Zo organiseer je een jubileumlezing zonder last-minute stress

Een jubileumlezing vraagt om meer dan een goede spreker en een volle zaal. Je moet bezoekers ontvangen, het programma strak laten verlopen en zorgen dat beeld, geluid en catering elkaar niet in de weg zitten. Begin daarom met gastenlijst, locatie en spreker, en werk daarna naar aanmeldingen, programma en catering toe. In de laatste week draait alles om bevestigen, testen en klaarzetten: juist daar ontstaan de meeste problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2
Locatie reserveren
3
Spreker bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Programma definitief maken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering bevestigen
9
Naambadges voorbereiden
2 personen
10
Programma's afdrukken
11
Presentatie controleren
12
Techniek en kabels testen
2 personen
13
Houdbare boodschappen doen
2 personen
14
Verse boodschappen doen
2 personen
15
Sleutels en toegang regelen
16
Locatie schoonmaken
2 personen
17
Stoelen opstellen
3 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Tafeldecoratie plaatsen
2 personen
20
Techniek installeren
2 personen
21
Presentatietafel klaarzetten
2 personen
22
Registratietafel inrichten
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Buffet klaarzetten
3 personen
26
Ontvangstteam instrueren

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Spreker introduceren
31
Presentatie technisch begeleiden
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Receptiebuffet aanvullen
2 personen
34
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
35
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Buffet en bar leeghalen
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Meubilair terugplaatsen
3 personen
42
Techniek afbouwen
2 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Overgebleven eten verpakken
2 personen
45
Sleutels en materialen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 70
Gebaksbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Koffielepelsaantal 60
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Waterkannenaantal 6
Koffiethermossenaantal 4
Theepottenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 2
Kabelgotenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Jubileumbanner
Ballonnenaantal 40
Ballonnenlintaantal 2
Fotolijstenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 3
Warmhoudschalenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2
Flessenopenersaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 3
Drankenkrattenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Naambadgesaantal 60
Balpennenaantal 20
Programmafoldersaantal 65
Tafelnummersaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Tips

Leg locatie en spreker eerst vast. Controleer meteen hoeveel stoelen, tafels, kapstokken en afvalbakken beschikbaar zijn en noteer wat je zelf moet regelen.
Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en spreker bevestigd zijn. Vraag in dezelfde aanmelding naar dieetwensen, zodat je catering niet pas enkele dagen voor de lezing hoeft aan te passen.
Plan een aparte techniekcontrole vóór de eventdag. Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker met de kabels en stekkerdozen die je werkelijk gebruikt.
Richt registratie en presentatie logisch in: zet naambadges en programma’s bij de ingang en houd de presentatietafel vrij van catering. Leg verlengkabels vast met gaffer tape of kabelgoten voordat bezoekers binnenkomen.
Werk met twee boodschappenmomenten. Haal houdbare producten eerder, maar koop verse producten pas kort voor de lezing; zet dranken koud en bereid koffie en thee voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumlezing?: Leg locatie en spreker bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra die twee onderdelen bevestigd zijn en sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de lezing, zodat je catering en badges kunt afronden.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een jubileumlezing?: Zet voor elke bevestigde aanmelding één stoel klaar en reserveer 5 tot 10 procent extra plaatsen. Bij 80 aanmeldingen kom je dus uit op ongeveer 84 tot 88 stoelen, afhankelijk van je verwachte opkomst.
Wanneer moet ik de techniek voor een lezing testen?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal de controle op de eventdag minstens 60 minuten voor de start. Test niet alleen de presentatie, maar ook microfoons, luidsprekers, beeld, stroom en kabelrouting.
Wanneer regel je catering voor een jubileumlezing?: Bevestig de catering zodra het programma en het aantal aanmeldingen redelijk stabiel zijn, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de lezing door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.