Organiser un anniversaire-bénéfice étape par étape

Un anniversaire-bénéfice doit faire avancer deux projets en parallèle : célébrer l’anniversaire et collecter des fonds. Commence par fixer la date, le lieu, le budget et l’objectif de collecte avant de préparer les invitations. Ensuite, verrouille les inscriptions, le programme, les intervenants et le paiement des dons. Les derniers jours servent surtout à confirmer les réservations, préparer la vente aux enchères, organiser la salle et mettre les aliments et les boissons en place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le budget
2 personnes
3
Établir le programme
2 personnes
4
Définir l’objectif de collecte de fonds
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer un rappel
10
Finaliser la liste des invités
2 personnes
11
Établir le plan de table
2 personnes
12
Confirmer les réservations
13
Rassembler les articles de la vente aux enchères
2 personnes
14
Établir la liste de vente aux enchères
15
Confirmer les intervenants
16
Confirmer le programme musical
17
Organiser le mode de paiement pour les dons
2 personnes
18
Préparer les cartes de don
2 personnes
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer le déroulé
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Préparer les desserts
2 personnes
26
Préparer les plats du buffet
4 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Installer le linge de table
3 personnes
30
Préparer la vaisselle
3 personnes
31
Monter le buffet
4 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Monter le mur photo
2 personnes
34
Installer l’éclairage
2 personnes
35
Tester le matériel sonore
2 personnes
36
Aménager la table de présentation
2 personnes
37
Exposer les articles de la vente aux enchères
2 personnes
38
Installer la table d'inscription
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Ouvrir l’entrée et le vestiaire
2 personnes
41
Enregistrer les invités
3 personnes
42
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
43
Distribuer les badges
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Accompagner le discours d'ouverture
46
Assurer la présentation de l'anniversaire
2 personnes
47
Accompagner la prestation musicale
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Ouvrir le buffet
2 personnes
50
Servir le buffet
4 personnes
51
Servir les repas diététiques
2 personnes
52
Dégager les tables
3 personnes
53
Expliquer la vente aux enchères
54
Encadrer la vente aux enchères caritative
3 personnes
55
Enregistrer les offres
2 personnes
56
Collecter les dons
2 personnes
57
Prononcer le discours de remerciement
58
Servir le dessert et le café
3 personnes
59
Raccompagner les invités
2 personnes
60
Sécuriser le produit de la vente aux enchères
2 personnes
61
Stocker les restes au frais
2 personnes

Suivi

62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Informer les gagnants de la vente aux enchères
71
Relancer les paiements en attente
72
Virer le produit
2 personnes
73
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
74
Partager des photos avec les invités

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Tables cocktailqté 4
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Table de présentation
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Carafes d'eauqté 12
Pichets à caféqté 4

Décoration

Nappesqté 14
Serviettesqté 120
Chemins de tableqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Fond de mur photo
Support de fond photo
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 10
Bougeoirsqté 20
Bougies LEDqté 30
Lettres d'anniversaire
Décoration de tableqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8
Serre-câbles
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12
Instruments de musiqueqté 3
Pieds de microqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Couverts de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Catering

Courses
Chauffe-platsqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Cuillères à glaceqté 4
Carafesqté 12
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Porte-listes des invitésqté 2
Boîtes de donsqté 3
Terminal de paiementqté 2
Caisse de petite monnaie

Vente aux enchères

Numéros de vente aux enchèresqté 100
Marteau d’enchères
Tableau de vente aux enchères
Bulletins d’enchèreqté 100
Presse-papiersqté 20
Caisses de rangementqté 10
Sacs cadeauxqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Sécurité

Lampes de pocheqté 3
Passe-câblesqté 6

Conseils

Fixe d’abord un objectif de collecte chiffré et indique clairement les moyens de paiement disponibles. Prépare les cartes de don assez tôt : le jour même, personne ne doit attendre pour contribuer.
Envoie les invitations dès que la date et le lieu sont confirmés, puis prévois un rappel quelques jours avant la clôture des inscriptions. Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille de l’événement.
Bloque le programme avant de finaliser le plan de table. Les intervenants, la musique et la vente aux enchères doivent avoir une durée précise afin d’éviter que les discours repoussent le repas ou le moment des dons.
Prépare un parcours visible dès l’entrée : table d’inscription, badges nominatifs, panneau d’accueil et indications vers le buffet. Installe aussi la table de présentation de la vente aux enchères dans une zone où les invités passent plusieurs fois.
Réserve les produits frais et mets les boissons au frais avant l’arrivée des invités. Garde le déroulé imprimé à portée de main et prépare les desserts et les en-cas suffisamment tôt pour ne pas les fabriquer pendant les enchères.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un anniversaire-bénéfice ?: Commence dès que la date et le lieu peuvent être fixés. Prévois au minimum plusieurs semaines pour envoyer les invitations, traiter les inscriptions, confirmer les intervenants et rassembler les articles de la vente aux enchères.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie-les dès que le lieu, le programme provisoire et les modalités de participation sont définis. Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de finaliser la liste des invités, le plan de table et les besoins alimentaires.
Comment organiser les dons pendant un anniversaire-bénéfice ?: Définis un objectif chiffré avant de communiquer sur la collecte et choisis au moins un mode de paiement simple. Prépare les cartes de don et explique le fonctionnement à un moment précis du programme, plutôt que de laisser les invités deviner comment contribuer.
Que préparer la veille d’un anniversaire-bénéfice ?: Confirme les réservations, les intervenants, la musique et le nombre final d’invités. Mets les boissons au frais, rassemble les articles de la vente aux enchères, imprime le déroulé et prépare la décoration, les badges et le matériel d’accueil.

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