Zo organiseer je een jubileumbenefiet

Begin een jubileumbenefiet niet met de uitnodiging, maar met het doel, de begroting en de datum. Leg daarna de locatie, het programma en de manier van doneren vast, zodat je weet wat je gasten kunt beloven. Vervolgens regel je de aanmeldingen, dieetwensen, veilingitems en tafelindeling. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen en klaarzetten: van naamkaartjes en tafelnummers tot koude dranken, hapjes en desserts.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Begroting opstellen
2 personen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Fondsenwervingsdoel bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Herinnering versturen
10
Gastenlijst definitief maken
2 personen
11
Tafelindeling maken
2 personen
12
Reserveringen bevestigen
13
Veilingitems verzamelen
2 personen
14
Veilinglijst opstellen
15
Sprekers bevestigen
16
Muziekprogramma bevestigen
17
Betaalwijze voor donaties regelen
2 personen
18
Donatiekaarten voorbereiden
2 personen
19
Naamkaartjes maken
2 personen
20
Draaiboek printen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Verse producten ophalen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Desserts voorbereiden
2 personen
26
Buffetgerechten voorbereiden
4 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
30
Servies klaarzetten
3 personen
31
Buffet opbouwen
4 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Fotowand opbouwen
2 personen
34
Verlichting plaatsen
2 personen
35
Geluidsapparatuur testen
2 personen
36
Presentatietafel inrichten
2 personen
37
Veilingitems uitstallen
2 personen
38
Registratietafel inrichten
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Entree en garderobe openen
2 personen
41
Gasten registreren
3 personen
42
Welkomstdrank serveren
3 personen
43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Openingswoord begeleiden
46
Presentatie jubileum verzorgen
2 personen
47
Muziekoptreden begeleiden
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Buffet openen
2 personen
50
Buffet serveren
4 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Tafels afruimen
3 personen
53
Veiling toelichten
54
Benefietveiling begeleiden
3 personen
55
Biedingen registreren
2 personen
56
Donaties verzamelen
2 personen
57
Dankwoord uitspreken
58
Dessert en koffie serveren
3 personen
59
Gasten uitzwaaien
2 personen
60
Veilingopbrengst veiligstellen
2 personen
61
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Nazorg

62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Veilingwinnaars informeren
71
Openstaande betalingen opvolgen
72
Opbrengst overboeken
2 personen
73
Bedankbericht versturen
2 personen
74
Foto's met gasten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Cocktailtafelsaantal 4
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Presentatietafel
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Waterkaraffenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Servettenaantal 120
Tafellopersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Fotowandachtergrond
Fotowandstandaard
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 10
Kaarsenhoudersaantal 20
Ledkaarsenaantal 30
Jubileumletters
Tafeldecoratieaantal 10
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8
Kabelbinders
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Muziekinstrumentenaantal 3
Muziekstandaardsaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveerbestekaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen
Buffetwarmersaantal 6
Serveertraysaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Wijnopenersaantal 4
IJslepelsaantal 4
Kannenaantal 12
Koelelementenaantal 20
Kurkentrekkeraantal 4

Registratie

Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Gastenlijsthoudersaantal 2
Donatiebussenaantal 3
Betaalterminalaantal 2
Kleingeldkassa

Veiling

Veilingnummersaantal 100
Veilinghamer
Veilingbord
Biedformulierenaantal 100
Klembordenaantal 20
Opbergkrattenaantal 10
Cadeautassenaantal 50

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 3
Kabelmattenaantal 6

Tips

Bepaal eerst het fondsenwervingsdoel en zet alle verwachte kosten in één begroting. Reserveer daarnaast een aparte post voor betaal- of transactiekosten en onvoorziene uitgaven.
Werk met vaste deadlines: verstuur uitnodigingen enkele weken vooraf, sluit de gastenlijst uiterlijk 7 dagen voor het benefiet en stuur daarna de herinnering met tijd, locatie en programma.
Bevestig sprekers, muziek en veilingitems niet alleen mondeling. Leg per onderdeel de naam, aankomsttijd, benodigde techniek en volgorde vast in het draaiboek.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal door voordat je boodschappen doet. Haal verse producten pas kort voor het diner op en bereid hapjes en desserts volgens een tijdschema.
Test de donatiewerkwijze vóór de ontvangst van de gasten. Leg donatiekaarten en de gekozen betaalwijze bij de registratietafel klaar, naast naamkaartjes, de gastenlijst en een pen.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumbenefiet?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor het benefiet. Zo hebben gasten tijd om zich aan te melden en kun je dieetwensen, tafelindeling en catering uiterlijk 7 dagen vooraf afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumbenefiet te organiseren?: Reken op minimaal 8 weken voor een kleinschalig jubileumbenefiet en 3 tot 6 maanden als er een veiling, meerdere sprekers of uitgebreide catering is. Leg datum, locatie, begroting en fondsenwervingsdoel als eerste vast.
Wanneer maak je de tafelindeling voor een benefiet?: Maak de tafelindeling nadat de aanmeldingen zijn gesloten, meestal 5 tot 7 dagen voor het evenement. Dan kun je dieetwensen, afmeldingen en speciale zitplaatsen nog verwerken voordat je tafelnummers en naamkaartjes maakt.
Wanneer bereid je eten en drinken voor een jubileumbenefiet?: Zet dranken enkele uren voor ontvangst koud en bereid hapjes en desserts volgens een planning op de dag zelf of de dag ervoor. Verse producten haal je zo laat mogelijk op, zodat ze tijdens het diner goed blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.