Jubiläumsvortrag organisieren: von der Planung bis zum Einlass
Bei einem Jubiläumsvortrag müssen Inhalt, Gäste, Technik und Bewirtung genau zusammenspielen. Beginne mit Gästeliste, Ort und Referenten, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Programm und Ernährungswünsche; erst dann bestätigst du das Catering und bereitest Namensschilder und Programme vor. Am Veranstaltungstag entscheidet ein früher Techniktest ebenso über den Ablauf wie ein klar eingerichteter Registrierungstisch.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste zusammenstellen
- 2
Location reservieren
- 3
Referenten bestätigen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Programm finalisieren
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Catering bestätigen
- 9
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 10
Programme ausdrucken
- 11
Präsentation prüfen
- 12
Technik und Kabel testen
2 Personen
- 13
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
- 14
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
- 15
Schlüssel und Zugang organisieren
- 16
Location reinigen
2 Personen
- 17
Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Tische aufstellen
3 Personen
- 19
Tischdekoration aufstellen
2 Personen
- 20
Technik aufbauen
2 Personen
- 21
Präsentationstisch aufstellen
2 Personen
- 22
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 25
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 26
Empfangsteam einweisen
Event
- 27
Gäste empfangen
3 Personen
- 28
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 29
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 30
Sprecher vorstellen
- 31
Präsentation technisch betreuen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Empfangsbuffet auffüllen
2 Personen
- 34
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
- 35
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 36
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Buffet und Bar abbauen
3 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 39
Abfall sammeln
2 Personen
- 40
Location reinigen
3 Personen
- 41
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 42
Technik abbauen
2 Personen
- 43
Dekoration entfernen
2 Personen
- 44
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 45
Schlüssel und Materialien zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 70
- WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 70
- TortenplattenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 70
- KaffeelöffelAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- ServierschalenAnz. 10
- WasserkannenAnz. 6
- Kaffee-ThermoskannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 3
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Präsentationsklicker
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Gaffer TapeAnz. 2
- KabelkanäleAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Jubiläumsbanner
- BallonsAnz. 40
- BallonbandAnz. 2
- BilderrahmenAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
Catering
- KühlboxenAnz. 3
- WarmhalteschalenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- KorkenzieherAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 2
- EiswürfelbehälterAnz. 3
- GetränkekästenAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 60
- KugelschreiberAnz. 20
- ProgrammhefteAnz. 65
- TischnummernAnz. 8
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Tipps
- Reserviere die Location zuerst und kläre gleichzeitig Schlüssel, Zugang, Bestuhlung und Projektionsfläche. Plane mindestens 60 Minuten für Aufbau und einen zusätzlichen Rundgang vor dem Einlass ein.
- Bestätige die Referenten, bevor die Einladungen rausgehen. Bitte um Präsentationen spätestens 7 Tage vorher und prüfe Laptop, Beamer, Leinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher gemeinsam.
- Setze für Anmeldungen eine feste Frist, etwa 5 Tage vor dem Vortrag. Erfasse dabei Ernährungswünsche und übergib die endgültige Personenzahl rechtzeitig an das Catering.
- Bereite Namensschilder und gedruckte Programme nicht erst am Veranstaltungstag vor. Lege beides am Vorabend bereit und richte den Registrierungstisch so ein, dass eine Person Gäste in weniger als 2 Minuten einchecken kann.
- Kühle Getränke früh genug und stelle Kaffee, Tee und Wasser vor Beginn bereit. Halte außerdem Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Gaffer Tape griffbereit; fehlende Kabelführung wird sonst kurz vor dem Einlass zum Zeitproblem.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Jubiläumsvortrag organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher, damit Location und Referenten verfügbar sind. Die Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte die Präsentation für den Jubiläumsvortrag geprüft werden?
- Fordere die finale Datei spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an. Teste sie anschließend mindestens einmal mit dem vorgesehenen Laptop, Beamer und Präsentationsklicker.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Jubiläumsvortrag?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und Tee. Für jede weitere Stunde kannst du etwa 1 Getränk pro Person ergänzen.
- Wann muss man die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche an das Catering melden?
- Schließe die Anmeldung etwa 5 Tage vor dem Vortrag und melde die endgültige Zahl sowie alle Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vorher. So bleibt Zeit, Mengen und Speisen anzupassen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!