Zo organiseer je een jubileumprijsuitreiking

Begin met het programma en de volgorde van de prijsuitreiking; die bepalen de zaalopstelling, techniek, catering en timing. Leg daarna de datum, locatie, presentator, juryleden en prijswinnaars vast. Werk vervolgens naar buiten met genodigden, uitnodigingen, dieetwensen en parkeerinformatie. In de laatste weken controleer je prijzen en oorkondes, verzamel je presentaties en test je microfoons, beamer en geluid. Zo voorkom je dat een ontbrekende handtekening of kabel pas op de dag zelf opvalt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Prijswinnaars bevestigen
2 personen
4
Presentator vastleggen
5
Juryleden bevestigen
6
Genodigdenlijst opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Catering reserveren
13
Dranken en boodschappen bestellen
14
Prijzen bestellen
15
Oorkondes controleren
2 personen
16
Oorkondes laten ondertekenen
2 personen
17
Presentaties verzamelen
18
Muziek voor programma kiezen
19
Draaiboek afdrukken
2 personen
20
Naamkaartjes maken
2 personen
21
Zitplaatsen indelen
2 personen
22
Leveringen bevestigen
23
Prijsuitreiking repeteren
5 personen
24
Techniek testen
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Oorkondes en prijzen klaarleggen
2 personen
28
Programma en bewegwijzering printen

Event

29
Zaal openen
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
32
Presentatieruimte inrichten
3 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Licht en achtergrond plaatsen
2 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Presentatie en muziek laden
2 personen
37
Microfoons testen
2 personen
38
Catering klaarzetten
3 personen
39
Koffie en thee bereiden
2 personen
40
Hapjes op schalen leggen
3 personen
41
Registratielijst klaarleggen
42
Prijswinnaars briefen
2 personen
43
Gasten ontvangen
4 personen
44
Aanwezigheid registreren
2 personen
45
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
46
Openingswoord begeleiden
2 personen
47
Programma technisch bedienen
2 personen
48
Prijswinnaars naar voren begeleiden
2 personen
49
Prijzen en oorkondes uitreiken
3 personen
50
Fotomomenten begeleiden
2 personen
51
Koffie en thee bijvullen
2 personen
52
Hapjes bijvullen
2 personen
53
Pauze aankondigen
54
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
55
Buffet openen
2 personen
56
Buffet en dranken bijvullen
3 personen
57
Servies en glazen verzamelen
2 personen
58
Dessert serveren
3 personen
59
Vrije borrel begeleiden
3 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Afscheid en vervoer begeleiden
2 personen

Nazorg

62
Cateringrestanten koelen
2 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Geleende spullen controleren
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
72
Foto's en bestanden veiligstellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 3
Spreekstoel
Prijstafel
Kapstokkenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 110
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinerbestekaantal 100
Serveerschalenaantal 20

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 2
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Stoelhoezenaantal 90
Jubileumbanner
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 90
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 10
Waarderingsbordjesaantal 8
Oorkondehoudersaantal 10
Gouden lintenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4
Ledkaarsenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Serveertangenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de repetitie van de prijsuitreiking uiterlijk 7 dagen vooraf. Loop per categorie na wie de winnaar aankondigt, wie de oorkonde geeft en waar de prijs klaarstaat.
Controleer oorkondes twee keer: eerst op namen en categorieën, daarna op handtekeningen. Doe de tweede controle minimaal 3 werkdagen voor de uitreiking, zodat correcties nog kunnen.
Maak de techniek afhankelijk van het programma concreet. Test laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoons, geluidsmixer, luidsprekers en HDMI-kabels samen in de zaal, niet alleen los op kantoor.
Sluit de genodigdenlijst 10 tot 14 dagen vooraf en verwerk dieetwensen direct in de cateringbestelling. Stuur parkeerinformatie tegelijk met de praktische details, zodat die niet in een losse laatste mail blijft hangen.
Druk het draaiboek uiterlijk de dag voor de uitreiking af en geef een exemplaar aan de presentator, jury en techniek. Zet prijzen, oorkondes en presentaties in dezelfde volgorde als het programma op de prijstafel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumprijsuitreiking?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en betrokkenen. Bestel prijzen en regel catering zodra het aantal genodigden en de prijswinnaars voldoende vaststaan.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumprijsuitreiking?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de uitreiking, zodat je dieetwensen, naamkaartjes, zitplaatsen en catering tijdig kunt verwerken.
Wanneer test je de techniek voor een prijsuitreiking?: Test alle apparatuur minimaal 7 dagen vooraf en nogmaals bij de opbouw. Controleer laptop, beamer, scherm, microfoons, geluidsmixer, luidsprekers, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen in de echte zaal.
Hoe voorkom je fouten bij oorkondes en prijzen?: Controleer namen, categorieën en volgorde minstens 3 werkdagen voor het evenement. Leg daarna iedere prijs en ondertekende oorkonde per uitreikingsmoment klaar en laat de presentator dit tijdens de repetitie nalopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.