Zo organiseer je een jubileumconcert

Begin met datum, programma en locatie voordat je artiesten en techniek vastlegt. Bij een jubileumconcert moeten podium, stoelen, geluid, verlichting en artiestenlogistiek op elkaar aansluiten. Werk daarna de begroting, vergunningen en verzekering uit en leg reserveringen schriftelijk vast. Verstuur uitnodigingen pas wanneer programma, route, parkeren en aanmeldwijze duidelijk zijn. In de laatste weken controleer je dieetwensen, toegankelijkheid, technische informatie en alle leveringen aan de hand van één draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Artiesten bevestigen
2 personen
4
Technische wensen verzamelen
2 personen
5
Geluidstechniek reserveren
6
Catering reserveren
7
Fotograaf reserveren
8
Vergunningen controleren
9
Verzekering controleren
10
Begroting vastleggen
2 personen
11
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
12
Gastenlijst samenstellen
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Parkeerinformatie versturen
17
Programma drukken
2 personen
18
Naambadges maken
2 personen
19
Artiesteninformatie versturen
20
Technisch draaiboek drukken
2 personen
21
Cateringlijst controleren
2 personen
22
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
23
Toegankelijkheid controleren
2 personen
24
Route naar locatie controleren
25
Reserveringen bevestigen
2 personen
26
Instrumenten controleren
2 personen
27
Decoratie verzamelen
2 personen
28
Voorraad servies controleren
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Dranken koelen
2 personen
32
Programma's klaarleggen
2 personen
33
Locatiesleutels ophalen

Event

34
Locatie openen
2 personen
35
Podiumdelen plaatsen
4 personen
36
Stoelen opstellen
4 personen
37
Tafels opstellen
3 personen
38
Geluidsapparatuur plaatsen
4 personen
39
Verlichting installeren
3 personen
40
Instrumenten klaarzetten
3 personen
41
Versiering ophangen
3 personen
42
Entree inrichten
2 personen
43
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
44
Koffiepunt inrichten
2 personen
45
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
46
Artiesten ontvangen
2 personen
47
Artiestenbriefing geven
2 personen
48
Deuren openen
3 personen
49
Gasten ontvangen
4 personen
50
Programma's uitdelen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Concert aankondigen
55
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
56
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
57
Licht tijdens concert bedienen
58
Geluidsinstallatie bedienen
2 personen
59
Artiesten begeleiden
60
Afscheidswoord verzorgen
61
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

62
Restanten veilig verpakken
3 personen
63
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
64
Instrumenten inladen
3 personen
65
Meubilair afbreken
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
72
Foto's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Concertstoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Afzetpalenaantal 8
Lessenaar
Artiestentafelaantal 2
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 6
DI-boxenaantal 6
XLR-kabelsaantal 14
Jackkabelsaantal 10
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 20
Muziekstandaardsaantal 20
Instrumentkabelsaantal 10
Ticketstempelaantal 2
Portofoonsaantal 6
Presentatiemicrofoon
Laptop
USB-stickaantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Noodverlichtingslampenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Koffieschotelsaantal 100
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 12
LED-kaarsenaantal 24
Fotopanelenaantal 3
Ballonnenaantal 100

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen direct per artiest vast: aantal microfoons, DI-boxen, monitoren, muziekstandaards en benodigde instrumentkabels. Zo kan de geluidstechniek een complete set met mengtafel, luidsprekers en XLR-kabels reserveren in plaats van op de dag zelf ontbrekende aansluitingen te ontdekken.
Plan de zaalindeling vóór je meubilair bestelt. Meet hoeveel ruimte het podium, de podiumtrap, concertstoelen, buffettafels en garderoberekken innemen en houd looppaden vrij voor bezoekers en artiesten.
Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften tegelijk met de aanmeldingen. Stuur parkeerinformatie en de route uiterlijk één week vooraf mee; bezoekers die dit pas op de concertdag moeten uitzoeken, komen sneller te laat.
Maak naast het artistieke programma een technisch draaiboek met opbouw, soundcheck, pauze en afbouw. Vermeld daarin ook wie verantwoordelijk is voor stroomhaspels, stekkerdozen, kabelmatten, podiumspots en noodverlichting.
Controleer reserveringen twee keer: ongeveer vier weken vooraf en opnieuw drie werkdagen voor het concert. Kijk dan niet alleen naar artiesten en catering, maar ook naar fotograaf, vergunningen, verzekering, stoelen, wijnglazen en de levering van alle techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Artiesten, geluidstechniek en catering leg je daarna zo snel mogelijk vast, omdat die onderdelen vaak bepalend zijn voor de beschikbare datum.
Welke techniek heb je nodig voor een jubileumconcert?: Reken minimaal op een mengtafel, luidsprekers, podiummonitoren, microfoons, microfoonstandaards, DI-boxen en passende kabels. Laat uiterlijk 8 weken vooraf per artiest controleren hoeveel kanalen, monitoren en stroompunten nodig zijn.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumconcert?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf, zodra datum, locatie en programma vaststaan. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het concert zodat je catering, stoelen, naambadges en programmadrukwerk kunt afronden.
Wanneer maak je het draaiboek voor een jubileumconcert?: Maak een eerste versie 4 weken vooraf en werk die uiterlijk 1 week voor het concert bij. Neem tijden voor opbouw, soundcheck, ontvangst, pauze, catering, fotografie en afbouw op, plus de namen van de verantwoordelijken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.