Organiser une remise des prix du jubilé sans rien oublier

Une remise des prix du jubilé demande plus qu’une cérémonie et quelques discours. Il faut verrouiller la date et le programme, confirmer les gagnants et les jurés, puis coordonner invitations, diplômes, repas et technique. Commencez par le déroulé de la soirée : il détermine la salle, les besoins du traiteur et le matériel audiovisuel. Gardez ensuite une marge pour les livraisons, les corrections de diplômes et une vraie répétition avant l’accueil des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Confirmer les gagnants
2 personnes
4
Réserver un animateur
5
Confirmer les jurés
6
Établir la liste des invités
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les infos de parking
12
Réserver le catering
13
Commander des boissons et des courses
14
Commander les prix
15
Vérifier les diplômes
2 personnes
16
Faire signer les diplômes
2 personnes
17
Rassembler les présentations
18
Choisir la musique du programme
19
Imprimer le déroulé
2 personnes
20
Créer des badges nominatifs
2 personnes
21
Répartir les places assises
2 personnes
22
Confirmer les livraisons
23
Répéter la remise des prix
5 personnes
24
Tester la technique
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les diplômes et les prix
2 personnes
28
Imprimer le programme et la signalétique

Événement

29
Ouvrir la salle
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer l’éclairage et l’arrière-plan
2 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Charger la présentation et la musique
2 personnes
37
Tester les microphones
2 personnes
38
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
41
Préparer la liste d’inscription
42
Briefer les gagnants
2 personnes
43
Accueillir les invités
4 personnes
44
Enregistrer la présence
2 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
47
Utiliser le programme techniquement
2 personnes
48
Accompagner les gagnants du prix à l’avant
2 personnes
49
Remettre les prix et les diplômes
3 personnes
50
Encadrer les séances photo
2 personnes
51
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
52
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
53
Annoncer la pause
54
Installer le buffet du dîner
4 personnes
55
Ouvrir le buffet
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet et les boissons
3 personnes
57
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
58
Servir le dessert
3 personnes
59
Encadrer le cocktail libre
3 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Encadrer les départs et le transport
2 personnes

Suivi

62
Réfrigérer les restes du catering
2 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Nettoyer la salle
3 personnes
69
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Ranger le matériel restant
2 personnes
72
Sécuriser les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 8
Table d’accueil
Tables de buffetqté 3
Pupitre
Table des prix
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 110
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couverts de dînerqté 100
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 2
Batteries externesqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Housses de chaiseqté 90
Bannière d’anniversaire
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 90
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 10
Panneaux de récompenseqté 8
Supports de diplômeqté 10
Rubans dorésqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Bougies LEDqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Pinces de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la durée de la cérémonie et l’ordre des récompenses. Prévoyez un conducteur imprimé pour l’animateur, les jurés et l’équipe technique, avec le temps prévu pour chaque remise.
Confirmez les gagnants et faites signer les diplômes avant leur impression finale. Une vérification à J-14 laisse encore le temps de corriger un nom, un titre ou une présentation.
Fermez les inscriptions au moins 10 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le nombre de repas, les besoins alimentaires, le plan de table et les badges nominatifs à préparer.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones sans fil, la console de mixage et les câbles HDMI lors d’une répétition complète. Faites aussi fonctionner l’ordinateur avec les présentations réellement utilisées le jour J.
Planifiez les livraisons et les courses sur une feuille séparée, avec un responsable et une heure pour chacune. Les boissons, la vaisselle, les prix et les éléments de buffet sont souvent contrôlés trop tard, quand il est déjà difficile de remplacer un oubli.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une remise des prix du jubilé ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour réserver la salle, l’animateur et le traiteur, puis envoyer les invitations. Gardez les 10 derniers jours pour les inscriptions, les diplômes, le plan de salle et les tests techniques.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une remise des prix ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant l’événement, avec la date, les horaires, l’adresse et les informations de parking. Fixez une date limite de réponse entre J-14 et J-10 pour obtenir un effectif fiable.
Combien de temps avant faut-il confirmer les gagnants et les diplômes ?: Confirmez les gagnants et les jurés au plus tard 3 semaines avant la cérémonie. Faites vérifier et signer les diplômes à J-14, afin de pouvoir réimprimer les documents comportant une erreur.
Quand faire la répétition et le test technique ?: Faites une répétition complète entre J-7 et J-2, avec l’animateur, les présentations, la musique et les remises. Testez chaque microphone, le vidéoprojecteur, les haut-parleurs et les branchements le même jour.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.