Comment organiser un concert jam, étape par étape
Un concert jam demande plus qu’une scène et quelques instruments. Il faut d’abord bloquer le lieu et la date, puis coordonner les inscriptions, les musiciens et le programme d’ouverture. La préparation technique vient ensuite : plan sonore, microphones, câbles, éclairage et vérification du son. Le jour même, prévoyez assez de temps pour libérer la zone de déchargement, installer les espaces et tester chaque branchement avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer le lieu et la date
- 2
Faire les réservations
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Enregistrer les musiciens
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Créer le programme d'ouverture et de jam
2 personnes
- 8
Confirmer les musiciens et les morceaux
- 9
Établir le plan sonore
2 personnes
- 10
Répartir les bénévoles
- 11
Envoyer les informations aux visiteurs
- 12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Rassembler le matériel et les équipements
2 personnes
- 15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Événement
- 16
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 17
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
- 18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 19
Délimiter l’aire de jeu
2 personnes
- 20
Installer le matériel sonore
3 personnes
- 21
Brancher les microphones
2 personnes
- 22
Suspendre et orienter les lumières
2 personnes
- 23
Effectuer la vérification du son
3 personnes
- 24
Préparer les emplacements des instruments
2 personnes
- 25
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
- 26
Préparer les en-cas
3 personnes
- 27
Préparer la table d'inscription
2 personnes
- 28
Afficher le trajet et le règlement intérieur
- 29
Accueillir les musiciens
2 personnes
- 30
Expliquer le programme et les règles du jam
- 31
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 32
Servir le café et le thé
2 personnes
- 33
Encadrer la représentation d’ouverture
2 personnes
- 34
Noter les inscriptions aux jam sessions
- 35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 36
Animer les jam sessions
2 personnes
- 37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 38
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
- 39
Annoncer le temps de pause
- 40
Annoncer le spectacle de clôture
- 41
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
Suivi
- 42
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 43
Rassembler les instruments en toute sécurité
3 personnes
- 44
Mettre sous clé le stock de boissons
- 45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 46
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 47
Faire la vaisselle
2 personnes
- 48
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 49
Emballer le matériel
3 personnes
- 50
Rassembler les objets trouvés
- 51
Retourner les matériels
2 personnes
- 52
Stocker les restes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tabouretsqté 8
- Tables de buffetqté 3
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 70
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Saladiers de serviceqté 10
- Cuillères de serviceqté 8
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 3
- Câbles d'instrumentsqté 10
- Câbles de microqté 8
- Casque audioqté 2
- Pupitres de musiqueqté 6
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 10
- Ruban gafferqté 6
- Balançoireqté 2
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Rallonges pour l’éclairageqté 4
Décoration
- Tentures de scèneqté 4
- Nappesqté 8
- Panneau d’accueil
- Affiches du programmeqté 6
- Panneaux de directionqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Verres doseursqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le lieu, la date et les réservations, puis envoyez les invitations. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le concert pour connaître le nombre de participants et de musiciens.
- Demandez aux musiciens leurs morceaux et leurs besoins techniques avant de créer le programme. Gardez 15 à 20 minutes entre deux séquences pour les changements d’instruments et les réglages.
- Préparez le plan sonore avant l’installation : nombre de microphones, boîtiers DI, pieds, câbles et entrées de la table de mixage. Prévoyez au moins 60 minutes pour le montage et la vérification du son.
- Organisez le déchargement avant de placer les tables et les chaises. Réservez une zone libre pour les instruments, les pupitres et les câbles, puis sécurisez les passages avec des passe-câbles et du ruban gaffer.
- Ne laissez pas le buffet et les boissons au dernier moment. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture et installez la zone de service séparément de l’aire de jeu pour éviter les déplacements pendant les morceaux.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert jam ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, traiter les inscriptions, enregistrer les musiciens et finaliser le programme au moins 7 jours avant l’événement.
- Combien de temps prévoir pour installer le son d’un concert jam ?
- Comptez 2 à 3 heures pour installer la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI, les câbles et les enceintes, puis au moins 30 minutes pour la vérification du son. Ajoutez du temps si plusieurs formations se succèdent.
- Quand faut-il confirmer les morceaux des musiciens ?
- Confirmez les morceaux 5 à 7 jours avant le concert. Vous pourrez ainsi établir le programme d’ouverture et de jam, préparer les emplacements des instruments et repérer les besoins en microphones ou en pupitres.
- Comment éviter les problèmes de câbles pendant un concert jam ?
- Tracez les passages de câbles avant l’arrivée du public et fixez-les avec des passe-câbles et du ruban gaffer. Faites un dernier contrôle 30 minutes avant l’ouverture, notamment autour des microphones, des multiprises et des rallonges d’éclairage.
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