Zo organiseer je een jubileumbridgedrive

Een jubileumbridgedrive organiseren begint niet met de versiering, maar met het aantal deelnemers en de wedstrijdopzet. Daarna leg je de locatie, tafelindeling, catering en prijzen vast, zodat je weet wat er op de dag nodig is. Plan de registratie en scoreverwerking afzonderlijk: daar ontstaan de meeste vertragingen. Met een vaste volgorde controleer je bovendien op tijd dieetwensen, bridge-materialen, route-informatie en jubileumattenties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst samenstellen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Prijzen voor bridgedrive bestellen
8
Catering reserveren
9
Locatie en zaalindeling bevestigen
10
Bridgewedstrijdschema maken
11
Tafelnummering voorbereiden
12
Scorekaarten en loopbriefjes printen
13
Programma en routebeschrijving printen
14
Prijzen en jubileumattenties controleren
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Catering en dieetmaaltijden bevestigen
18
Dranken en gekoelde producten inkopen
2 personen
19
Jubileumdecoratie voorbereiden
2 personen
20
Materialen naar locatie brengen
2 personen
21
Zaal ventileren en controleren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Bridgehoezen en kaarten klaarleggen
2 personen
24
Scoretafel inrichten
2 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen
26
Buffet en koffiestation opstellen
3 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Prijzen en attenties uitstallen

Event

30
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
31
Deelnemers registreren
2 personen
32
Programma toelichten
33
Eerste bridgeronde begeleiden
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Scorekaarten innemen
2 personen
36
Tweede bridgeronde begeleiden
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes uitserveren
2 personen
39
Scores controleren
2 personen
40
Buffet openen
3 personen
41
Buffet aanvullen
2 personen
42
Derde bridgeronde begeleiden
2 personen
43
Servies en glazen verzamelen
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Eindscores berekenen
2 personen
46
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
47
Jubileumwoord uitspreken
48
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

49
Bridgekaarten en materialen verzamelen
3 personen
50
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
53
Zaal schoonmaken
3 personen
54
Decoratie verwijderen
2 personen
55
Overgebleven catering verpakken
2 personen
56
Materialen terugbrengen
2 personen
57
Geleende spullen retourneren
2 personen
58
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bridgetafelsaantal 12
Stoelenaantal 52
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Koffiepottenaantal 4
Theepottenaantal 2

Apparatuur

Bridgekaartenaantal 24
Kaartenhoezenaantal 12
Biedbakkenaantal 12
Rekenmachinesaantal 2
Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3

Decoratie

Jubileumbanner
Tafeldecoratiesaantal 12
Ballonnenaantal 40
Ballonpomp
Lichtslingersaantal 3

Catering

Boodschappen
Buffetwarmhoudersaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Overig

Tafelnummerkaartenaantal 12
Scorekaartenaantal 120
Loopbriefjesaantal 60
Pennensetsaantal 24
Naamstickersaantal 60
Clipboardsaantal 4
Prijstrofeeënaantal 6
Jubileumattentiesaantal 48
Printpapier
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 3

Tips

Begin 8 tot 10 weken vooraf met de deelnemerslijst en uitnodigingen. Vraag direct naar dieetwensen en sluit de aanmeldingen op een vaste datum, zodat je het aantal tafels, maaltijden en prijzen kunt bepalen.
Maak het bridgewedstrijdschema voordat je de zaalindeling definitief maakt. Nummer de tafels en leg per tafel de bridgekaarten, kaartenhoezen, biedbakken, scorekaarten en loopbriefjes klaar.
Bevestig locatie en catering uiterlijk 2 weken vooraf nogmaals schriftelijk. Controleer daarbij niet alleen het hoofdmenu, maar ook het aantal dieetmaaltijden, de serveertijden en de plek van de buffettafels.
Richt op de dag zelf eerst de registratie- en scoretafel in en test laptop, printer, rekenmachines, verlengsnoeren en stekkerdozen. Leg programma, routebeschrijving en tafelnummering klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Plan minimaal 90 minuten voor het opstellen van tafels en stoelen, het ventileren van de zaal en het klaarzetten van kaarten en catering. Breng decoratie, prijzen en overige materialen gebundeld naar de locatie, zodat niets in de auto of thuis achterblijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumbridgedrive?: Begin ongeveer 8 tot 10 weken vooraf met deelnemers, uitnodigingen en locatie. Rond 2 weken voor de drive de catering, dieetmaaltijden, prijzen en zaalindeling definitief af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bridgedrive klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, scoreverwerking, bridge-materialen en catering. Plan extra tijd als materialen nog naar de locatie moeten worden gebracht.
Wanneer moet je de catering voor een jubileumbridgedrive bevestigen?: Bevestig het aantal maaltijden en dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf. Controleer de bestelling nogmaals op de dag ervoor, inclusief dranken, gekoelde producten en het tijdstip waarop de catering arriveert.
Wat moet er op de registratietafel liggen?: Leg daar de deelnemerslijst, tafelnummering, programma en routebeschrijving klaar. Zorg dat de registratie minstens 30 minuten voor de start open kan, zodat binnenkomende deelnemers niet tegelijk met de wedstrijdvoorbereiding worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.