Zo organiseer je een jubileumfeest zonder last-minute stress

Begin bij de datum, locatie en gastenlijst en werk daarna in vaste rondes naar de uitvoering toe. Reserveer catering, muziek en fotografie zodra de datum staat, want deze onderdelen bepalen vaak de rest van het programma. Verzamel dieetwensen en presentatiemateriaal ruim vóór de definitieve planning. In de laatste week draait het vooral om aantallen, tafelschikking, drukwerk, boodschappen en het klaarzetten van eten, drank en apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen registreren
5
Dieetwensen verzamelen
6
Catering reserveren
7
Muziek en apparatuur reserveren
8
Fotograaf of fotobeheer regelen
9
Programma en tijdschema maken
2 personen
10
Sprekers en jubilarissen bevestigen
11
Herinneringen aan gasten sturen
12
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
13
Tafelschikking maken
2 personen
14
Naamkaartjes maken
2 personen
15
Menukaarten en programma printen
16
Muziekselectie samenstellen
17
Presentatie en foto's verzamelen
2 personen
18
Decoratie controleren
2 personen
19
Materialen sorteren
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Taarten en desserts klaarzetten
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimte ventileren
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Buffet- en drankentafels plaatsen
3 personen
30
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
31
Buffet inrichten
4 personen
32
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
33
Geluid testen
2 personen
34
Presentatie testen
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
37
Toiletten controleren
2 personen
38
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
39
Cadeaus en jassenplek inrichten
2 personen

Event

40
Gasten ontvangen
3 personen
41
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Koffie en thee serveren
3 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Programma aankondigen
47
Toespraken begeleiden
2 personen
48
Foto's tonen
2 personen
49
Buffet openen
2 personen
50
Buffet aanvullen
4 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
53
Koffie en thee aanvullen
2 personen
54
Taart aansnijden
3 personen
55
Taart en dessert serveren
3 personen
56
Muziek verzorgen
57
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

58
Restanten veilig verpakken
3 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Servies afwassen
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Ruimte schoonmaken
4 personen
64
Toiletten schoonmaken
2 personen
65
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Jashangersaantal 60

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 70
Dinervorkenaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen voor dessertaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksborstelsaantal 2
Koks- en broodmessenaantal 4
Taartmesaantal 2
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Laptops
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Fotolijstenaantal 12
Kaarsenhoudersaantal 8
LED-kaarsenaantal 24
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 12
Programma'saantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst het programma met de momenten voor ontvangst, toespraken, eten, taart en muziek. Bevestig sprekers en jubilarissen uiterlijk twee weken vooraf en verzamel presentatie en foto’s in één map.
Stuur de uitnodiging vroeg genoeg om reacties te verzamelen. Vraag meteen naar dieetwensen en sluit de aanmeldingen ongeveer tien dagen voor het feest, zodat catering en tafelschikking op echte aantallen zijn gebaseerd.
Controleer naast tafels en stoelen ook de minder opvallende benodigdheden: naamkaartjes, menukaarten, champagneglazen, opscheptangen, taartmes, koffiezetapparaat en waterkokers. Sorteer dit per onderdeel en leg het uiterlijk de dag ervoor klaar.
Koel dranken niet pas bij aanvang. Zet water, wijn en andere dranken enkele uren vooraf koud en gebruik koelboxen voor voorraad die niet in de koelkast past.
Maak op de dag zelf één persoon verantwoordelijk voor de locatie-opening en de laatste controle. Laat diegene onder meer decoratie, garderobe, buffet, muziek, koffie en desserts nalopen voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumfeest organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 10 dagen voor het feest het definitieve aantal gasten hebt.
Wanneer moet ik catering voor een jubileumfeest reserveren?: Reserveer catering zodra datum, locatie en een voorlopige gasteninschatting bekend zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk 10 dagen voor het feest door.
Hoe maak je een tijdschema voor een jubileumfeest?: Plan eerst de vaste onderdelen: ontvangst, maaltijd, toespraken, presentatie, taart en muziek. Zet per onderdeel een begin- en eindtijd en houd 10 tot 15 minuten ruimte vrij voor uitloop.
Wanneer moet ik de spullen voor een jubileumfeest klaarzetten?: Sorteer servies, glaswerk, tafelaankleding, apparatuur en keukenmateriaal uiterlijk één dag vooraf. Koel dranken enkele uren voor de start en zet hapjes, taart en desserts pas vlak voor het serveren klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.