Cómo organizar un mercado anual sin perder el control

Organizar un mercado anual empieza mucho antes de colocar los puestos. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba permisos, seguro y servicios disponibles; después define la distribución, confirma a los expositores y cierra el programa. La parte que más problemas causa suele ser la coordinación entre puestos, corriente, residuos, aparcamiento y seguridad. Este plan te ayuda a avanzar en el orden correcto y a llegar al día del mercado con la información, el mobiliario y los equipos preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Solicitar permiso
3
Comprobar el seguro
4
Contactar a los proveedores
2 personas
5
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
6
Definir los puntos de venta
2 personas
7
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
8
Determinar puntos de residuos
2 personas
9
Registrar la ruta de seguridad
2 personas
10
Reservar puestos
11
Reservar carpas de fiesta
12
Reservar sonido e iluminación
13
Enviar invitaciones
2 personas
14
Abrir el formulario de inscripción
15
Contactar con los expositores
2 personas
16
Gestionar inscripciones
2 personas
17
Recoger preferencias dietéticas
18
Asignar puestos a los expositores
2 personas
19
Enviar la confirmación
2 personas
20
Preparar la información de aparcamiento
21
Hacer el plano
22
Elaborar el programa
2 personas
23
Actualizar las redes sociales
24
Imprimir carteles de calle
25
Imprimir la lista de expositores
26
Comprobar el inventario
2 personas
27
Hacer la compra
3 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Revisar los puestos del mercado
2 personas
30
Comprobar el pronóstico del tiempo
31
Recibir al equipo de montaje
2 personas
32
Cerrar el recinto
4 personas
33
Montar los puestos del mercado
6 personas
34
Montar las carpas
6 personas
35
Colocar mesas y sillas
4 personas
36
Conectar la corriente
3 personas
37
Colgar la iluminación
3 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colocar carteles y flechas
3 personas
40
Colocar cubos de basura
2 personas
41
Montar el mostrador de ventas
3 personas
42
Preparar aperitivos
4 personas
43
Preparar café y té
2 personas
44
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
45
Llenar los refrigeradores
3 personas
46
Colgar listas de precios
2 personas
47
Recibir a los expositores
3 personas
48
Asignar espacios de stand
3 personas
49
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

50
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
51
Atender el punto de información
2 personas
52
Atender el mostrador de ventas
3 personas
53
Servir aperitivos
4 personas
54
Servir las bebidas
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Reponer café y té
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Mantener las mesas limpias
2 personas
59
Lavar la vajilla
2 personas
60
Apoyar a los expositores
2 personas
61
Hacer una ronda de seguridad
2 personas
62
Anunciar el programa
63
Encender la iluminación
2 personas
64
Anunciar la última ronda de ventas
65
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

66
Cerrar el mostrador de ventas
3 personas
67
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
68
Apagar la iluminación y la electricidad
2 personas
69
Recoger la basura
4 personas
70
Limpiar el recinto
4 personas
71
Recoger mesas y sillas
4 personas
72
Desmontar los puestos
6 personas
73
Desmontar las carpas
6 personas
74
Retirar la decoración
3 personas
75
Clasificar los materiales
3 personas
76
Limpiar la vajilla y el material
3 personas
77
Contar el inventario
2 personas
78
Devolver los objetos prestados
2 personas
79
Retirar los residuos
2 personas
80
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 30
Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 20
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetescant. 12
Percheroscant. 10
Mesas altascant. 8

Equipo

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Terminales de pagocant. 3
Cajas de cajacant. 3
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Extintores de gascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Focos LED de obracant. 6
Farolescant. 10

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderascant. 30
Globoscant. 200
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 20
Plantas decorativascant. 12

Catering

Platoscant. 250
Cuencoscant. 100
Tazas de cafécant. 150
Vasoscant. 300
Tazascant. 100
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8
Termoscant. 8
Cuencos fríoscant. 6
Cajas de la cajacant. 6
Cartas del menúcant. 20
Porta-servilletascant. 12
Compras

Limpieza

Papeleracant. 18
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6

Información

Paneles informativoscant. 10
Carteles direccionalescant. 20
Credenciales para expositorescant. 40
Pulserascant. 400
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30

Herramientas

Martillocant. 4
Juegos de destornilladorescant. 3
Llaves de bocacant. 3
Bridascant. 300
Cinta americanacant. 8
Guantes de trabajocant. 12
Cuerdacant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de contactar con proveedores. Reserva con varias semanas de margen las carpas, los puestos, el sonido y la iluminación, porque suelen condicionar toda la distribución.
Dibuja el plano antes de asignar espacios a los expositores. Marca accesos, ruta de seguridad, puntos de corriente, residuos, aparcamiento y zonas de venta; así evitarás recolocar mesas y cables a última hora.
Abre el formulario de inscripción con una fecha límite clara, por ejemplo, 3 semanas antes del mercado. Pregunta por necesidades eléctricas y preferencias dietéticas desde el principio, no cuando ya hayas enviado las confirmaciones.
Confirma a cada expositor su número de puesto, horario de montaje, acceso y condiciones de aparcamiento al menos 7 días antes. Imprime también la lista de expositores y coloca el plano en un punto visible.
Haz una comprobación técnica el día anterior: terminales de pago, cajas, máquinas de café, altavoces, micrófonos, regletas y enrollacables. Los cables deben quedar protegidos con alfombrillas y los equipos de gas, junto a sus extintores, en lugares accesibles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado anual?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva durante las primeras 2 semanas el lugar, los permisos, el seguro y los proveedores; deja las confirmaciones finales y la impresión de carteles para la última semana.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para los expositores?: Ábrelas entre 6 y 8 semanas antes y fija el cierre aproximadamente 3 semanas antes del mercado. Así tendrás tiempo para revisar solicitudes, recoger preferencias dietéticas y asignar los puestos.
¿Qué debe incluir el plano de un mercado anual?: Incluye los puestos, carpas, accesos, puntos de venta, corriente, residuos, aparcamiento y la ruta de seguridad. Termínalo al menos 2 semanas antes para poder detectar cruces, cables demasiado largos o zonas sin paso.
¿Cuándo se confirma la información a los expositores?: Envía la confirmación definitiva 7 días antes, con el número de puesto, horario de montaje, plano, aparcamiento y contacto de organización. Si hay cambios posteriores, comunícalos el mismo día en que se produzcan.

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