Zo organiseer je een jubileummis met receptie

Begin met de datum, de kerkruimte en de receptieruimte; die bepalen de rest van je planning. Verzamel daarna misintenties, stel de gastenlijst samen en leg muzikanten, zangers en catering tijdig vast. De mis vraagt een aparte voorbereiding van lezingen, gebeden, misboekjes en liturgisch materiaal. Voor de receptie werk je met een bevestigd aantal gasten, duidelijke dieetwensen en een opbouwplan voor tafels, buffet, koffie en dranken. Zo voorkom je dat de laatste controle pas op de dag zelf gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Misintenties verzamelen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aantal gasten bevestigen
8
Kerkruimte reserveren
9
Receptieruimte reserveren
10
Muzikanten en zangers vastleggen
2 personen
11
Misboekje samenstellen
2 personen
12
Misboekjes afdrukken
2 personen
13
Lezingen en gebeden controleren
2 personen
14
Kaarsen en liturgisch materiaal klaarzetten
2 personen
15
Cateringbestelling plaatsen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Koffie- en theestation voorbereiden
2 personen
21
Receptieruimte schoonmaken
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Buffettafels inrichten
3 personen
24
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Geluidsinstallatie testen
2 personen
27
Muziekinstrumenten klaarzetten
2 personen
28
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
29
Liturgische ruimte controleren
2 personen
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

31
Gasten ontvangen
3 personen
32
Misboekjes uitdelen
2 personen
33
Jubileummis begeleiden
4 personen
34
Collecte begeleiden
3 personen
35
Groepsfoto maken
2 personen
36
Gasten naar receptie begeleiden
2 personen
37
Koffie en thee serveren
4 personen
38
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
39
Toespraak aankondigen
40
Toespraak verzorgen
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Buffet aanvullen
2 personen
43
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

46
Eten en dranken opruimen
3 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Versiering verwijderen
3 personen
50
Receptieruimte schoonmaken
3 personen
51
Kerkruimte netjes achterlaten
2 personen
52
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
53
Afval afvoeren
2 personen
54
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3

Apparatuur

Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 10
Feestelijke slingersaantal 8
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 90

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met één definitief gastenaantal voor de catering. Bevestig dit uiterlijk enkele dagen vooraf, inclusief dieetwensen, zodat hapjes, broodjes, servies en glazen niet op schattingen worden gebaseerd.
Plan de liturgische voorbereiding los van de receptie. Controleer lezingen en gebeden, stel het misboekje samen en druk de boekjes pas nadat namen, teksten en volgorde definitief zijn.
Regel muziek niet als laatste onderdeel. Leg muzikanten en zangers vroeg vast en controleer vooraf waar microfoons, luidsprekers, standaards, verlengkabels en stekkerdozen komen te staan.
Maak de receptieruimte vóór de mis gereed als dat mogelijk is. Zet tafels, stoelen en buffettafels op, leg tafelkleden, servetten, borden, bestek en serveerschalen klaar en voorkom zo een lange onderbreking na de viering.
Zet dranken en koffie apart in een logische looproute. Plaats water, wijnglazen, koffie- en theebenodigdheden en gekoelde dranken zo dat gasten niet tegelijk bij het buffet en het koffiestation in de rij staan; controleer dit minstens één uur voor ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileummis met receptie?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, kerkruimte, receptieruimte, muzikanten en uitnodigingen. Plan de definitieve gastenbevestiging en dieetwensen ongeveer 1 week voor de viering.
Wanneer moet je de misintenties verzamelen?: Vraag misintenties direct bij de uitnodiging of aanmelding op, bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de jubileummis. Controleer namen en formuleringen nog één keer voordat het misboekje wordt samengesteld.
Hoeveel drank reken je voor een receptie na een mis?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon, naast koffie, thee en water. Pas de cateringbestelling aan op het definitieve aantal gasten en zet gekoelde dranken uiterlijk 1 uur vooraf klaar.
Wanneer zet je de receptieruimte klaar?: Zet tafels, stoelen, buffet, servies en decoratie bij voorkeur 2 tot 3 uur voor de receptie klaar. Controleer daarna nog één keer de koffie- en theestations, microfoons en looproutes voordat de gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.