Checklist voor een brouwerij open dag organiseren

Een brouwerij open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen bier koud zetten. Je plant rondleidingen, registreert bezoekers, richt een veilige looproute in en stemt proefglazen, tapinstallaties en betaalmogelijkheden op elkaar af. Begin met datum en programma, werk daarna via aanmeldingen en leveranciers naar de praktische opbouw toe. Deze checklist helpt je controleren wat bezoekers nodig hebben en welke zaken vaak pas op de laatste dag worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Rondleidingsreserveringen bevestigen
Brouwerij veilig inspecteren
2 personen
Looproute voor bezoekers bepalen
2 personen
Rondleidingsbordjes maken
Bierinformatie controleren
2 personen
Proefglazen reserveren
Muziek afspeellijst samenstellen
Leveranciersafspraken bevestigen
Voorraad bier controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Bier koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Aanmeldlijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Kassalade klaarmaken
Weersverwachting controleren
Terrein en entree schoonmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Proefstation inrichten
3 personen
Rondleidingsroute afzetten
2 personen
Infoborden ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Proefporties voorbereiden
3 personen
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
Briefing rondleiders geven
4 personen
Briefing barteam geven
4 personen

Event

Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Bier proeven serveren
4 personen
Alcoholvrije dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Eerste rondleiding begeleiden
2 personen
Tweede rondleiding begeleiden
2 personen
Derde rondleiding begeleiden
2 personen
Vierde rondleiding begeleiden
2 personen
Vijfde rondleiding begeleiden
2 personen
Rondleidingen nabespreken met bezoekers
Dranken bijvullen
3 personen
Glazen inzamelen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Voorraad bar controleren
Bezoekers informeren over sluiting

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Overgebleven hapjes verpakken
2 personen
Koelkasten en koelboxen legen
2 personen
Glazen en servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Brouwerijvloer schoonmaken
3 personen
Terrein en entree schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Brouwerijmaterialen terugplaatsen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 12
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kassatafel
Afzetpalenaantal 12

Servies

Proefglazenaantal 250
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
IJsblokkenbakkenaantal 6

Apparatuur

Tapinstallatiesaantal 4
Bierfustenaantal 12
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Biertap lekbakkenaantal 4
Handpompenaantal 2

Decoratie

Bierpostersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 180
Infobordenaantal 10
Programmafoldersaantal 220
Pijlbordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Buitenlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handschoenenaantal 12
Handdoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12
Gehoorbeschermingaantal 20
Vloermarkeringaantal 4

Informatie

Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Prijslijstenaantal 20
Bierproefformulierenaantal 200
Polsbandjesaantal 250
Kassabonnenrollenaantal 6

Gereedschap

Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 6
Tie-wrapkniptangaantal 2
Steeksleutelsaantal 2
Rubberen hamersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdblokken en bevestig elke reservering vooraf. Zo voorkom je dat bezoekers zich tegelijk bij de entree melden of tijdens een rondleiding aansluiten.
Controleer de brouwerij op veiligheid voordat je de looproute bepaalt. Gebruik afzetpalen en duidelijke rondleidingsbordjes bij plekken waar bezoekers niet zelfstandig mogen komen.
Tel proefglazen, waterglazen en servies per verwacht bezoekersaantal en houd extra exemplaren achter de hand. Proefglazen worden vaak pas tijdens de opbouw als knelpunt ontdekt.
Test tapinstallaties, betaalterminals, verlengkabels en stekkerdozen vóór de open dag. Zet bier tijdig koud en controleer ook lekbakken, handpompen en de beschikbare voorraad.
Print de aanmeldlijst en maak naamkaartjes vóór de deuren opengaan. Controleer op de dag zelf de weersverwachting, entree, terrein, tenten en eventuele extra inrichting buiten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een brouwerij open dag organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de eerste weken voor rondleidingen, aanmeldingen en leveranciers; plan de voorraad-, veiligheids- en materiaalcontrole in de laatste 7 dagen.
Hoeveel proefglazen heb ik nodig voor een brouwerij open dag?: Reken minimaal één proefglas per gelijktijdig deelnemende bezoeker en plan 10 tot 15 procent extra. Bij meerdere rondleidingsgroepen moet je uitgaan van het maximale aantal bezoekers dat tegelijk proeft, niet alleen van het dagtotaal.
Wanneer moet ik bezoekers aanmelden voor een rondleiding?: Laat aanmeldingen en rondleidingskeuzes uiterlijk 1 week voor de open dag binnenkomen. Bevestig de reserveringen daarna en verwerk dieetwensen, zodat je de groepen, hapjes en aanmeldlijst op tijd kunt afronden.
Wat moet ik de dag voor een brouwerij open dag controleren?: Controleer de biervoorraad, zet het bier koud en test tapinstallaties, betaalterminals en stroomvoorziening de dag ervoor. Leg ook proefglazen, bordjes, naamkaartjes en de geprinte aanmeldlijst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.