Organiser une fête d’anniversaire sans rien oublier

Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le reste du projet autour du nombre d’invités. Les invitations, le traiteur, la musique et les photos doivent être réservés assez tôt ; le programme et le plan de table viennent ensuite. La dernière semaine sert à confirmer les présences et les besoins alimentaires. La veille, concentre-toi sur les boissons, les encas, les desserts et le matériel, afin de garder le jour même pour l’installation et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Enregistrer les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver le catering
7
Réserver la musique et le matériel
8
Organiser le photographe ou la gestion des photos
9
Établir le programme et le planning
2 personnes
10
Confirmer les intervenants et les jubilaires
11
Envoyer des rappels aux invités
12
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
13
Établir le plan de table
2 personnes
14
Créer des badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer les menus et le programme
16
Composer la sélection musicale
17
Rassembler la présentation et les photos
2 personnes
18
Vérifier la décoration
2 personnes
19
Trier les matériaux
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Installer les gâteaux et desserts
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Aérer la salle
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer les tables de buffet et de boissons
3 personnes
30
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
31
Installer le buffet
4 personnes
32
Installer le point café et thé
2 personnes
33
Tester le son
2 personnes
34
Tester la présentation
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Déposer les badges nominatifs
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
2 personnes
38
Installer la table d’accueil
2 personnes
39
Aménager l’espace cadeaux et vestiaire
2 personnes

Événement

40
Accueillir les invités
3 personnes
41
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
42
Enregistrer la présence
2 personnes
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Annoncer le programme
47
Encadrer les discours
2 personnes
48
Afficher les photos
2 personnes
49
Ouvrir le buffet
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
51
Servir les repas diététiques
2 personnes
52
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
53
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
54
Couper le gâteau
3 personnes
55
Servir le gâteau et le dessert
3 personnes
56
Fournir la musique
57
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

58
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Faire la vaisselle
4 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Nettoyer l’espace
4 personnes
64
Nettoyer les toilettes
2 personnes
65
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 60

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 70
Verres à champagneqté 60
Cuillères à caféqté 70
Couteaux à dînerqté 70
Fourchettes de tableqté 70
Louchesqté 12
Pince de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service pour dessertqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Brosses de cuisineqté 2
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Couteau à gâteauqté 2
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Ordinateurs portables
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 12
Bougeoirsqté 8
Bougies LEDqté 24
Badges nominatifsqté 60
Cartes de menuqté 12
Programmesqté 60

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 4
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de rédiger les invitations : prévois au moins 6 semaines pour une fête avec traiteur, musique ou photographe.
Envoie les invitations 4 à 6 semaines à l’avance et demande une réponse sous 10 à 14 jours. Note séparément les allergies, régimes alimentaires et besoins particuliers.
Établis le programme 2 semaines avant la fête, puis confirme les intervenants et la personne célébrée 3 à 5 jours avant. Garde des créneaux libres entre les moments importants.
Définis le nombre final d’invités 5 à 7 jours avant afin d’ajuster le traiteur, les tables, les chaises et la vaisselle. Prépare aussi le plan de table et les badges nominatifs à ce moment-là.
La veille, refroidis les boissons, prépare les encas et vérifie les plateaux, ustensiles, machines à café, bouilloires et glacières. Ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer le buffet et les desserts.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête d’anniversaire ?: Prévois 4 à 6 semaines pour une fête avec plusieurs prestataires. Pour un repas simple à domicile, 2 à 3 semaines peuvent suffire, mais réserve rapidement le traiteur et le matériel disponibles sur une seule date.
Quand envoyer les invitations pour une fête d’anniversaire ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la fête. Fixe une date limite de réponse 10 à 14 jours plus tard, afin d’avoir le nombre final d’invités au moins 5 jours avant l’événement.
Quand confirmer le nombre d’invités au traiteur ?: Confirme le nombre définitif 5 à 7 jours avant la fête, selon les conditions du traiteur. Profite de ce délai pour transmettre les allergies, les régimes alimentaires et les éventuelles modifications du plan de table.
Que préparer la veille d’une fête d’anniversaire ?: La veille, refroidis les boissons, prépare les encas, vérifie la décoration et rassemble la vaisselle et le matériel de service. Prépare également les menus, le programme, les photos et les desserts pour limiter les tâches le jour même.

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