Cómo organizar un concierto de aniversario sin contratiempos
Organizar un concierto de aniversario exige coordinar programa, artistas, espacio, técnica e invitados en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, el presupuesto y el lugar; después confirma a los artistas y reúne sus necesidades técnicas antes de contratar el sonido y la iluminación. Los permisos, el seguro y la accesibilidad suelen dejarse para el final, cuando ya pueden causar cambios costosos. Reserva también con tiempo el catering, el fotógrafo y todo el mobiliario necesario para escenario, público y vestuario.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Confirmar a los artistas
2 personas
- 4
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 5
Reservar equipo de sonido
- 6
Reservar el catering
- 7
Reservar fotógrafo
- 8
Comprobar permisos
- 9
Comprobar el seguro
- 10
Fijar el presupuesto
2 personas
- 11
Diseñar invitaciones
2 personas
- 12
Elaborar la lista de invitados
2 personas
- 13
Enviar invitaciones
2 personas
- 14
Gestionar inscripciones
2 personas
- 15
Recoger preferencias dietéticas
- 16
Enviar la información de aparcamiento
- 17
Imprimir el programa
2 personas
- 18
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
- 19
Enviar la información de los artistas
- 20
Imprimir el plan técnico
2 personas
- 21
Comprobar la lista de catering
2 personas
- 22
Elaborar la lista de la compra
2 personas
- 23
Comprobar la accesibilidad
2 personas
- 24
Comprobar la ruta al lugar
- 25
Confirmar las reservas
2 personas
- 26
Comprobar instrumentos
2 personas
- 27
Recoger la decoración
2 personas
- 28
Comprobar el stock de vajilla
- 29
Hacer la compra
3 personas
- 30
Preparar aperitivos
4 personas
- 31
Enfriar bebidas
2 personas
- 32
Preparar los programas
2 personas
- 33
Recoger las llaves del recinto
Evento
- 34
Abrir la ubicación
2 personas
- 35
Colocar las piezas del escenario
4 personas
- 36
Colocar las sillas
4 personas
- 37
Montar mesas
3 personas
- 38
Colocar el equipo de sonido
4 personas
- 39
Instalar la iluminación
3 personas
- 40
Preparar los instrumentos
3 personas
- 41
Colgar la decoración
3 personas
- 42
Montar la entrada
2 personas
- 43
Montar el bufé de catering
4 personas
- 44
Montar el punto de café
2 personas
- 45
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
- 46
Recibir a los artistas
2 personas
- 47
Dar la briefing a los artistas
2 personas
- 48
Abrir las puertas
3 personas
- 49
Recibir a los invitados
4 personas
- 50
Repartir programas
2 personas
- 51
Servir café y té
3 personas
- 52
Servir aperitivos
4 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Anunciar el concierto
- 55
Reponer el bufé del descanso
3 personas
- 56
Guiar al público al recinto
3 personas
- 57
Controlar la iluminación durante el concierto
- 58
Operar el sistema de sonido
2 personas
- 59
Acompañar a los artistas
- 60
Dar el discurso de despedida
- 61
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 62
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
- 63
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
- 64
Cargar los instrumentos
3 personas
- 65
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 66
Lavar la vajilla
3 personas
- 67
Recoger la basura
3 personas
- 68
Limpiar el lugar
4 personas
- 69
Retirar la decoración
2 personas
- 70
Devolver los materiales
2 personas
- 71
Devolver los artículos prestados
2 personas
- 72
Guardar fotos de forma segura
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenario
- Sillas de conciertocant. 160
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillas del vestuariocant. 12
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 180
- Postes separadorescant. 8
- Atril
- Mesa para artistascant. 2
- Taburetescant. 6
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 6
- Cables XLRcant. 14
- Cables jackcant. 10
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 10
- Alfombrillas para cablescant. 20
- Atrilescant. 20
- Cables de instrumentoscant. 10
- Sello de entradacant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Micrófono de presentación
- Portátil
- Memoria USBcant. 2
Iluminación
- Focos de escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Iluminación ambientalcant. 12
- Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4
Vajilla
- Copas de vinocant. 180
- Vasos para aguacant. 180
- Tazas de cafécant. 100
- Platillos de cafécant. 100
- Platoscant. 180
- Tenedorescant. 180
- Cuchilloscant. 180
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Banner de aniversariocant. 2
- Arreglos floralescant. 8
- Manteles runnerscant. 12
- Velas LEDcant. 24
- Paneles fotográficoscant. 3
- Globoscant. 100
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Papeleracant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el programa y el presupuesto. No confirmes artistas ni envíes invitaciones hasta saber qué incluye el lugar y qué gastos técnicos quedan fuera.
- Pide las necesidades técnicas de cada artista al menos 4 semanas antes. Con esa información puedes comprobar mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, soportes, cajas DI, cables y alimentación eléctrica.
- Comprueba permisos, seguro y accesibilidad antes de publicar la invitación, idealmente 6 semanas antes. Revisa también la ruta al lugar y prepara la información de aparcamiento para enviarla con la confirmación.
- Calcula el montaje por zonas: escenario, público, vestuario y catering. Reserva con antelación las piezas de escenario, la escalera, las sillas, las mesas, los percheros y los postes separadores; suelen faltar cuando se confirma el aforo definitivo.
- Haz una comprobación final 48 horas antes con el lugar, artistas, catering, fotógrafo y proveedores técnicos. Imprime el programa y el plan técnico, prepara las identificaciones y verifica las preferencias dietéticas registradas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de aniversario?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen con el lugar, los artistas, los permisos y el equipo técnico. Reserva catering, fotógrafo y sonido en cuanto se confirme la fecha.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto, cuando ya tengas lugar, horario y programa confirmados. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas aproximadamente 10 días antes.
- ¿Qué hay que comprobar con los artistas antes de contratar el sonido?
- Pide una lista técnica por escrito al menos 4 semanas antes: número y tipo de micrófonos, monitores, cajas DI, soportes, cables y conexiones de instrumentos. Confirma también los horarios de llegada y la información que necesitan del lugar.
- ¿Cuándo se revisan los permisos y el seguro del concierto?
- Haz la primera comprobación al reservar el lugar y deja la documentación cerrada como mínimo 6 semanas antes. Vuelve a verificarla 7 días antes, junto con la accesibilidad, la ruta de llegada y las reservas de proveedores.
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