Comment organiser une fête du personnel pour un anniversaire

Une fête du personnel pour un anniversaire demande surtout une bonne coordination entre les invités, le repas et les interventions prévues. Commencez par réserver la salle et fixer une date limite d’inscription, puis utilisez le nombre confirmé pour calculer le catering et le plan de table. Les besoins alimentaires, les boissons au frais et le matériel de présentation sont les points souvent réglés trop tard. Prévoyez une dernière vérification de la salle et des équipements le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Réserver la salle
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer un rappel
7
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
8
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
10
Faire les courses
3 personnes
11
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Créer la playlist musicale
14
Préparer la présentation
2 personnes
15
Rassembler les photos
2 personnes
16
Briefer les intervenants
17
Établir le plan de table
2 personnes
18
Préparer le cadeau
2 personnes
19
Vérifier l’espace
2 personnes
20
Installer les tables
4 personnes
21
Installer les chaises
3 personnes
22
Monter le buffet
4 personnes
23
Mettre en place le point café
2 personnes
24
Raccorder le matériel audio
2 personnes
25
Tester les présentations
2 personnes
26
Suspendre la décoration
3 personnes
27
Installer l’éclairage
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Préparer les plats du buffet
4 personnes
30
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
31
Déposer les badges nominatifs
32
Aménager la table d'accueil
2 personnes
33
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

34
Accueillir les invités
3 personnes
35
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
36
Distribuer les amuse-bouches
3 personnes
37
Assurer le mot de bienvenue
38
Lancer la présentation
39
Ouvrir le buffet
2 personnes
40
Servir le buffet
4 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
43
Servir le dessert
3 personnes
44
Fournir la musique
45
Prendre des photos
46
Remettre le cadeau
2 personnes
47
Annoncer le dernier tour

Suivi

48
Démonter le buffet
3 personnes
49
Rassembler les déchets
3 personnes
50
Faire la vaisselle
3 personnes
51
Remettre le mobilier en place
4 personnes
52
Nettoyer l’espace
4 personnes
53
Retirer la décoration
2 personnes
54
Ranger le matériel
2 personnes
55
Vérifier les stocks
56
Emballer les restes
2 personnes
57
Retourner les matériels
2 personnes
58
Sauvegarder les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 10
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Louchesqté 12

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Ordinateurs portables
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3
Lampes de tableqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Arche de ballons
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Mur photo
Emballage cadeau

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date limite d’inscription au moins 10 jours avant la fête. Vous pourrez alors établir la liste définitive, recueillir les besoins alimentaires restants et ajuster les quantités de catering.
Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant l’événement, avec l’horaire, l’adresse et la demande de signaler toute modification. Mettez ensuite les repas spéciaux de côté pour éviter qu’ils soient servis par erreur.
Refroidissez les boissons au moins 6 heures à l’avance. Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis contrôlez les glacières et les carafes d’eau avant l’arrivée des invités.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone 60 minutes avant le début. Ouvrez aussi la présentation et vérifiez les photos sur l’ordinateur portable utilisé pendant la fête.
Installez les tables, les chaises, le buffet et le point café dans cet ordre : circulation, repas, puis boissons chaudes. Gardez les assiettes, verres et couverts à portée du buffet et placez les poubelles avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête du personnel ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Donnez une date limite d’inscription située au moins 10 jours avant la fête pour pouvoir confirmer le repas, le plan de table et le matériel nécessaire.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une fête du personnel ?: Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en carafe et gardez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début.
Quand confirmer le nombre de repas et les besoins alimentaires ?: Faites le point 10 jours avant l’événement, juste après la clôture des inscriptions. Conservez ensuite une petite marge et identifiez séparément les repas spéciaux le jour de la fête.
Combien de temps avant tester le matériel de présentation ?: Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone 60 minutes avant l’arrivée des invités. Ouvrez chaque fichier et vérifiez les branchements, le son et les photos à afficher.

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