Zo organiseer je een jaarmarkt zonder last-minute problemen

Een jaarmarkt organiseren begint niet bij de kramen, maar bij de locatie, vergunning en indeling van het terrein. Leg eerst vast hoeveel verkoopplaatsen, bezoekersstromen en stroompunten je nodig hebt. Daarna kun je standhouders werven, leveranciers reserveren en het programma uitwerken. Plan parkeerinformatie, afvalpunten en een vrije veiligheidsroute voordat je publiciteit maakt; wijzigingen op het laatste moment zorgen anders voor lege plekken, kabels op looproutes en onduidelijke informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Leveranciers benaderen
2 personen
5
Marktindeling tekenen
2 personen
6
Verkoopplaatsen bepalen
2 personen
7
Stroompunten inventariseren
2 personen
8
Afvalpunten bepalen
2 personen
9
Veiligheidsroute vastleggen
2 personen
10
Kramen reserveren
11
Partytenten reserveren
12
Geluid en verlichting reserveren
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Aanmeldformulier openen
15
Standhouders benaderen
2 personen
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Standhouders indelen
2 personen
19
Bevestiging versturen
2 personen
20
Parkeerinformatie opstellen
21
Plattegrond maken
22
Programma samenstellen
2 personen
23
Sociale media vullen
24
Straatborden laten drukken
25
Standhouderslijst afdrukken
26
Voorraad controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Marktkramen controleren
2 personen
30
Weersverwachting controleren
31
Opbouwteam ontvangen
2 personen
32
Terrein afzetten
4 personen
33
Marktkramen opbouwen
6 personen
34
Partytenten opbouwen
6 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Stroom aansluiten
3 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Borden en pijlen plaatsen
3 personen
40
Afvalbakken plaatsen
2 personen
41
Verkoopbalie inrichten
3 personen
42
Hapjes voorbereiden
4 personen
43
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
44
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
45
Koelkasten vullen
3 personen
46
Prijslijsten ophangen
2 personen
47
Standhouders ontvangen
3 personen
48
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
49
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

50
Bezoekers welkom heten
3 personen
51
Informatiepunt bemannen
2 personen
52
Verkoopbalie bemannen
3 personen
53
Hapjes serveren
4 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Koffie en thee bijvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Tafels schoonhouden
2 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Standhouders ondersteunen
2 personen
61
Rondgang op veiligheid maken
2 personen
62
Programma aankondigen
63
Verlichting inschakelen
2 personen
64
Laatste verkoopronde aankondigen
65
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

66
Verkoopbalie afsluiten
3 personen
67
Standhouders laten afbouwen
4 personen
68
Licht en stroom uitschakelen
2 personen
69
Afval verzamelen
4 personen
70
Terrein schoonmaken
4 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
72
Kramen afbreken
6 personen
73
Partytenten afbreken
6 personen
74
Versiering verwijderen
3 personen
75
Materialen sorteren
3 personen
76
Servies en materiaal reinigen
3 personen
77
Voorraad tellen
2 personen
78
Geleende spullen retourneren
2 personen
79
Afval afvoeren
2 personen
80
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 30
Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 20
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 10
Statafelsaantal 8

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Betaalterminalsaantal 3
Kassakistenaantal 3
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Gasbrandblussersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
LED-bouwlampenaantal 6
Lantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Vlaggenaantal 30
Ballonnenaantal 200
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 20
Decoratieve plantenaantal 12

Catering

Bordenaantal 250
Kommetjesaantal 100
Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 300
Mokkenaantal 100
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Koelkommenaantal 6
Kassabakkenaantal 6
Menukaartenaantal 20
Servettenhoudersaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6

Informatie

Informatiebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 20
Standhoudersbadgesaantal 40
Polsbandjesaantal 400
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30

Gereedschap

Hameraantal 4
Schroevendraaiersetsaantal 3
Steeksleutelsaantal 3
Tie-wrapsaantal 300
Ducttapeaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12
Touwaantal 4

Tips

Teken de marktindeling voordat je kramen, partytenten en tafels reserveert. Geef elke verkoopplaats een nummer en markeer ook stroompunten, afvalpunten en de veiligheidsroute.
Benader standhouders vroeg genoeg om hun plek definitief te kunnen indelen. Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen, stroombehoefte en het formaat van hun stand.
Controleer de stroom per zone in plaats van alleen het totaal te tellen. Reserveer verlenghaspels, stekkerdozen en kabelmatten en houd kabels buiten de looproute.
Maak parkeerinformatie en een plattegrond zodra de indeling vaststaat. Zet op de plattegrond ook toiletten, afvalpunten, verkoopplaatsen en de plek van de organisatie.
Plan de opbouw met een aparte tijd voor controle van kramen, tenten, verlichting en geluidsapparatuur. Test microfoons, mobiele speakers en betaalterminals vóór de eerste bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jaarmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, vergunning en verzekering. Start daarna met leveranciers en standhouders, zodat je uiterlijk 6 weken voor de jaarmarkt de indeling kunt vastleggen.
Wanneer vraag je een vergunning voor een jaarmarkt aan?: Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus controleer de aanvraagprocedure voordat je publiciteit maakt.
Hoeveel kramen heb je nodig voor een jaarmarkt?: Bepaal het aantal op basis van de beschikbare lengte en de gewenste doorgangen, niet alleen op basis van het aantal aanmeldingen. Houd per verkoopplaats ruimte vrij voor bezoekers, een veiligheidsroute en eventuele partytenten.
Wanneer maak je de plattegrond van een jaarmarkt?: Maak een eerste schets zodra de locatie vastligt en werk de definitieve plattegrond uit nadat de standhouders zijn ingedeeld. Verstuur de definitieve versie uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf met parkeerinformatie en opbouwinstructies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.