Cómo organizar una conferencia de aniversario sin contratiempos
Empieza por fijar el objetivo, el número de invitados y la fecha; después reserva el lugar y confirma al ponente antes de enviar las invitaciones. El programa, las inscripciones y las preferencias dietéticas deben cerrarse con tiempo para que el catering y las acreditaciones estén listos. La víspera se comprueban la presentación, los micrófonos, el proyector y todos los cables. El día del acto, separa claramente el registro, la zona de ponencias y el buffet para evitar colas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
- 2
Reservar el lugar
- 3
Confirmar ponente
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Definir el programa final
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar el catering
- 9
Preparar acreditaciones
2 personas
- 10
Imprimir programas
- 11
Comprobar la presentación
- 12
Probar la técnica y los cables
2 personas
- 13
Comprar productos no perecederos
2 personas
- 14
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
- 15
Gestionar llaves y acceso
- 16
Limpiar el lugar
2 personas
- 17
Colocar las sillas
3 personas
- 18
Montar mesas
3 personas
- 19
Colocar la decoración de la mesa
2 personas
- 20
Instalar la tecnología
2 personas
- 21
Preparar la mesa de presentación
2 personas
- 22
Montar la mesa de registro
2 personas
- 23
Enfriar las bebidas
2 personas
- 24
Preparar café y té
2 personas
- 25
Preparar el buffet
3 personas
- 26
Instruir al equipo de recepción
Evento
- 27
Recibir a los invitados
3 personas
- 28
Registrar la asistencia
2 personas
- 29
Servir café y té
2 personas
- 30
Presentar al ponente
- 31
Acompañar técnicamente la presentación
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Reponer el bufé de recepción
2 personas
- 34
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
- 35
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 36
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 37
Vaciar el bufé y el bar
3 personas
- 38
Lavar la vajilla
3 personas
- 39
Recoger la basura
2 personas
- 40
Limpiar el lugar
3 personas
- 41
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 42
Desmontar equipo técnico
2 personas
- 43
Retirar la decoración
2 personas
- 44
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 45
Devolver las llaves y los materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 70
- Platos de postrecant. 60
- Cubiertoscant. 70
- Cucharillas de cafécant. 60
- Cuencos de serviciocant. 8
- Bandejas de servircant. 10
- Jarras de aguacant. 6
- Termos de cafécant. 4
- Teterascant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Clic de presentación
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cinta gaffercant. 2
- Canaletas para cablescant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Banner de aniversario
- Globoscant. 40
- Cinta para globoscant. 2
- Marcos de fotoscant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Catering
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas térmicascant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Sacacorchoscant. 2
- Abrebotellascant. 2
- Cubiterascant. 3
- Cajas de bebidascant. 6
- Pinzas de servircant. 6
- Credencialescant. 60
- Bolígrafoscant. 20
- Folletos del programacant. 65
- Números de mesacant. 8
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Consejos
- Cierra la lista de invitados y el formulario de inscripción al menos 10 días antes. Así puedes pedir al catering el número final de raciones y separar las necesidades dietéticas sin improvisar.
- Confirma el programa definitivo y la presentación una semana antes. Pide al ponente que entregue su archivo en el formato previsto y guarda una copia en el portátil y otra en una memoria USB.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, clic de presentación, regletas y cables alargadores. Fija los cables con cinta gaffer o canaletas para que no queden sueltos.
- Prepara la mesa de registro con las acreditaciones y los programas impresos como mínimo 60 minutos antes de la llegada del público. Añade un sistema sencillo para marcar las inscripciones y detectar rápidamente quién falta.
- No dejes para la última hora las bebidas y el café. Enfría las bebidas con antelación y calcula el montaje de tazas, vasos, jarras de agua, termos, teteras, platos y cubiertos antes de abrir el buffet.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de aniversario?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá ponente, catering e inscripciones. Reserva el lugar y confirma al ponente durante la primera semana; deja la confirmación final del programa y asistentes para los últimos 7-10 días.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una conferencia?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la fecha. Mantén las inscripciones abiertas unas 3 semanas y fija una fecha límite 10 días antes para conocer asistentes, preferencias dietéticas y necesidades de acreditación.
- ¿Cuánto tiempo antes se prueba la tecnología?
- Haz una prueba completa el día anterior y repite una comprobación de 30 minutos antes de recibir al público. Revisa también los cables, las regletas, el clic de presentación y las pilas o baterías de los micrófonos inalámbricos.
- ¿Cuándo se monta una conferencia de aniversario?
- Reserva al menos 2 horas para limpiar el lugar, colocar sillas y mesas, instalar la tecnología y preparar el registro y el buffet. La mesa de acreditaciones debería estar terminada 60 minutos antes de la apertura.
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