Zo organiseer je een jamconcert zonder chaos

Begin met de locatie, datum en beschikbare geluidsapparatuur; die bepalen hoeveel muzikanten en bezoekers je kunt ontvangen. Bevestig daarna muzikanten, nummers en het openings- en jamschema, zodat iedereen weet wanneer hij speelt. Regel dieetwensen, vrijwilligers en bezoekersinformatie uiterlijk een week vooraf. Op de dag zelf werk je van laden en opbouwen naar licht, geluidscheck, buffet en ontvangst. Vooral kabels, instrumentplaatsen en tijd voor de soundcheck worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Reserveringen maken
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Muzikanten aanmelden
6
Dieetwensen verzamelen
7
Openings- en jamschema maken
2 personen
8
Muzikanten en nummers bevestigen
9
Geluidsplan opstellen
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
11
Bezoekersinformatie versturen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Apparatuur en materialen verzamelen
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Speelvloer markeren
2 personen
20
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
21
Microfoons aansluiten
2 personen
22
Licht ophangen en richten
2 personen
23
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
24
Instrumentenplaatsen klaarmaken
2 personen
25
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Registratietafel klaarzetten
2 personen
28
Route- en huisregels ophangen
29
Muzikanten ontvangen
2 personen
30
Programma en jamregels toelichten
31
Bezoekers ontvangen
3 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Openingsoptreden begeleiden
2 personen
34
Aanmeldingen voor jamsessies noteren
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Jamsessies begeleiden
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Servies en afval verzamelen
2 personen
39
Pauzeact aankondigen
40
Eindoptreden aankondigen
41
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen

Nazorg

42
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
43
Instrumenten veilig verzamelen
3 personen
44
Drankvoorraad afsluiten
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Apparatuur inpakken
3 personen
50
Gevonden voorwerpen verzamelen
51
Materialen retourneren
2 personen
52
Restvoorraad opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Krukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerkommenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 10
Microfoonkabelsaantal 8
Koptelefoonaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Gaffer tapeaantal 6
Stemapparaataantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Verlengkabels voor lichtaantal 4

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Programmapostersaantal 6
Pijlbordjesaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de geluidscheck minimaal 90 minuten vóór de inloop. Test per microfoon, DI-box en instrumentkabel en leg reservekabels klaar voordat bezoekers binnenkomen.
Maak het jamschema met blokken van 15 tot 20 minuten en bevestig per nummer wie speelt. Zo voorkom je dat muzikanten tijdens het concert nog moeten uitzoeken wie een instrument of microfoon gebruikt.
Maak bij het openen eerst een vrije laad- en loszone en zet daarna tafels, stoelen en krukken neer. Markeer de speelvloer voordat je speakers, microfoonstatieven en kabelmatten positioneert.
Zet de geluidsapparatuur op één stroomplan: verdeel stekkerdozen en verlengkabels, werk kabels af met gaffer tape of kabelmatten en houd looppaden volledig vrij.
Verstuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met aanvangstijd, route, parkeren en eventuele dieet- of drankinformatie. Zet dranken pas na het opbouwen koud, zodat koelkasten en werkbladen tijdens de soundcheck beschikbaar blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jamconcert organiseren?: Leg locatie en datum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig muzikanten, nummers en het jamschema uiterlijk 2 weken voor het concert, zodat wijzigingen nog uitvoerbaar zijn.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jamconcert?: Reken voor een kleine tot middelgrote jamsessie op 3 tot 4 uur vanaf het openen van de locatie. Plan daarnaast minimaal 90 minuten voor de geluidscheck en houd 30 minuten ruimte voor kabels, licht en onverwachte technische problemen.
Wanneer stuur je de uitnodigingen voor een jamconcert?: Stuur uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend. Stuur de definitieve bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor het concert, wanneer programma en praktische details vaststaan.
Hoeveel microfoons en kabels heb je nodig voor een jamconcert?: Tel het aantal gelijktijdige zang- en instrumentkanalen uit het geluidsplan en leg minimaal 2 reserve-microfoonkabels en 2 reserve-instrumentkabels klaar. Controleer dit vóór de opbouw samen met het aantal DI-boxen, microfoonstatieven en beschikbare mengpaneelkanalen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.