Organiser une cérémonie des jubilaires, étape par étape

Commencez par confirmer la liste des jubilaires, puis fixez la date, l’horaire et le lieu avant de contacter les prestataires. Le programme doit laisser une place précise aux discours, aux interviews, aux distinctions et aux photos. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques pour les invités. La dernière semaine sert surtout à vérifier les certificats, les cadeaux, le matériel technique et le déroulé minute par minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la liste des jubilaires
2
Fixer la date et l’heure
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Réserver le catering
5
Réserver le photographe
6
Élaborer le programme
2 personnes
7
Rassembler les discours
2 personnes
8
Interviewer les jubilaires
2 personnes
9
Rédiger les invitations
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les infos de parking
14
Envoyer un rappel
15
Commander les cadeaux et les distinctions
16
Concevoir les certificats
17
Imprimer les certificats
18
Créer des badges nominatifs
2 personnes
19
Établir le plan de table
20
Sélectionner la musique
21
Imprimer les discours
22
Emballer les cadeaux
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Placer les compositions florales
2 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Mettre le buffet en place
3 personnes
30
Préparer la vaisselle
2 personnes
31
Tester le matériel sonore
2 personnes
32
Aménager la table de présentation
2 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

35
Accueillir les jubilaires
2 personnes
36
Enregistrer les invités
2 personnes
37
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
38
Faire le discours d’ouverture
39
Présenter le programme d’hommage
40
Remettre les distinctions
2 personnes
41
Prendre une photo de groupe
3 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Servir le buffet
4 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Couper le gâteau d'anniversaire
2 personnes
47
Prononcer le mot de clôture
48
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

49
Rassembler les cadeaux en lieu sûr
2 personnes
50
Faire la vaisselle
3 personnes
51
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
52
Rassembler les déchets
2 personnes
53
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
54
Ranger le matériel audio
2 personnes
55
Nettoyer le lieu
3 personnes
56
Retirer la décoration
2 personnes
57
Rassembler les objets trouvés
58
Retourner le matériel du fournisseur
2 personnes
59
Sauvegarder les photos en toute sécurité
60
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 60
Sets de couverts pour le dînerqté 60
Louchesqté 10

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Écran de présentation

Décoration

Compositions floralesqté 6
Chemins de tableqté 8
Ballonsqté 50
Ruban à ballonsqté 2
Décoration de la table des cadeauxqté 2
Mur photo
Sacs cadeauxqté 12
Badges nominatifsqté 60
Numéros de tableqté 8
Certificatsqté 12
Dossiers commémoratifsqté 12

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4
Bougies LEDqté 24

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la durée de chaque séquence : prévoyez par exemple 10 à 15 minutes pour les discours et quelques minutes par jubilaire pour la remise des distinctions. Sans minutage, la cérémonie déborde souvent sur le repas.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et relancez les personnes absentes 7 jours avant l’événement. Transmettez le nombre final au traiteur au plus tard quelques jours avant la cérémonie.
Rassemblez les discours et les textes des certificats au moins 10 jours à l’avance. Imprimez un exemplaire pour l’animateur et un second jeu de secours, surtout si la cérémonie utilise un ordinateur et un écran de présentation.
Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi que les prises sont accessibles depuis la table de cérémonie et le pupitre.
Préparez les cadeaux, distinctions, certificats et badges nominatifs dans l’ordre du programme la veille. Installez le plan de table, les tables de buffet et les boissons au frais avant l’accueil, afin de ne pas interrompre les remises.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une cérémonie des jubilaires ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Réservez le lieu, le traiteur et le photographe en premier, puis envoyez les invitations dès que l’horaire et la liste des jubilaires sont confirmés.
Combien de temps prévoir pour une cérémonie des jubilaires ?: Prévoyez généralement 60 à 90 minutes pour la cérémonie, hors repas et accueil. Comptez environ 3 à 5 minutes par jubilaire pour une remise personnalisée, davantage si un discours ou une interview accompagne chaque distinction.
Quand envoyer les invitations aux jubilaires et aux invités ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant. Envoyez un rappel 5 à 7 jours avant, en ajoutant l’adresse, le parking et l’horaire d’arrivée.
Quand tester le matériel de sonorisation ?: Faites un premier test plusieurs jours avant pour vérifier les câbles et les branchements, puis un second test 60 minutes avant l’accueil. Gardez les discours imprimés et un plan de secours si le microphone ou l’écran ne fonctionne pas.

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