Zo organiseer je een inzamelingsrit zonder losse eindjes

Begin niet met de boodschappen, maar met het doel, de route en de locaties. Leg eerst vast hoeveel kilometer deelnemers fietsen, waar ze starten en finishen en voor welk goede doel je geld inzamelt. Daarna regel je vergunningen, inschrijving en sponsoren, zodat je weet hoeveel deelnemers en middelen je kunt verwachten. In de laatste week verschuift de aandacht naar vrijwilligers, routebewegwijzering, fietscontrole, startpakketten en de inrichting van start en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie bevestigen
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Goede doel vastleggen
5
Inschrijfformulier opstellen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Sponsoren benaderen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Routebeschrijving verspreiden
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Fietsen controleren
2 personen
14
Route bewegwijzeren voorbereiden
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Routeborden klaarleggen
2 personen
18
Startpakketten samenstellen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Route uitzetten
4 personen
21
Locatie schoonmaken
2 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
25
Cateringtafel inrichten
3 personen
26
Donatiebus beveiligen
2 personen
27
Geluid en microfoon testen
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
4 personen
30
Deelnemers registreren
3 personen
31
Startpakketten uitdelen
2 personen
32
Fietsen en uitrusting controleren
2 personen
33
Welkomstwoord geven
34
Veiligheidsinstructies geven
35
Rit laten vertrekken
3 personen
36
Routepost bemannen
4 personen
37
Water en fruit uitdelen
3 personen
38
Pechhulp verlenen
2 personen
39
Finishendeelnemers registreren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Donaties registreren
2 personen
43
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
44
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Routeborden ophalen
4 personen
46
Donatiegeld veilig opbergen
2 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Afval verzamelen
3 personen
49
Locatie schoonmaken
4 personen
50
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
51
Materialen inventariseren
2 personen
52
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
53
Donaties overmaken
54
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Afzethekkenaantal 12

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Fietsenrekkenaantal 4
Fietspompenaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 12
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservesleutelsaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Nooddekensaantal 6
Handgelaantal 4

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speaker
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Spandoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Lijm en tapeaantal 6

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 4
Bouwlampenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8

Catering

Donatiebussenaantal 3
Startnummersaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Boodschappen

Tips

Leg de route vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer de afstand, lastige kruisingen en rustpunten en controleer of je voor start, finish en route een melding of vergunning nodig hebt.
Open de inschrijving vroeg genoeg om aantallen te verzamelen. Vraag direct naar dieetwensen en gebruik de aanmeldingen om catering, startpakketten, tafels en vrijwilligersdiensten te verdelen.
Plan vrijwilligers per taak en tijdstip, niet alleen per locatie. Zorg bij start en finish voor mensen aan de inschrijfbalie, bij de route en voor fiets- of EHBO-hulp; geef iedereen vooraf een veiligheidshesje en duidelijke instructie.
Controleer fietsen en reparatiemateriaal vóór de eventdag. Test fietspompen en reparatiesets, leg reserve binnenbanden en reservesleutels klaar en bepaal wie onderweg bereikbaar is bij pech.
Maak de laatste opbouw meetbaar met een tijdschema. Zet routeborden en pijlen vóór de eerste deelnemers uit, koel dranken op tijd, richt de cateringtafel in en test laptop, printer, speaker, microfoon en verlengkabels vóór de ontvangst begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een inzamelingsrit organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route en locaties vastleggen, vergunningen of meldingen regelen, sponsoren benaderen en de inschrijving openen. Reserveer de laatste 7 dagen voor aantallen, boodschappen en routecontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een inzamelingsrit?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 deelnemers bij een eenvoudige route, plus aparte mensen voor inschrijving, catering en fiets- of EHBO-hulp. Tel bij kruisingen of meerdere rustpunten extra vrijwilligers mee en maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer zet je de route uit voor een inzamelingsrit?: Zet de route op de eventdag uit voordat deelnemers zich inschrijven, bij voorkeur 2 tot 3 uur voor de start. Controleer daarna alle pijlen, routeborden en verkeerskegels nog één keer, omdat borden kunnen zijn verschoven of omgedraaid.
Hoeveel drank en eten moet je voorzien voor een inzamelingsrit?: Gebruik de definitieve aanmeldingen als basis en plan per deelnemer minstens 2 drankmomenten: één bij de start en één bij de finish of een rustpunt. Voeg 10 procent extra toe voor vrijwilligers, onverwachte deelnemers en morsen; controleer dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.