Cómo organizar una fiesta de aniversario paso a paso
Empieza por fijar la fecha y el lugar, porque de eso dependen los proveedores, el número de invitados y la distribución del espacio. Después envía las invitaciones, recoge las preferencias alimentarias y cierra el catering, la música y la fotografía. Durante las últimas semanas, convierte las respuestas en un número definitivo y prepara el programa, las mesas y los materiales. La víspera se centra en enfriar bebidas, dejar listos los postres y comprobar que nada falte al abrir el lugar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Redactar invitaciones
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Registrar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Reservar el catering
- 7
Reservar música y equipo
- 8
Gestionar fotógrafo o gestión fotográfica
- 9
Crear el programa y el horario
2 personas
- 10
Confirmar a los ponentes y homenajeados
- 11
Enviar recordatorios a los invitados
- 12
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
- 13
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
- 14
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 15
Imprimir los menús y el programa
- 16
Preparar la selección musical
- 17
Reunir la presentación y las fotos
2 personas
- 18
Comprobar la decoración
2 personas
- 19
Clasificar los materiales
2 personas
- 20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
4 personas
- 24
Preparar tartas y postres
2 personas
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Ventilar el espacio
2 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Colocar las mesas del bufé y de bebidas
3 personas
- 30
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
- 31
Montar el buffet
4 personas
- 32
Montar el punto de café y té
2 personas
- 33
Probar el sonido
2 personas
- 34
Probar la presentación
2 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
- 36
Colocar los carteles de nombre
2 personas
- 37
Comprobar los baños
2 personas
- 38
Preparar la mesa de recepción
2 personas
- 39
Montar el espacio para regalos y abrigos
2 personas
Evento
- 40
Recibir a los invitados
3 personas
- 41
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 42
Registrar la asistencia
2 personas
- 43
Servir café y té
3 personas
- 44
Servir aperitivos
4 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Anunciar el programa
- 47
Coordinar los discursos
2 personas
- 48
Mostrar fotos
2 personas
- 49
Abrir el buffet
2 personas
- 50
Reponer el bufé
4 personas
- 51
Servir comidas especiales
2 personas
- 52
Recoger la vajilla usada
3 personas
- 53
Reponer café y té
2 personas
- 54
Cortar la tarta
3 personas
- 55
Servir pastel y postre
3 personas
- 56
Proporcionar la música
- 57
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 58
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
- 59
Recoger la basura
3 personas
- 60
Lavar la vajilla
4 personas
- 61
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 62
Retirar la decoración
3 personas
- 63
Limpiar el espacio
4 personas
- 64
Limpiar los baños
2 personas
- 65
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 66
Apagar el equipo
2 personas
- 67
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 60
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 70
- Copas de champáncant. 60
- Cucharillas de cafécant. 70
- Cuchillos de cenacant. 70
- Tenedores de cenacant. 70
- Cucharonescant. 12
- Pinzas para servircant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servir el postrecant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cepillos de cocinacant. 2
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cuchillo para tartacant. 2
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Equipo de sonido
- Micrófonoscant. 2
- Portátiles
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Porta-servilletascant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Marcos de fotoscant. 12
- Portavelascant. 8
- Velas LEDcant. 24
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Cartas del menúcant. 12
- Programascant. 60
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha límite de respuesta 10 días antes de la celebración. Así podrás confirmar el catering y calcular las mesas sin trabajar con estimaciones.
- Cierra el número definitivo de invitados entre 7 y 10 días antes. En ese momento confirma también las dietas, prepara las tarjetas con nombres y ajusta platos, vasos, sillas y cubiertos al número real.
- Prepara el programa con horarios concretos: recepción, comida, brindis, intervenciones, presentación de fotos y tarta. Entrega a cada ponente u homenajeado su hora de participación al menos 3 días antes.
- Haz la compra y clasifica los materiales el día anterior. Enfría las bebidas con tiempo, deja separados los utensilios del buffet y comprueba especialmente el cuchillo para tarta, las bandejas de postre, las cafeteras y las teteras.
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los invitados para abrir el lugar y revisar mesas, sillas, decoración, música, presentación y fotografías. Los detalles audiovisuales y la distribución de las mesas suelen ser lo último que se comprueba y lo primero que causa retrasos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de aniversario?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá catering, música, fotógrafo o una presentación. Las invitaciones deberían salir al menos 4 semanas antes y las confirmaciones cerrarse 7-10 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados?
- Confírmalo entre 7 y 10 días antes de la fiesta. Usa esa cifra para ajustar el catering, las mesas, las sillas, la vajilla, las tarjetas con nombres y los menús.
- ¿Qué se prepara el día anterior en una fiesta de aniversario?
- El día anterior conviene hacer la compra, clasificar los materiales, revisar la decoración y preparar tartas, postres y aperitivos que puedan conservarse. También puedes enfriar las bebidas y dejar reunidas la presentación y las fotos.
- ¿A qué hora hay que llegar para preparar la fiesta?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes de que lleguen los invitados. Ese margen permite abrir el lugar, colocar las mesas, revisar la música y comprobar que el programa, las bebidas, la decoración y el equipo estén listos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!