Zo organiseer je een jubilarissenhuldiging

Begin met de definitieve jubilarissenlijst en leg daarna datum, tijd en locatie vast. Reserveer catering en fotograaf zodra het aantal aanwezigen bekend is, want die keuzes bepalen het programma en de opstelling. Verzamel toespraken, interview de jubilarissen en regel cadeaus, onderscheidingen en certificaten ruim vooraf. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, techniek en parkeerinformatie; op de dag zelf draait alles om een strak tijdschema en een goed hoorbare huldiging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Jubilarissenlijst bevestigen
2
Datum en tijd vastleggen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Catering reserveren
5
Fotograaf vastleggen
6
Programma opstellen
2 personen
7
Toespraken verzamelen
2 personen
8
Jubilarissen interviewen
2 personen
9
Uitnodigingen opstellen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Parkeerinformatie versturen
14
Herinnering versturen
15
Cadeaus en onderscheidingen bestellen
16
Certificaten ontwerpen
17
Certificaten afdrukken
18
Naamkaartjes maken
2 personen
19
Tafelschikking maken
20
Muziek selecteren
21
Toespraken printen
22
Cadeaus inpakken
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Bloemstukken plaatsen
2 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen opstellen
3 personen
29
Buffet klaarzetten
3 personen
30
Servies klaarzetten
2 personen
31
Geluidsapparatuur testen
2 personen
32
Presentatietafel inrichten
2 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen
34
Ontvangstteam briefen
3 personen

Event

35
Jubilarissen ontvangen
2 personen
36
Gasten registreren
2 personen
37
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
38
Openingswoord verzorgen
39
Huldigingsprogramma presenteren
40
Onderscheidingen uitreiken
2 personen
41
Groepsfoto maken
3 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Buffet serveren
4 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Verjaardagstaart aansnijden
2 personen
47
Afscheidswoord verzorgen
48
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

49
Cadeaus veilig verzamelen
2 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Eten en drinken opruimen
3 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Geluidsapparatuur opbergen
2 personen
55
Locatie schoonmaken
3 personen
56
Decoratie verwijderen
2 personen
57
Gevonden voorwerpen verzamelen
58
Leveranciersmateriaal retourneren
2 personen
59
Foto's veilig opslaan
60
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Presentatiescherm

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafellopersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Ballonnenlintaantal 2
Cadeautafeldecoratieaantal 2
Fotowand
Cadeauzakkenaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 8
Certificatenaantal 12
Herdenkingsmappenaantal 12

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4
Ledkaarsenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de volgorde rond de jubilarissen: ontvangst, eten of drinken, toespraken, uitreiking en foto’s. Houd per jubilaris ongeveer 5 tot 10 minuten vrij, zodat een lange toespraak niet meteen het hele programma verschuift.
Verzamel toespraken uiterlijk 7 dagen vooraf en print een reserve-exemplaar. Zet de teksten ook op de laptop klaar en test microfoons, luidsprekers en het presentatiescherm vóór de gasten binnenkomen.
Maak de tafelschikking pas definitief nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Reserveer daarnaast een zichtbare plek voor certificaten, cadeaus en onderscheidingen, zodat de uitreiking niet wordt onderbroken door zoeken.
Stuur parkeerinformatie en een herinnering uiterlijk 3 dagen voor de huldiging. Vermeld daarin ook de aanvangstijd, zodat gasten niet tegelijk met de jubilarissen of sprekers binnenkomen.
Zet dranken op tijd koud en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf. Controleer voor de opbouw of er genoeg tafels, stoelen, servies, koffievoorzieningen, verlengkabels en stekkerdozen zijn voor het verwachte aantal gasten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een jubilarissenhuldiging?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de jubilarissenlijst, datum, locatie en catering. Regel fotograaf, cadeaus en onderscheidingen zodra de datum vaststaat; uitnodigingen kunnen daarna worden verstuurd.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een jubilarissenhuldiging?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verzamelen. Stuur 3 dagen voor de huldiging een herinnering met parkeerinformatie en het programma in hoofdlijnen.
Hoe lang duurt een jubilarissenhuldiging?: Reken voor een programma met meerdere jubilarissen op ongeveer 90 tot 150 minuten, exclusief een eventuele maaltijd. Plan per jubilaris 5 tot 10 minuten voor de toespraak en uitreiking, plus tijd voor groepsfoto’s.
Wanneer test je de techniek voor een jubilarissenhuldiging?: Test microfoons, luidsprekers, laptop en presentatiescherm uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en houd een geprinte versie van de toespraken achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.