Organiser une messe d’anniversaire avec réception

Une messe d’anniversaire suivie d’une réception demande de coordonner deux temps très différents : la célébration à l’église, puis l’accueil des invités. Commencez par bloquer la date et les deux lieux, avant de lancer les invitations. Le nombre de participants conditionne le livret de messe, le traiteur, les tables et la vaisselle. Prévoyez aussi une personne pour suivre la liturgie et une autre pour gérer la salle pendant la messe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Recueillir les intentions de messe
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer le nombre d’invités
8
Réserver l’espace de l’église
9
Réserver la salle de réception
10
Constituer musiciens et chanteurs
2 personnes
11
Composer le livret de messe
2 personnes
12
Imprimer les livrets de messe
2 personnes
13
Vérifier les lectures et les prières
2 personnes
14
Préparer les bougies et le matériel liturgique
2 personnes
15
Passer la commande traiteur
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Préparer le stand café et thé
2 personnes
21
Nettoyer la salle de réception
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer les tables de buffet
3 personnes
24
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
25
Suspendre la décoration
3 personnes
26
Tester le système de sonorisation
2 personnes
27
Installer les instruments de musique
2 personnes
28
Aménager la table d'accueil
2 personnes
29
Vérifier l’espace liturgique
2 personnes
30
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

31
Accueillir les invités
3 personnes
32
Distribuer les livrets de messe
2 personnes
33
Accompagner la messe d’anniversaire
4 personnes
34
Encadrer la collecte
3 personnes
35
Prendre une photo de groupe
2 personnes
36
Guider les invités vers la réception
2 personnes
37
Servir le café et le thé
4 personnes
38
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
39
Annoncer le discours
40
Prononcer un discours
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
43
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

46
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
49
Retirer la décoration
3 personnes
50
Nettoyer la salle de réception
3 personnes
51
Laisser l’espace de l’église propre
2 personnes
52
Ranger le matériel audio
2 personnes
53
Évacuer les déchets
2 personnes
54
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 3

Équipement

Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Guirlandes festivesqté 8
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 90

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’église et la salle avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins deux semaines entre la confirmation du nombre d’invités et la commande du traiteur pour ajuster les quantités et les besoins alimentaires.
Demandez les intentions de messe, les lectures et les prières dès le début. Faites valider le contenu du livret au moins 10 jours avant la célébration, puis imprimez-en quelques exemplaires supplémentaires.
Ne laissez pas la musique et les micros pour la dernière semaine. Constituez les musiciens et les chanteurs, puis testez les haut-parleurs, les pieds de micro, les rallonges et les multiprises lors d’une répétition.
Organisez la réception dans l’ordre où les invités l’utiliseront : tables et chaises, buffet, vaisselle, boissons au frais, puis café et thé. Installez les boissons au moins 2 heures avant l’arrivée pour éviter de servir des bouteilles encore chaudes.
Comptez les verres, assiettes, couverts et tasses à café après confirmation des invités, avec une marge d’environ 10 %. Préparez les sandwichs et en-cas le jour même, mais nettoyez et aménagez la salle la veille si possible.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une messe d’anniversaire avec réception ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date. Ce délai permet de réserver l’église et la salle, recueillir les inscriptions, préparer le livret et confirmer le traiteur.
Combien d’exemplaires du livret de messe faut-il imprimer ?: Imprimez un livret par invité ou par couple selon votre organisation, puis ajoutez 5 à 10 exemplaires de secours. Faites valider les lectures et les prières au moins 10 jours avant l’impression.
Quand confirmer le nombre d’invités au traiteur ?: Donnez une première estimation lors de la commande, puis confirmez le nombre définitif 7 à 10 jours avant la réception. Profitez-en pour transmettre les allergies et les besoins alimentaires.
Que faut-il préparer le jour de la réception ?: Installez les tables, le buffet et la vaisselle au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Mettez les boissons au frais à l’avance et gardez le café, le thé et les en-cas prêts à servir.

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