Cómo organizar una fiesta de aniversario para el personal

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la lista definitiva de invitados antes de calcular el catering. Recoge las preferencias dietéticas con la inscripción y separa las comidas especiales antes de montar el buffet, para que no se mezclen ni queden sin identificar.
• Envía el recordatorio varios días antes y fija una fecha límite de respuesta. Sin ese margen, es fácil comprar de menos, preparar pocas sillas o no contar con suficientes platos, vasos y copas.
• Reserva tiempo específico para enfriar las bebidas y preparar el punto de café. Coloca termos, máquinas de café, teteras, tazas y cucharillas juntos, y deja jarras de agua accesibles desde el inicio.
• Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono antes de abrir el espacio. Recopila las fotos y la presentación con antelación, e instruye a los ponentes sobre el orden y el tiempo disponible.
• Haz una comprobación final del espacio cuando ya estén montadas las mesas, sillas y buffet. Revisa también percheros, papeleras, bandejas para mantener caliente y utensilios de servicio: son elementos pequeños que suelen faltar cuando empieza el acto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de aniversario del personal?

Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el espacio, preparar la lista de invitados y enviar las invitaciones. Deja los últimos 2 o 3 días para compras, bebidas, materiales y pruebas técnicas.

¿Cuándo debo cerrar la lista de invitados y calcular el catering?

Cierra la lista definitiva entre 5 y 7 días antes del evento. Calcula entonces las cantidades del catering y la compra, manteniendo aparte las comidas especiales indicadas por los asistentes.

¿Cuándo se deben probar las presentaciones y el equipo de sonido?

Haz una prueba completa el mismo día, como mínimo 2 horas antes de la llegada de los invitados. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono con los archivos definitivos.

¿Qué se suele olvidar en una fiesta de aniversario del personal?

Suelen olvidarse las preferencias dietéticas, las bebidas frías, los utensilios del buffet y las pruebas de presentación. Haz una revisión final 60 minutos antes para comprobar comida, café, agua, vajilla y sonido.

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