Jubiläumsgottesdienst mit Empfang organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst die verbindlichen Eckdaten fest: Datum, Kirchenraum, Empfangsraum und Beginn. Plane für die Abstimmung mit Musikern, Sängern und Verantwortlichen mindestens eine Woche Puffer ein.
• Verschicke die Einladungen etwa sechs Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von zwei bis drei Wochen vor dem Gottesdienst. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen, damit du die Cateringmenge rechtzeitig bestätigen kannst.
• Bereite Messintentionen, Vorträge, Gebete und das Messbüchlein spätestens 14 Tage vorher gemeinsam zur Kontrolle vor. Drucke die endgültige Fassung erst nach dieser Prüfung, damit keine veralteten Texte in der Kirche liegen.
• Plane den Empfang nach der bestätigten Gästezahl: Stelle Tische, Stühle, Buffet, Geschirr und Besteck mindestens 60 Minuten vorher auf. Getränke sollten zu diesem Zeitpunkt bereits kalt stehen; Kaffee- und Teestation sowie Thermoskannen kommen kurz vor dem Eintreffen der Gäste dazu.
• Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mikrofonständer und Verlängerungskabel vor dem Gottesdienst in der tatsächlichen Aufstellung. Vergessen werden häufig Garderobenständer, ein Willkommensschild und Servierzangen am Buffet – lege diese Dinge am Vortag gesammelt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jubiläumsgottesdienst mit Empfang planen?

Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. So bleiben mindestens zwei bis drei Wochen für Rückmeldungen und etwa 14 Tage für die endgültige Abstimmung von Messbüchlein, Gebeten, Musik und Catering.

Wann sollte man die Einladungen für einen Jubiläumsgottesdienst verschicken?

Verschicke sie ungefähr sechs Wochen vor dem Termin und setze die Rückmeldefrist zwei bis drei Wochen vorher. Danach kannst du Gästezahl, Ernährungswünsche und die Bestellung für den Empfang verbindlich festlegen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für den Empfang nach dem Gottesdienst?

Plane mindestens 90 Minuten für Reinigung, Tische und Stühle, Buffet, Geschirr, Dekoration und Technik ein. Der Empfangsbereich sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn des Gottesdienstes vollständig vorbereitet sein.

Wann soll man Getränke und Kaffee für den Empfang vorbereiten?

Stelle gekühlte Getränke etwa 60 Minuten vorher bereit. Baue die Kaffee- und Teestation 20 bis 30 Minuten vor dem Empfang auf, damit Kaffee, Wasserkocher und Thermoskannen einsatzbereit sind, ohne lange warmzustehen.

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