Eine Ehrarehrung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Ehrung der Jubilare entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Beginnen Sie mit der bestätigten Jubiläumsliste, dem Termin und der Location, bevor Sie Catering und Programm festlegen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und persönliche Inhalte wie Reden oder Interviews. In den letzten Tagen prüfen Sie Auszeichnungen, Zertifikate, Namensschilder, Technik und die Versorgung vor Ort. So bleiben Ehrungen, Essen und Gruppenfotos zeitlich aufeinander abgestimmt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Jubiläumslisten bestätigen
2
Datum und Uhrzeit festlegen
2 Personen
3
Location reservieren
4
Catering reservieren
5
Fotograf festlegen
6
Programm erstellen
2 Personen
7
Reden sammeln
2 Personen
8
Jubilare interviewen
2 Personen
9
Einladungen erstellen
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Parkinformationen versenden
14
Erinnerung senden
15
Geschenke und Auszeichnungen bestellen
16
Zertifikate gestalten
17
Zertifikate drucken
18
Namensschilder erstellen
2 Personen
19
Tischordnung erstellen
20
Musik auswählen
21
Reden ausdrucken
22
Geschenke einpacken
2 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Blumengestecke platzieren
2 Personen
27
Tische aufstellen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Buffet vorbereiten
3 Personen
30
Geschirr bereitstellen
2 Personen
31
Tonanlage testen
2 Personen
32
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
33
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
34
Empfangsteam briefen
3 Personen

Event

35
Jubilare empfangen
2 Personen
36
Gäste registrieren
2 Personen
37
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
38
Eröffnungsrede halten
39
Ehrungsprogramm präsentieren
40
Auszeichnungen überreichen
2 Personen
41
Gruppenfoto machen
3 Personen
42
Snacks servieren
3 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Buffet servieren
4 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Geburtstagstorte anschneiden
2 Personen
47
Abschiedsrede halten
48
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

49
Geschenke sicher einsammeln
2 Personen
50
Geschirr abwaschen
3 Personen
51
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
52
Abfall sammeln
2 Personen
53
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
54
Beschallungsanlage verstauen
2 Personen
55
Location reinigen
3 Personen
56
Dekoration entfernen
2 Personen
57
Fundsachen sammeln
58
Material des Lieferanten zurückgeben
2 Personen
59
Fotos sicher speichern
60
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
KuchenplattenAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
Abendbesteck-SetsAnz. 60
ServierlöffelAnz. 10

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServiertablettsAnz. 6
SchälchenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Laptop
Präsentationsbildschirm

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 6
TischläuferAnz. 8
BallonsAnz. 50
BallonbandAnz. 2
Geschenktisch-DekorationAnz. 2
Fotowand
GeschenktütenAnz. 12
NamensschilderAnz. 60
TischnummernAnz. 8
ZertifikateAnz. 12
GedenkmappenAnz. 12

Beleuchtung

StimmungsbeleuchtungAnz. 4
StumpenkerzenAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätigen Sie zuerst, wer tatsächlich geehrt wird, und legen Sie Termin und Uhrzeit mindestens 8 bis 10 Wochen vorher fest. Erst danach sollten Location und Catering verbindlich reserviert werden.
Planen Sie für jede Ehrung einen festen Zeitblock von etwa 3 bis 5 Minuten ein. Sammeln Sie Reden frühzeitig, interviewen Sie die Jubilare und drucken Sie die endgültigen Texte spätestens 2 Tage vorher aus.
Verschicken Sie die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Termin und setzen Sie eine Anmeldefrist 2 bis 3 Wochen vorher. Erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche und senden Sie Parkinformationen zusammen mit der Erinnerung.
Bestellen Sie Geschenke, Auszeichnungen und Zertifikate nicht erst nach Anmeldeschluss. Prüfen Sie Namen und Dienstjahre vor dem Druck und legen Sie Namensschilder und Tischordnung spätestens am Vortag bereit.
Testen Sie Mikrofone, Lautsprecher, Laptop und Präsentationsbildschirm mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stellen Sie Getränke kalt, bereiten Sie Snacks vor und prüfen Sie, ob Geschirr, Thermoskannen und Warmhaltebehälter für alle Gänge vorhanden sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ehrung der Jubilare planen?: Starten Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Für die Jubiläumsliste, Location, Catering, Fotografen, Einladungen und bestellte Auszeichnungen bleibt dann ausreichend Zeit für Korrekturen.
Wie lange dauert eine Ehrung der Jubilare?: Planen Sie pro geehrter Person etwa 3 bis 5 Minuten für Ansprache, Übergabe und Foto ein. Mit Begrüßung, Programm und Essen dauert eine Veranstaltung mit 20 Jubilaren meist 2,5 bis 3,5 Stunden.
Wann müssen die Einladungen verschickt werden?: Verschicken Sie die Einladungen etwa 6 Wochen vor der Ehrung und setzen Sie die Rückmeldefrist 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. So können Sie Sitzordnung, Catering und Ernährungswünsche rechtzeitig anpassen.
Wann sollte man die Technik für die Ehrung testen?: Testen Sie Funkmikrofone, Lautsprecher, Mikrofonständer, Laptop und Bildschirm mindestens 60 Minuten vor Beginn. Halten Sie außerdem Verlängerungskabel und die ausgedruckten Reden als Reserve bereit.

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