Zo organiseer je een jubileumpersoneelsfeest

Begin niet met versiering of muziek, maar met de gastenlijst, ruimte en datum. Daarna leg je de volgorde vast: uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verzamelen, catering bepalen en het programma voorbereiden. Plan op de dag zelf tijd voor opbouw, techniek en een laatste controle. Vooral presentaties, dieetmaaltijden, koeling en de overdracht tussen sprekers worden vaak te laat geregeld. Met dit plan houd je overzicht over 58 taken en 47 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2 personen
2
Ruimte reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Herinnering versturen
7
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
8
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Muziek afspeellijst maken
14
Presentatie voorbereiden
2 personen
15
Foto's verzamelen
2 personen
16
Sprekers instrueren
17
Tafelschikking maken
2 personen
18
Cadeau klaarzetten
2 personen
19
Ruimte controleren
2 personen
20
Tafels opstellen
4 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Buffet opbouwen
4 personen
23
Koffiepunt inrichten
2 personen
24
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
25
Presentaties testen
2 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Verlichting plaatsen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Buffetgerechten bereiden
4 personen
30
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
31
Naamkaartjes neerleggen
32
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
33
Laatste veiligheidscontrole
2 personen

Event

34
Gasten ontvangen
3 personen
35
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
36
Hapjes rondbrengen
3 personen
37
Welkomstwoord verzorgen
38
Presentatie afspelen
39
Buffet openen
2 personen
40
Buffet serveren
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Servies afruimen
3 personen
43
Dessert serveren
3 personen
44
Muziek verzorgen
45
Foto's maken
46
Cadeau overhandigen
2 personen
47
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

48
Buffet afbouwen
3 personen
49
Afval verzamelen
3 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Meubilair terugplaatsen
4 personen
52
Ruimte schoonmaken
4 personen
53
Decoratie verwijderen
2 personen
54
Apparatuur opruimen
2 personen
55
Voorraad controleren
56
Overgebleven eten verpakken
2 personen
57
Materialen retourneren
2 personen
58
Foto's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 10
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Laptops
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Lichtslangenaantal 3
Tafellampenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Fotowand
Cadeauverpakking

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 3
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodiging zodra ruimte en programma voorlopig vaststaan en zet een sluitingsdatum voor aanmeldingen. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf een herinnering, zodat je de definitieve gastenlijst en cateringhoeveelheden op tijd kunt maken.
Verwerk dieetwensen niet alleen in de gastenlijst, maar geef ze ook door aan de catering en zet dieetmaaltijden op de dag zelf apart. Controleer dit minimaal 3 dagen vooraf nog één keer tegen de definitieve lijst.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon vóór de gasten binnenkomen. Plan minstens 30 minuten voor de presentatietest en controleer ook of de juiste kabels en bestanden klaarstaan.
Koel dranken niet pas tijdens de opbouw: gebruik koelboxen en zorg dat water, wijn en andere dranken vóór aanvang koud staan. Reken per aanwezige gast op een apart waterglas en houd het koffiepunt los van het buffet.
Maak de tafelschikking voordat tafels en stoelen worden geplaatst en reserveer ruimte voor buffet, koffiepunt, kapstokken en afvalbakken. Zet cadeau, foto's en presentatiemateriaal op vaste plekken klaar, zodat ze niet tussen de catering verdwijnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumpersoneelsfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de ruimte, gastenlijst en globale planning. Verstuur de uitnodiging zodra datum, locatie en aanmeldtermijn vaststaan; sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor het feest.
Wanneer moet je de catering voor een jubileumpersoneelsfeest definitief maken?: Bepaal de hoeveelheden na het sluiten van de aanmeldingen, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Controleer dieetwensen en bijzondere maaltijden nogmaals uiterlijk 3 dagen voor het feest.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jubileumpersoneelsfeest?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, koffiepunt, servies en techniek. Trek nog 30 minuten extra uit voor het testen van presentaties, geluid en microfoon.
Wanneer stuur je een herinnering voor een jubileumpersoneelsfeest?: Stuur de herinnering 7 dagen voor het feest, met beginuur, locatie en uiterste mogelijkheid om wijzigingen door te geven. Maak daarna de definitieve gastenlijst en gebruik die voor catering en tafelschikking.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.