Jubileumbenefiet organiseren: complete checklist
Een jubileumbenefiet vraagt om twee planningen tegelijk: een verzorgd jubileumprogramma en een duidelijke route naar donaties. Leg eerst datum, locatie, begroting en fondsenwervingsdoel vast. Werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen, veilingitems en sprekers. In de laatste week draait alles om bevestigingen, tafelindeling, draaiboek en betalingen; op de dag zelf moeten registratie, catering en programma zonder zoekwerk kunnen doorlopen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Fondsenwervingsdoel bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Gastenlijst definitief maken
2 personen
Tafelindeling maken
2 personen
Reserveringen bevestigen
Veilingitems verzamelen
2 personen
Veilinglijst opstellen
Sprekers bevestigen
Muziekprogramma bevestigen
Betaalwijze voor donaties regelen
2 personen
Donatiekaarten voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Draaiboek printen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Buffetgerechten voorbereiden
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Veilingitems uitstallen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Entree en garderobe openen
2 personen
Gasten registreren
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Openingswoord begeleiden
Presentatie jubileum verzorgen
2 personen
Muziekoptreden begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Veiling toelichten
Benefietveiling begeleiden
3 personen
Biedingen registreren
2 personen
Donaties verzamelen
2 personen
Dankwoord uitspreken
Dessert en koffie serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Veilingopbrengst veiligstellen
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Veilingwinnaars informeren
Openstaande betalingen opvolgen
Opbrengst overboeken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's met gasten delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Rechthoekige tafelsaantal 10
- Cocktailtafelsaantal 4
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
- Presentatietafel
- Garderoberekkenaantal 2
- Krukkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Dinerbesteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
- Waterkaraffenaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 14
- Servettenaantal 120
- Tafellopersaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Bloemstukkenaantal 10
- Lichtslingersaantal 6
- Fotowandachtergrond
- Fotowandstandaard
- Welkomstbord
- Tafelnummersaantal 10
- Kaarsenhoudersaantal 20
- Ledkaarsenaantal 30
- Jubileumletters
- Tafeldecoratieaantal 10
- Krijtbordenaantal 4
- Krijtstiftenaantal 8
- Kabelbinders
- Plakbandaantal 4
- Schaaraantal 4
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare batterijenaantal 12
- Muziekinstrumentenaantal 3
- Muziekstandaardsaantal 3
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Serveerbestekaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- IJsblokjesbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
- Buffetwarmersaantal 6
- Serveertraysaantal 12
- Drankdispensersaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Wijnopenersaantal 4
- IJslepelsaantal 4
- Kannenaantal 12
- Koelelementenaantal 20
- Kurkentrekkeraantal 4
Registratie
- Naamkaartjesaantal 100
- Pennenaantal 20
- Gastenlijsthoudersaantal 2
- Donatiebussenaantal 3
- Betaalterminalaantal 2
- Kleingeldkassa
Veiling
- Veilingnummersaantal 100
- Veilinghamer
- Veilingbord
- Biedformulierenaantal 100
- Klembordenaantal 20
- Opbergkrattenaantal 10
- Cadeautassenaantal 50
Schoonmaak
- Vuilnisbakkenaantal 8
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 2
Veiligheid
- Zaklampenaantal 3
- Kabelmattenaantal 6
Tips
- Plan de uitnodigingen niet te vroeg zonder antwoordtermijn: vraag gasten uiterlijk 2 tot 3 weken voor het benefiet te reageren, zodat dieetwensen en de definitieve gastenlijst nog bruikbaar zijn.
- Maak het fondsenwervingsdoel zichtbaar in het programma en bereid de donatiekaarten en betaalwijze uiterlijk 1 week vooraf voor. Test een betaling vooraf, niet pas tijdens de avond.
- Bevestig veilingitems en sprekers uiterlijk 2 weken voor het evenement. Noteer per veilingitem de omschrijving, eventuele voorwaarden en de volgorde waarin het wordt aangeboden.
- Maak de tafelindeling pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Zet tafelnummers, naamkaartjes en een registratietafel klaar op een plek waar gasten direct bij binnenkomst langs lopen.
- Verdeel de laatste boodschappen over momenten: houdbare producten eerder, verse producten op de dag zelf en dranken enkele uren voor aanvang koud. Tel servies, glazen en stoelen vooraf per gast plus een kleine reserve.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren organiseer je een jubileumbenefiet?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting, programma en fondsenwervingsdoel. Plan de uitnodigingen daarna, zodat je 2 tot 3 weken voor de avond de gastenlijst kunt sluiten.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumbenefiet?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het benefiet en geef een uiterste aanmelddatum van 2 tot 3 weken vooraf. Zo houd je tijd over voor dieetwensen, tafelindeling en naamkaartjes.
- Hoeveel drank reken je voor een jubileumbenefiet?
- Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur, naast water. Stem de hoeveelheid af op de duur van het programma en zet karaffen en glazen verspreid over de ruimte.
- Wanneer moet je het draaiboek voor een jubileumbenefiet maken?
- Maak een eerste versie ongeveer 2 weken vooraf en werk die na de laatste bevestigingen bij. Print de definitieve versie uiterlijk 1 dag voor het benefiet voor registratie, catering, sprekers en techniek.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!