Cómo organizar un concierto de jazz paso a paso
Organizar un concierto de jazz exige coordinar artistas, recinto, sonido, entradas y atención al público en el orden adecuado. Empieza por cerrar el lugar y confirmar a los músicos; después revisa permisos, seguro y necesidades técnicas antes de promocionar el evento. La última semana se centra en inscripciones, catering, transporte y materiales. El día del concierto, reserva varias horas para abrir el recinto, despejar el escenario, probar el equipo y recibir a los artistas sin prisas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar a los artistas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Comprobar el seguro
- 5
Reservar equipo de sonido
- 6
Reservar el catering
- 7
Configurar el sistema de tickets
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar la promoción en línea
- 10
Distribuir carteles
2 personas
- 11
Gestionar inscripciones
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Recopilar información de los artistas
- 14
Elaborar el programa
2 personas
- 15
Imprimir el programa
- 16
Hacer el plano
- 17
Programar voluntarios
- 18
Confirmar el transporte de los artistas
- 19
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
- 20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar los materiales
3 personas
Evento
- 24
Abrir la ubicación
2 personas
- 25
Despejar la zona del escenario
3 personas
- 26
Colocar las sillas
4 personas
- 27
Montar mesas
3 personas
- 28
Montar el equipo de sonido
3 personas
- 29
Conectar los micrófonos
2 personas
- 30
Montar la iluminación
2 personas
- 31
Probar la técnica
3 personas
- 32
Colocar los instrumentos
3 personas
- 33
Montar el buffet de catering
3 personas
- 34
Montar el punto de café
2 personas
- 35
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 36
Preparar los programas
- 37
Comprobar los baños
2 personas
- 38
Recibir a los artistas
2 personas
- 39
Coordinar la prueba de sonido
3 personas
- 40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 41
Comprobar las entradas
2 personas
- 42
Repartir programas
2 personas
- 43
Servir las bebidas
3 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Reponer el bufé
2 personas
- 47
Reponer café y té
2 personas
- 48
Recibir preguntas del público
- 49
Anunciar el descanso
- 50
Acompañar a los artistas
2 personas
- 51
Servir la última ronda
2 personas
- 52
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 53
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 54
Empacar instrumentos
3 personas
- 55
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 56
Lavar la vajilla
3 personas
- 57
Recoger la basura
3 personas
- 58
Limpiar el lugar
4 personas
- 59
Retirar la decoración
2 personas
- 60
Recoger los artículos prestados
2 personas
- 61
Devolver el equipo
2 personas
- 62
Guardar los restos
2 personas
- 63
Gestionar objetos perdidos
- 64
Pagar a los artistas
- 65
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesascant. 12
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Copas de vinocant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 3
- Cables de audiocant. 12
- Cables de instrumentoscant. 8
- Auricularescant. 2
- Atriles de músicacant. 5
- Taburete de piano
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Baterías externascant. 3
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Iluminación ambientalcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Decoración
- Mantelescant. 12
- Cartas del menúcant. 12
- Carteles del programacant. 4
- Carteles direccionalescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Cubiterascant. 4
- Abrebotellascant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 2
- Botes de galletascant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Papeleracant. 6
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el recinto y los artistas: intenta tener ambas confirmaciones al menos 8 semanas antes. Sin esos datos no podrás fijar aforo, programa, entradas ni necesidades técnicas.
- Pide la información técnica y de transporte de cada artista entre 4 y 6 semanas antes. Confirma instrumentos, micrófonos, cajas DI, atriles, taburete de piano y horarios de llegada para que el montaje no dependa de suposiciones.
- Configura las entradas antes de publicar la promoción y revisa las inscripciones cada semana. Recoge también las preferencias dietéticas con un mínimo de 7 días de margen para ajustar el catering.
- Planifica el sonido y la iluminación con un plano del escenario y del público. Deja al menos 3 horas el día del concierto para montar altavoces, mesa de mezclas, focos, cables y alfombrillas, y hacer una prueba completa.
- No dejes la compra, las bebidas ni la impresión para el último día. Haz la compra 2 o 3 días antes, enfría las bebidas con tiempo y coloca programas, carteles direccionales, mesas y percheros antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de jazz?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar y los artistas, comprobar permisos y seguro, contratar sonido y abrir la venta de entradas sin trabajar con plazos demasiado ajustados.
- ¿Cuándo hay que confirmar el equipo de sonido para un concierto de jazz?
- Confírmalo entre 4 y 6 semanas antes, después de recopilar las necesidades técnicas de los artistas. Pide una lista concreta de canales, micrófonos, cajas DI, cables, monitores y soportes para evitar alquileres incompletos.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al recinto?
- Llega al menos 4 horas antes de la apertura al público. Reserva las primeras 2 horas para despejar el escenario y colocar el equipo, y deja las 2 siguientes para la prueba de sonido, la iluminación, la señalización y la revisión del programa.
- ¿Cuándo se debe cerrar el catering y las preferencias dietéticas?
- Cierra el número provisional de asistentes 7 días antes y entrega entonces las preferencias dietéticas al servicio de catering. Reconfirma las cantidades 48 horas antes, cuando ya tengas una previsión más fiable de las inscripciones.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!