Zo organiseer je een jazzconcert zonder last-minute stress
Begin met de locatie en de artiesten: die bepalen de capaciteit, techniek, planning en begroting van je jazzconcert. Controleer daarna vergunningen en verzekering voordat je tickets verkoopt of promotie start. Leg geluidsapparatuur, catering en artiestenvervoer vroeg vast en verzamel technische wensen en dieetwensen centraal. In de laatste week werk je het programma, de plattegrond en de vrijwilligersindeling uit; op de dag zelf draait alles om een vrije podiumzone, een geopende locatie en getest geluid.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Artiesten vastleggen
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Verzekering controleren
- 5
Geluidsapparatuur reserveren
- 6
Catering reserveren
- 7
Ticketsysteem instellen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Promotie online plaatsen
- 10
Posters verspreiden
2 personen
- 11
Aanmeldingen verwerken
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Artiesteninformatie verzamelen
- 14
Programma samenstellen
2 personen
- 15
Programma afdrukken
- 16
Plattegrond maken
- 17
Vrijwilligers inplannen
- 18
Artiestenvervoer bevestigen
- 19
Technische wensen controleren
2 personen
- 20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Materialen klaarzetten
3 personen
Event
- 24
Locatie openen
2 personen
- 25
Podiumzone vrijmaken
3 personen
- 26
Stoelen opstellen
4 personen
- 27
Tafels opstellen
3 personen
- 28
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
- 29
Microfoons aansluiten
2 personen
- 30
Verlichting opbouwen
2 personen
- 31
Techniek testen
3 personen
- 32
Instrumenten plaatsen
3 personen
- 33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 34
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 35
Entreebalie inrichten
2 personen
- 36
Programma's klaarleggen
- 37
Toiletten controleren
2 personen
- 38
Artiesten ontvangen
2 personen
- 39
Soundcheck begeleiden
3 personen
- 40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 41
Tickets controleren
2 personen
- 42
Programma's uitdelen
2 personen
- 43
Dranken serveren
3 personen
- 44
Hapjes serveren
3 personen
- 45
Dranken bijvullen
2 personen
- 46
Buffet aanvullen
2 personen
- 47
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 48
Publieksvragen ontvangen
- 49
Pauze aankondigen
- 50
Artiesten begeleiden
2 personen
- 51
Laatste ronde serveren
2 personen
- 52
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 53
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
- 54
Instrumenten inpakken
3 personen
- 55
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 56
Servies afwassen
3 personen
- 57
Afval verzamelen
3 personen
- 58
Locatie schoonmaken
4 personen
- 59
Decoratie verwijderen
2 personen
- 60
Geleende spullen verzamelen
2 personen
- 61
Apparatuur retourneren
2 personen
- 62
Restanten opslaan
2 personen
- 63
Verloren voorwerpen verwerken
- 64
Artiesten uitbetalen
- 65
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 110
- Tafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
Servies
- Wijnglazenaantal 120
- Waterglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- DI-boxenaantal 3
- Audiokabelsaantal 12
- Instrumentkabelsaantal 8
- Koptelefoonsaantal 2
- Muzieklessenaarsaantal 5
- Pianokruk
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 10
- Kassabox
- Pinapparaat
- Powerbanksaantal 3
Verlichting
- Podiumspotsaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Menukaartenaantal 12
- Programmabordenaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Openersaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Serveertangenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
- Koekjestrommelsaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer geluidsapparatuur pas nadat je de technische wensen van de artiesten hebt verzameld. Controleer per optreden microfoons, DI-boxen, instrumentkabels, muzieklessenaars en het aantal luidsprekers; plan de soundcheck minimaal 2 uur voor de deuren openen.
- Maak de plattegrond voordat je stoelen en tafels plaatst. Houd de podiumzone vrij, leg kabelmatten over looproutes en plan ruimte voor garderoberekken, een bar en een duidelijke entree met programmaborden.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert en geef het definitieve aantal eters daarna door aan de cateraar. Reken niet alleen op wijnglazen: plan ook waterglazen, koffiekopjes, borden, besteksets en serveerschalen.
- Bevestig artiestenvervoer uiterlijk 48 uur vooraf met aankomsttijd, contactpersoon en laad- en losplek. Vraag tegelijk de laatste artiesteninformatie op, zodat programma, menukaarten en afdrukken niet op de concertdag nog aangepast moeten worden.
- Plan op de concertdag een korte controle vóór het publiek binnenkomt: test mengtafel, microfoons, podiumspots, sfeerverlichting en alle kabels. Zet materialen, gekoelde dranken en programmaborden klaar voordat de vrijwilligers hun publieksrollen opnemen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een jazzconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met locatie en artiesten. Regel vergunningen, verzekering, techniek en catering uiterlijk 8 weken voor de concertdatum; de laatste week gebruik je voor programma, plattegrond en bevestigingen.
- Wanneer regel je de geluidsapparatuur voor een jazzconcert?
- Reserveer de apparatuur zodra de technische wensen van de artiesten bekend zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Plan op de concertdag minimaal 2 uur voor de opening voor opbouw en soundcheck.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een jazzconcert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voeg altijd water toe en bepaal de bestelling uiterlijk 7 dagen vooraf op basis van het verwachte bezoekersaantal.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen en start je promotie voor een jazzconcert?
- Stuur uitnodigingen en publiceer de eerste online promotie ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Verspreid posters uiterlijk 3 weken voor het concert en verwerk aanmeldingen tot het ticketsysteem sluit.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!