Installez le départ avant l’arrivée des invités : table d’inscription, numéros triés, listes imprimées, signalétique et boissons fraîches. Pour la clôture, montez les tables, les chaises, la sonorisation et l’espace des prix avant le retour de la première équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un rallye d’anniversaire ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour fixer le parcours, réserver les lieux, vérifier les autorisations, envoyer les invitations et commander le catering. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations et l’impression des documents.
Quand faut-il tester l’itinéraire d’un rallye ?: Faites un essai au moins 7 jours avant le rallye, avec une voiture et un chronomètre. Testez aussi les points de contrôle, la lisibilité des indications et le temps total du parcours.
Que faut-il remettre à chaque équipe au départ ?: Remettez au minimum un livret d’itinéraire, une carte de rallye, un numéro de départ et des stylos. Ajoutez les règles et les coordonnées de l’organisation dans chaque pack afin d’éviter les explications répétées au départ.
Quand confirmer les participants et les besoins alimentaires ?: Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant l’événement. Confirmez les équipes, les chauffeurs et les quantités de catering 3 à 5 jours avant le départ.

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