Organiser un marché annuel : la méthode complète

Un marché annuel se prépare d’abord sur plan, puis avec les exposants et les fournisseurs. Commencez par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis dimensionnez les stands, les tentes, l’électricité et les accès. Les inscriptions ne doivent pas attendre : elles déterminent la répartition des emplacements, les besoins alimentaires et les informations à transmettre. Gardez enfin du temps pour la signalétique, les paiements, la sécurité et l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Vérifier l’assurance
4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
5
Dessiner le plan du marché
2 personnes
6
Définir les emplacements de vente
2 personnes
7
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
8
Déterminer les points de déchets
2 personnes
9
Définir l'itinéraire de sécurité
2 personnes
10
Réserver les stands
11
Réserver des tentes de réception
12
Réserver le son et l’éclairage
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Ouvrir le formulaire d’inscription
15
Contacter les exposants
2 personnes
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Répartir les exposants
2 personnes
19
Envoyer la confirmation
2 personnes
20
Préparer les informations de parking
21
Créer le plan
22
Établir le programme
2 personnes
23
Mettre à jour les réseaux sociaux
24
Faire imprimer les panneaux de rue
25
Imprimer la liste des exposants
26
Vérifier les stocks
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Vérifier les stands du marché
2 personnes
30
Vérifier les prévisions météo
31
Accueillir l'équipe de montage
2 personnes
32
Balisage du site
4 personnes
33
Monter les stands de marché
6 personnes
34
Monter les tentes de réception
6 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Brancher l’électricité
3 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer les panneaux et les flèches
3 personnes
40
Installer les poubelles
2 personnes
41
Aménager le comptoir de vente
3 personnes
42
Préparer les en-cas
4 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
45
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
46
Afficher les tarifs
2 personnes
47
Accueillir les exposants
3 personnes
48
Attribuer les emplacements
3 personnes
49
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

50
Accueillir les visiteurs
3 personnes
51
Tenir le point d'information
2 personnes
52
Tenir le stand de vente
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
4 personnes
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Garder les tables propres
2 personnes
59
Faire la vaisselle
2 personnes
60
Soutenir les exposants
2 personnes
61
Faire un contrôle de sécurité
2 personnes
62
Annoncer le programme
63
Allumer l’éclairage
2 personnes
64
Annoncer le dernier tour de vente
65
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

66
Fermer le point de vente
3 personnes
67
Faire démonter les stands
4 personnes
68
Éteindre l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
69
Rassembler les déchets
4 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
72
Démonter les stands
6 personnes
73
Démonter les tentes de fête
6 personnes
74
Retirer la décoration
3 personnes
75
Trier les matériaux
3 personnes
76
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
77
Compter le stock
2 personnes
78
Rendre les articles empruntés
2 personnes
79
Évacuer les déchets
2 personnes
80
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 30
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 20
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 10
Tables hautesqté 8

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Caisses de caisseqté 3
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Extincteurs à gazqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lanternesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeauxqté 30
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 20
Plantes décorativesqté 12

Catering

Assiettesqté 250
Petits bolsqté 100
Tasses à caféqté 150
Verresqté 300
Tassesqté 100
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 8
Bacs à glaceqté 6
Tiroirs-caissesqté 6
Cartes de menuqté 20
Porte-serviettesqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 18
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Informations

Panneaux d'informationqté 10
Panneaux indicateursqté 20
Badges des exposantsqté 40
Braceletsqté 400
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30

Outils

Marteauqté 4
Jeux de tournevisqté 3
Clés à moletteqté 3
Attaches-câblesqté 300
Ruban adhésifqté 8
Gants de travailqté 12
Cordeqté 4

Conseils

Commencez 8 à 12 semaines avant le marché : bloquez la date et le lieu, demandez l’autorisation et vérifiez l’assurance avant de contacter les exposants.
Dessinez le plan avant de confirmer les emplacements. Prévoyez les stands, les tentes, les tables, les accès de sécurité, les points de déchets et chaque point d’alimentation électrique.
Fixez une date limite d’inscription située au moins 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, recueillir les besoins alimentaires et répartir les exposants.
Ne sous-estimez pas la technique : comptez les rallonges, multiprises et passe-câbles par zone, puis testez les terminaux de paiement, le son, les microphones et l’éclairage avant l’ouverture.
Envoyez le plan, le programme, les informations de parking et la confirmation finale 5 à 7 jours avant le marché. Imprimez aussi la liste des exposants et les panneaux de rue avant le jour du montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché annuel ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, la réservation des stands et des tentes peuvent prendre plusieurs semaines, tandis que les inscriptions doivent être closes environ 3 semaines avant l’événement.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le marché. Fixez une clôture au plus tard 3 semaines avant afin de finaliser le plan et les besoins de chaque exposant.
Que faut-il prévoir pour le plan d’un marché ?: Le plan doit indiquer les emplacements de vente, les tentes, les tables, les accès, les points électriques, les déchets et l’itinéraire de sécurité. Finalisez-le au moins 2 semaines avant, puis envoyez la version définitive aux exposants 5 à 7 jours avant.
Quand réserver les tentes et le matériel du marché ?: Réservez les stands, tentes, tables, chaises, réfrigérateurs, machines à café, sonorisation et éclairage dès que le lieu est confirmé, idéalement 6 à 8 semaines avant. Vérifiez les quantités après la clôture des inscriptions.

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