Eine Jubiläumspreisverleihung organisieren
Bei einer Jubiläumspreisverleihung müssen Programm, Auszeichnungen, Gäste und Technik exakt zusammenspielen. Lege zuerst Datum, Ort und Ablauf fest, bevor du Einladungen und Bestellungen auslöst. Danach folgen Preisträger, Jury, Moderator, Gästeliste und Catering. Plane spätestens am Veranstaltungstag eine vollständige Probe ein: Mikrofone, Präsentationen, Musik, Urkunden und die Übergabe der Preise dürfen nicht zum ersten Mal live getestet werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 3
Preisträger bestätigen
2 Personen
- 4
Moderator festlegen
- 5
Jurymitglieder bestätigen
- 6
Gästeliste erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen gestalten
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Parkinformationen versenden
- 12
Catering reservieren
- 13
Getränke und Einkäufe bestellen
- 14
Preise bestellen
- 15
Urkunden prüfen
2 Personen
- 16
Urkunden unterschreiben lassen
2 Personen
- 17
Präsentationen sammeln
- 18
Musik für das Programm auswählen
- 19
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
- 20
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 21
Sitzplätze einteilen
2 Personen
- 22
Lieferungen bestätigen
- 23
Preisverleihung proben
5 Personen
- 24
Technik testen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Getränke kühlen
2 Personen
- 27
Urkunden und Preise bereitlegen
2 Personen
- 28
Programm und Wegweiser drucken
Event
- 29
Saal öffnen
2 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 32
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Licht und Hintergrund aufbauen
2 Personen
- 35
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 36
Präsentation und Musik laden
2 Personen
- 37
Mikrofone testen
2 Personen
- 38
Catering bereitstellen
3 Personen
- 39
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 40
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 41
Registrierungsliste bereitlegen
- 42
Preisträger informieren
2 Personen
- 43
Gäste empfangen
4 Personen
- 44
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 45
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 46
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
- 47
Das Programm technisch betreuen
2 Personen
- 48
Preisträger nach vorn begleiten
2 Personen
- 49
Preise und Urkunden überreichen
3 Personen
- 50
Fotomomente begleiten
2 Personen
- 51
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 52
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 53
Pause ankündigen
- 54
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 55
Buffet eröffnen
2 Personen
- 56
Buffet und Getränke auffüllen
3 Personen
- 57
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
- 58
Dessert servieren
3 Personen
- 59
Lockeren Umtrunk begleiten
3 Personen
- 60
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 61
Abschied und Transport begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Cateringreste kühlen
2 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Geräte ausschalten
2 Personen
- 67
Dekoration entfernen
3 Personen
- 68
Saal reinigen
3 Personen
- 69
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 71
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
- 72
Fotos und Dateien sichern
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Rechteckige TischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- StehtischeAnz. 8
- Empfangstisch
- BuffetischeAnz. 3
- Rednerpult
- Preistisch
- KleiderständerAnz. 3
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 110
- WeingläserAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
- Besteck für das AbendessenAnz. 100
- ServierschalenAnz. 20
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Tonmischpult
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- StuhlhussenAnz. 90
- Jubiläumsbanner
- BallonbögenAnz. 2
- BallonsAnz. 100
- BlumenarrangementsAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 90
- NamensschilderAnz. 100
- TischnummernAnz. 10
- DankeschilderAnz. 8
- UrkundenhalterAnz. 10
- Goldene BänderAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-SpotsAnz. 4
- StumpenkerzenAnz. 24
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- ServierzangenAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Datum, Saal und einem minutengenauen Programm. Reserviere den Veranstaltungsort erst, wenn Empfang, Sitzplätze, Buffet, Rednerpult und Preistisch sinnvoll untergebracht werden können.
- Bestätige Preisträger, Jurymitglieder und Moderator vor dem Versand der Einladungen. Sobald die Einladungen verschickt sind, solltest du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Parkinformationen fortlaufend erfassen.
- Bestelle Preise, Urkunden und Catering nicht erst in der letzten Woche. Prüfe die Urkunden nach dem Druck, lasse sie unterschreiben und bestätige Lieferungen spätestens einige Tage vor der Veranstaltung.
- Sammle Präsentationen, Musik und Moderationstexte in einer einzigen finalen Version. Drucke das Drehbuch zusätzlich aus, damit der Ablauf auch bei einem Laptop- oder Beamerproblem weitergehen kann.
- Plane am Veranstaltungstag mindestens 60 bis 90 Minuten für Technik und Raumaufbau ein. Teste Funkmikrofone, Tonmischpult, Lautsprecher, Beamer, Leinwand und HDMI-Verbindung mit genau den Präsentationen, die später gezeigt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jubiläumspreisverleihung planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Saal, Programm und den wichtigsten Beteiligten. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung verschickt werden.
- Wann verschickt man die Einladungen zur Jubiläumspreisverleihung?
- Versende die Einladungen 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf etwa 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung, damit Sitzplätze, Namensschilder und Catering rechtzeitig feststehen.
- Wie lange dauert eine Probe für eine Preisverleihung?
- Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für die technische Probe und den Ablauf ein. Gehe dabei jede Präsentation, jede Preisübergabe und alle Moderationsübergänge in der richtigen Reihenfolge durch.
- Wann müssen Urkunden und Preise fertig sein?
- Prüfe Namen und Auszeichnungen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Die Urkunden sollten danach unterschrieben, die Preise kontrolliert und gemeinsam mit den übrigen Lieferungen spätestens am Vortag bereitgelegt werden.
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