Zo organiseer je een brouwerij open dag

Begin met het programma en leg daarna de rondleidingen, aanmeldingen en bezoekersroute vast. Een brouwerij open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen bier koud zetten: bezoekers moeten veilig door de brouwerij kunnen lopen en weten wanneer hun rondleiding start. Regel proefglazen, betaalmogelijkheden en voldoende water op tijd. Controleer in de laatste week de voorraad, leveranciers, weersverwachting en dieetwensen, zodat je op de dag zelf vooral hoeft uit te voeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Rondleidingen plannen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Evenement online publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Rondleidingsreserveringen bevestigen
9
Brouwerij veilig inspecteren
2 personen
10
Looproute voor bezoekers bepalen
2 personen
11
Rondleidingsbordjes maken
12
Bierinformatie controleren
2 personen
13
Proefglazen reserveren
14
Muziek afspeellijst samenstellen
15
Leveranciersafspraken bevestigen
16
Voorraad bier controleren
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Bier koud zetten
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Aanmeldlijst afdrukken
22
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
23
Kassalade klaarmaken
24
Weersverwachting controleren
25
Terrein en entree schoonmaken
3 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Bar inrichten
3 personen
29
Proefstation inrichten
3 personen
30
Rondleidingsroute afzetten
2 personen
31
Infoborden ophangen
2 personen
32
Versiering ophangen
2 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Verlichting testen
2 personen
35
Toiletten controleren
2 personen
36
Afvalbakken plaatsen
2 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Hapjes uitstallen
3 personen
39
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
40
Proefporties voorbereiden
3 personen
41
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
42
Briefing rondleiders geven
4 personen
43
Briefing barteam geven
4 personen

Event

44
Entreebalie bemannen
2 personen
45
Bezoekers ontvangen
2 personen
46
Programma toelichten
47
Bier proeven serveren
4 personen
48
Alcoholvrije dranken serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Eerste rondleiding begeleiden
2 personen
51
Tweede rondleiding begeleiden
2 personen
52
Derde rondleiding begeleiden
2 personen
53
Vierde rondleiding begeleiden
2 personen
54
Vijfde rondleiding begeleiden
2 personen
55
Rondleidingen nabespreken met bezoekers
56
Dranken bijvullen
3 personen
57
Glazen inzamelen
2 personen
58
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Voorraad bar controleren
61
Bezoekers informeren over sluiting

Nazorg

62
Bar sluiten
3 personen
63
Kassa afsluiten
2 personen
64
Overgebleven hapjes verpakken
2 personen
65
Koelkasten en koelboxen legen
2 personen
66
Glazen en servies afwassen
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Partytenten afbreken
4 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Brouwerijvloer schoonmaken
3 personen
71
Terrein en entree schoonmaken
3 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Apparatuur reinigen
2 personen
74
Brouwerijmaterialen terugplaatsen
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
77
Verloren voorwerpen verzamelen
78
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 12
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kassatafel
Afzetpalenaantal 12

Servies

Proefglazenaantal 250
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
IJsblokkenbakkenaantal 6

Apparatuur

Tapinstallatiesaantal 4
Bierfustenaantal 12
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Biertap lekbakkenaantal 4
Handpompenaantal 2

Decoratie

Bierpostersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 180
Infobordenaantal 10
Programmafoldersaantal 220
Pijlbordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Buitenlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handschoenenaantal 12
Handdoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12
Gehoorbeschermingaantal 20
Vloermarkeringaantal 4

Informatie

Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Prijslijstenaantal 20
Bierproefformulierenaantal 200
Polsbandjesaantal 250
Kassabonnenrollenaantal 6

Gereedschap

Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 6
Tie-wrapkniptangaantal 2
Steeksleutelsaantal 2
Rubberen hamersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsloten en bevestig iedere reservering vooraf. Houd per tijdslot een actuele lijst bij en druk de aanmeldlijst kort voor de opening af.
Inspecteer de brouwerij vóór je de looproute uitzet. Zet afzetpalen en bordjes bij plekken waar bezoekers niet mogen komen en controleer kabels, vloeren en doorgangen.
Tel proefglazen, waterglazen en servies apart voordat je boodschappen doet. Reserveer extra exemplaren voor breuk en zorg dat water tijdens de hele proeverij beschikbaar blijft.
Test tapinstallaties, betaalterminals, verlengkabels en stekkerdozen vóór de open dag. Een kassalade of betaalterminal die pas bij de eerste verkoop wordt gecontroleerd, veroorzaakt direct rijen.
Zet bier pas op het juiste moment koud en maak hapjes zo veel mogelijk vooraf klaar. Controleer de weersverwachting en zet partytenten, statafels of extra zitplaatsen klaar als delen van het programma buiten plaatsvinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een brouwerij open dag organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, leveranciers, rondleidingsbevestigingen en het controleren van bier, glazen en betaalapparatuur.
Hoe plan je rondleidingen tijdens een brouwerij open dag?: Werk met vaste tijdsloten en bepaal per rondleiding hoeveel bezoekers veilig mee kunnen. Bevestig reserveringen uiterlijk 3 dagen vooraf en houd op de dag zelf een actuele lijst bij.
Hoeveel bier en proefglazen heb je nodig voor een brouwerij open dag?: Bereken per deelnemer het aantal geplande proefporties en houd daarnaast een reserve aan voor morsen en extra bezoekers. Tel de proefglazen minimaal 1 week vooraf en controleer de bier- en glasvoorraad opnieuw op de dag vóór het evenement.
Wat moet je op de dag zelf controleren bij een brouwerij open dag?: Controleer vóór opening de veilige looproute, bordjes, tapinstallaties, betaalterminals, bierkoeling, water, hapjes en aanmeldlijst. Plan hiervoor minstens 2 uur vóór de eerste bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.