Ein Jubiläumskonzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere die Location, bevor du Künstler oder Catering verbindlich bestätigst. Prüfe dabei auch, ob Bühne, Konzertstühle und Backstage- oder Umkleidebereiche tatsächlich hineinpassen.
• Sammle die technischen Anforderungen jedes Künstlers schriftlich und übergib sie gebündelt an die Tontechnik. Kläre unter anderem Mischpult, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und die benötigte Bühnenbeleuchtung.
• Plane Genehmigungen und Versicherung nicht erst kurz vor dem Konzert. Kläre spätestens mehrere Wochen vorher, ob für Veranstaltung, Ausschank, Musik oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen Unterlagen erforderlich sind.
• Verschicke Einladungen erst, wenn Startzeit, Adresse und Rückmeldefrist feststehen. Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und Parkbedarf in einer Liste und sende Parkinformationen spätestens eine Woche vor dem Konzert.
• Drucke Programm und technisches Ablaufskript erst nach der letzten Programmänderung. Bestätige Reservierungen, Cateringliste und Künstlerinformationen 48 bis 72 Stunden vor Beginn und lege Kabelmatten, Notenständer und Notbeleuchtung für den Aufbau bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumskonzert organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Datum, Budget und Location. Künstler, Tontechnik und Catering sollten spätestens 3 bis 4 Monate vor dem Konzert verbindlich bestätigt sein.

Wann sollte man die Einladungen für ein Jubiläumskonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf 2 bis 3 Wochen vor dem Konzert, damit Catering, Namensschilder und Sitzplanung rechtzeitig angepasst werden können.

Was muss man bei der Konzerttechnik vorher klären?

Hole die technischen Anforderungen mindestens 4 Wochen vorher bei allen Künstlern ein. Prüfe danach Eingänge, Mikrofone, Monitore, DI-Boxen, Kabel, Stromanschlüsse und den Ablauf des Soundchecks gemeinsam mit der Tontechnik.

Wann bestätigt man Catering und Reservierungen endgültig?

Prüfe die Cateringliste und alle Reservierungen 48 bis 72 Stunden vor dem Konzert. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch Ernährungswünsche, Gläser, Tische, Stühle und die endgültige Gästezahl feststehen.

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