Organiser un concert de jazz, étape par étape
Un concert de jazz se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu et les artistes, vérifier les autorisations, puis construire le programme et la billetterie. La sonorisation, les besoins techniques et le transport des musiciens doivent être confirmés avant la communication publique. Prévoyez aussi l’accueil du public, le catering et les bénévoles. Le jour J, l’ouverture du lieu et le dégagement de la zone de scène arrivent avant l’installation du matériel et les derniers contrôles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Réserver les artistes
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Vérifier l’assurance
- 5
Réserver le matériel de sonorisation
- 6
Réserver le catering
- 7
Configurer le système de billetterie
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Publier la promotion en ligne
- 10
Distribuer les affiches
2 personnes
- 11
Traiter les inscriptions
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Rassembler les informations sur les artistes
- 14
Établir le programme
2 personnes
- 15
Imprimer le programme
- 16
Créer le plan
- 17
Planifier les bénévoles
- 18
Confirmer le transport des artistes
- 19
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
- 20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Préparer le matériel
3 personnes
Événement
- 24
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 25
Dégager la zone du podium
3 personnes
- 26
Installer les chaises
4 personnes
- 27
Installer les tables
3 personnes
- 28
Installer le matériel sonore
3 personnes
- 29
Brancher les microphones
2 personnes
- 30
Monter l’éclairage
2 personnes
- 31
Tester la technique
3 personnes
- 32
Installer les instruments
3 personnes
- 33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 34
Mettre en place le point café
2 personnes
- 35
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
- 36
Préparer les programmes
- 37
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 38
Accueillir les artistes
2 personnes
- 39
Animer les balances
3 personnes
- 40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 41
Vérifier les billets
2 personnes
- 42
Distribuer les programmes
2 personnes
- 43
Servir les boissons
3 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 46
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 47
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 48
Recevoir les questions du public
- 49
Annoncer la pause
- 50
Accompagner les artistes
2 personnes
- 51
Servir le dernier tour
2 personnes
- 52
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
- 53
Démonter le matériel audio
3 personnes
- 54
Emballer les instruments
3 personnes
- 55
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
- 56
Faire la vaisselle
3 personnes
- 57
Rassembler les déchets
3 personnes
- 58
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 59
Retirer la décoration
2 personnes
- 60
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
- 61
Retourner le matériel
2 personnes
- 62
Ranger les restes
2 personnes
- 63
Traiter les objets trouvés
- 64
Payer les artistes
- 65
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 110
- Tablesqté 12
- Tabourets de barqté 6
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Verres à vinqté 120
- Verres à eauqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 3
- Câbles audioqté 12
- Câbles d'instrumentsqté 8
- Casques audioqté 2
- Pupitres de musiqueqté 5
- Tabouret de piano
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 10
- Caisse
- Terminal de paiement
- Batteries externesqté 3
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 6
- Pieds d’éclairageqté 2
Décoration
- Nappesqté 12
- Cartes de menuqté 12
- Panneaux du programmeqté 4
- Panneaux indicateursqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Bacs à glaçonsqté 4
- Ouvre-bouteillesqté 6
- Planches à découperqté 3
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 2
- Boîtes à biscuitsqté 4
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Poubellesqté 6
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez d’abord le lieu et les artistes, puis demandez les autorisations et vérifiez l’assurance avant de publier la date. Gardez au moins 4 à 6 semaines pour corriger un dossier incomplet.
- Faites valider les besoins techniques par chaque formation : microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, pupitres et tabouret de piano ne sont pas toujours inclus dans la sonorisation. Demandez la fiche technique au plus tard 3 semaines avant le concert.
- Préparez la billetterie avant les invitations et la promotion en ligne. Fixez un délai de réponse pour les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le catering.
- Construisez le plan de salle avec les chaises, tables et éventuels tabourets de bar, en laissant un passage clair vers la scène et les sorties. Imprimez le programme et les panneaux indicateurs avant l’ouverture du lieu.
- Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour installer les haut-parleurs, la table de mixage, les projecteurs et les passe-câbles. Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour le montage, les tests audio et la mise en place des boissons refroidies.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de jazz ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les artistes, obtenir les autorisations, confirmer la technique, ouvrir la billetterie et organiser la promotion.
- Quand réserver la sonorisation pour un concert de jazz ?
- Réservez-la environ 3 semaines avant le concert, après avoir recueilli les besoins techniques des artistes. Confirmez ensuite le nombre de microphones, de câbles, de boîtiers DI et de retours nécessaires.
- Quand envoyer les invitations et publier la promotion ?
- Lancez la communication dès que le lieu, les artistes, l’horaire et la billetterie sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant la date. Faites un rappel 7 jours avant l’événement avec les informations pratiques.
- Combien de temps prévoir pour installer un concert de jazz ?
- Comptez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour dégager la scène, installer le matériel, poser les câbles avec des passe-câbles et effectuer les tests audio et lumière. Ajoutez du temps si plusieurs formations se succèdent.
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